Como Escrever um Relatório de Progresso
Você pode se sentir perdido quando seu chefe lhe pede um relatório. Um relatório de progresso pode parecer simples. Mas, na verdade, acaba sendo algo complexo ao objetivar a comunicação dos detalhes de um projeto para seu supervisor e para outros membros da equipe. Além de tratar-se de informação que pode ajudar seu chefe a prestar-lhe assistência em contratações, necessidades orçamentárias, suporte e orientação no decorrer do projeto.
Passos
-
1Pesquise os aspectos do negócio que precisam ser abordados em seu relatório de progresso. Incluem-se aí todos os detalhes do projeto em que você está trabalhando; você deverá conhecer todos os detalhes para poder apresentá-los aos seus superiores. Colete relatórios de seus subordinados, seus iguais, seus contratantes e seus sub-contratantes, conforme necessário.
-
2Elabore sua declaração de propósito. Ela deve incluir uma breve descrição do projeto. Você não precisa ser prolixo, pois os supervisores já devem possuir informações sobre o seu trabalho, além de tempo limitado para ler relatórios de progresso. Nesta declaração inicial, explique o motivo que o levou à elaboração do relatório.
-
3Explique que tarefas foram concluídas no corpo do relatório. Você pode escrever mais detalhes aqui, para que seu chefe repasse estas informações a outros setores, se necessário. Saliente o quanto estas tarefas irão ajudar a alcançar o objetivo final e explique em que estágio cada uma se encontra. Discuta como andam os gastos orçamