Como Presidir uma Reunião: 16 Passos (com Imagens)-思拓创客综合信息网站

Como Presidir uma Reunião

3 Partes:Preparando-se para a reuniãoAgindo como o presidente durante a reuniãoConduzindo a reunião de modo eficaz

O trabalho corporativo, especialmente em escritórios, demanda um certo grau de colaboração. Por exemplo, decisões importantes muitas vezes pedem a perspectiva de mais de uma pessoa, e trabalhos significativos frequentemente precisam do conhecimento de vários colaboradores para serem feitos. As reuniões são uma maneira de tornar a colaboração estruturada e organizada, porém sem senso de propósito ou controle, podem facilmente se tornar longas demais e ineficientes. Saber como planejar, preparar e liderar uma reunião pode fazer a diferença entre torná-la eficaz e desperdiçá-la.

Parte 1
Preparando-se para a reunião

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Discuta a futura reunião com os participantes. Quando souber que presidirá uma reunião, uma das primeiras coisas que você deve fazer é passar um tempinho falando com aqueles que participarão dela, especialmente pessoas importantes ou superiores. Pergunte a eles se há algo específico que gostariam de discutir na ocasião, anote as respostas e use-as para se guiar ao escrever sua pauta.
- Perguntar aos participantes o que eles gostariam de discutir é inteligente não só porque facilita a criação de uma pauta, mas também porque os envolve no processo antes mesmo da reunião começar. As pessoas estarão mais propensas a participar da reunião e a prestar atenção nela se souberem que questões importantes para elas serão discutidas.
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Escreva e distribua uma pauta. A pauta de reunião pode ser uma ferramenta valiosa não apenas para quem está presidindo a ocasião, mas também para os participantes. Ela contém informações proveitosas a respeito da reunião, como a data em que ela acontecerá, onde e quem participará. O mais importante é que ela também delineia os tópicos que se pretende discutir, permitindo que todos os participantes se preparem. Envie a pauta antes da reunião em si; quanto mais importante for a ocasião, mais cedo você deve enviá-la.
- Uma coisa que sua pauta deve conter é um limite de tempo aproximado para cada tópico da discussão. Ter uma programação delimitada com antecedência torna bem mais fácil manter a reunião dentro do horário. Ainda que alguns itens da pauta possam passar do tempo e outros terminar antes, a programação torna bem mais fácil acompanhá-los e fazer ajustes, se preciso.
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Pesquise os tópicos de discussão e as reuniões passadas. As pessoas que frequentarem a reunião podem não estar a par de todos os tópicos que você planeja discutir; algumas podem não ter ido a reuniões passadas, e outras podem ter se esquecido. Como presidente da reunião, é bom saber o histórico da discussão até aquele ponto. Tente falar com as pessoas que foram às reuniões passadas para aprender sobre todos os pontos não terminados e importantes que você deve incluir na sua. Também pode ser bom solicitar as atas das reuniões passadas a um arquivista oficial para ajudarem a orientar seu planejamento.
- As atas de reuniões passadas podem ser um recurso importante para você enquanto presidente, pois elas resumem as discussões e decisões que ocorreram durante as reuniões passadas e tornam relativamente rápido e fácil se inteirar. Você pode até distribuir atas importantes aos participantes junto com a pauta.
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Prepare o espaço de reunião com antecedência. No dia, você deve garantir que o local esteja limpo, apresentável e pronto para acomodar os participantes. Veja se os componentes tecnológicos da reunião, como apresentações, projetores, telas etc, estão funcionando corretamente e prontos, pois problemas técnicos podem desperdiçar tempo valioso e atrasar sua reunião.
- Caso vá usar uma apresentação eletrônica, como o PowerPoint e outros, familiarize-se com o controle remoto ou clicker que usará para passar pelos slides. Não perca tempo valioso se entendendo com os controles quando poderia estar discutindo questões importantes.

Parte 2
Agindo como o presidente durante a reunião

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Abra a reunião. Quando o horário de início marcado chegar e todos os participantes, ou pelo menos todos os importantes, estiverem presentes, chame a atenção de todos na sala. Apresente-se como o presidente e declare o propósito da reunião. Estabeleça a duração esperada da ocasião informando a todos o horário de término previsto. Você pode terminar mais cedo ou mais tarde, mas declarar o limite de tempo antes ajuda a manter a reunião dentro do horário. Se alguns dos presentes não se conhecerem, conduza uma chamada breve e apresente os participantes importantes.
- Note que algumas empresas e organizações têm procedimentos restritos e regimentados para a abertura e a condução de uma reunião. Por exemplo, várias associações dos EUA usam um sistema chamado Regras de Ordem de Robert, que inclui chamar a ordem da reunião batendo um martelo e regras bem específicas para introduzir e aprovar moções.^[1]
2
Resuma pontos importantes das reuniões anteriores. No início de reuniões que forem parte de um projeto mais longo, atualize todos os participantes sobre o estado do projeto até então resumindo rapidamente todos os eventos ou decisões relevantes das reuniões anteriores. Nem todos os frequentadores podem estar tão envolvidos nos tópicos da discussão quanto você, portanto trazer todos para o mesmo ponto pode ajudar bastante a tornar a reunião eficaz e eficiente.
- Em vez de resumir você mesmo as reuniões anteriores, você pode pedir para um escrivão ou arquivista oficial ler as atas delas para dar ao resumo uma certa formalidade.
- Você também pode ler correspondências ou comunicações importantes que ocorreram desde a reunião anterior.
- Note que, se você fornecer cópias das atas/correspondências para os participantes, ler em voz alta geralmente não é exigido.^[2]
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Permita que os participantes importantes reportem a situação atual. Deixe que as pessoas com conhecimentos relevantes informem à assembleia desenvolvimentos novos ou recentes que ocorreram desde a última reunião. Estes podem ser qualquer coisa: novos problemas que sua empresa ou organização enfrenta, mudanças de pessoal, desenvolvimentos de projetos e mudanças de estratégia podem ser discutidos neste momento. Os participantes também vão querer saber os resultados de ações específicas tomadas após as decisões da última reunião.
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Aborde as questões em aberto. Caso haja problemas que permaneçam não resolvidos ou decisões que não foram tomadas desde a última reunião, esforce-se para trabalhar com elas antes de seguir para outros problemas. Quanto mais tempo os problemas antigos forem adiados, menor será a chance de que alguém queira se responsabilizar por eles, portanto tente levantar e resolver todas as questões não terminadas durante a reunião. Geralmente, esses tópicos não resolvidos estão anotados especificamente como "não decididos" ou "marcados para discussão futura" nas atas das reuniões passadas.
- Dependendo da cultura e das regras do seu local de trabalho, seu negócio ou organização pode ter procedimentos específicos para chegar a uma decisão; por exemplo, os participantes podem precisar somente chegar a um consenso majoritário, ou um grupo seleto de indivíduos superiores pode ficar encarregado de todas as decisões.
- Lembre-se de que algumas coisas são grandes demais para se completar entre as reuniões. Você não precisa necessariamente se aprofundar no progresso de projetos de longo prazo que ainda não foram terminados, mas deve, no entanto, levantar decisões ou projetos quando ações presentes forem necessárias.
5

Aborde todas as questões novas. Levante os problemas, as preocupações e as questões novas para serem discutidas. Estas devem ser coisas que brotem naturalmente dos desenvolvimentos que ocorreram entre as reuniões passadas e a presente. Tente obter decisões concretas e definitivas dos participantes: quanto mais itens você deixar sem decidir, de mais questões não terminadas terá que tratar na próxima reunião.
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Resuma as conclusões da reunião. Quando tiver abordado todas as questões passadas e presentes, resuma as conclusões da reunião para todos os presentes. Compartilhe os resultados de todas as decisões que foram tomadas e, se necessário, descreva as ações específicas que os participantes precisarão tomar antes da próxima reunião.
- Esse passo é crucial, pois é sua última chance de garantir que todos deixem a reunião sabendo exatamente onde seus projetos estão e o que se espera deles.
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Termine preparando o terreno para a próxima reunião. Finalmente, diga a todos o que esperar da próxima reunião e, se já tiver começado a planejá-la, informe quando e onde ela ocorrerá para ajudar a dar aos participantes um senso de continuidade de um projeto ou decisão importante e um período de tempo para progredir ou completar suas tarefas.
- Note que você não necessariamente precisa planejar outra reunião se lidar com todos os temas passados e presentes na atual, porém se houver questões não terminadas suficientes para garantir uma discussão futura ou se você estiver esperando para ver como certos projetos se desenvolvem, provavelmente é uma boa ideia.

Parte 3
Conduzindo a reunião de modo eficaz

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Guie a discussão, mas não a domine. Um dos seus papeis como presidente é manter a discussão fluindo e dentro do planejamento, não oferecer sua opinião sobre cada assunto ou manter a discussão no horário exato. Tenha um pouco de flexibilidade: deixe os outros participantes falarem abertamente e permita que novos tópicos de discussão surjam, mesmo que não estejam na pauta. Você pode acabar precisando terminar ou mudar discretamente tópicos de conversa para manter a discussão no caminho certo, mas não sinta que precisa controlar cada aspecto da reunião: o processo é colaborativo.
- Conforme a reunião progredir, fique de olho na pauta. Se estiver ficando atrasada, pode ser necessário pular alguns tópicos de discussão ou agendá-los para mais tarde. Não tenha medo de fazer isso se os tópicos que estão sendo discutidos forem muito importantes.
2

Encoraje todos os presentes a participarem. Como presidente da reunião, seu trabalho é garantir uma discussão aberta e produtiva. Se notar que alguns participantes que podem ter conhecimentos relevantes para a questão que está sendo tratada não estão se abrindo para o grupo, incentive-os a falar. Você não precisa desafiá-los ou chamá-los diretamente; apenas dizer algo como "Acho que o conhecimento da Sr.ª Silva seria útil aqui" é uma ótima maneira de fazer com que os membros menos ativos da reunião se envolvam.
3

Garanta que todos entendam o que está sendo discutido. Pode ser difícil lembrar de que nem todos os presentes têm a mesma experiência ou conhecimento sobre os tópicos da discussão. Para garantir que todos os participantes gastem seu tempo de maneira sábia, você pode aproveitar a oportunidade para simplificar brevemente as questões ou tópicos complexos quando eles surgirem. Os menos sapientes gostarão muito de tal gesto.
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Não ignore as questões difíceis ou desconfortáveis. Se não forem mantidas sob controle por um presidente competente, as reuniões podem se tornar pouquíssimo produtivas. Tente garantir que todos os tópicos importantes sejam trabalhados e não permita que os membros fiquem transferindo a culpa ou dando desculpas vagas para os problemas que não foram resolvidos. Tente apontar e obter respostas para as questões que ninguém quer tratar. Embora não seja o que todo participante queira, esses problemas desconfortáveis são precisamente aqueles que mais precisam ser sanados para que a reunião seja a mais eficaz possível.
- Registre as decisões importantes. Se tiver escrivães oficiais ou pessoas encarregadas de anotar as atas, dê a elas essa tarefa. Caso decida fazer as perguntas difíceis, você deve garantir que as respostas que obter sejam bem documentadas.
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Preste atenção no horário. Há um motivo para as reuniões terem uma reputação ruim: para muitas pessoas, elas são vistas como desperdícios de tempo sérios. Para evitar que a sua fique longa demais, use seu poder como presidente para manter a discussão progredindo e não tenha medo de adiar questões pouco importantes para outra data se a reunião parecer estar ficando mais longa do que o previsto. Prepare-se e esteja disposto a ajustar sua pauta na hora para garantir que o tempo precioso dos participantes não seja desperdiçado.

Fontes e Citações

↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf

http://www.diycommitteeguide.org/article/chairing-meetings
http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
http://www.meetingwizard.org/meetings/chairing-meetings.cfm

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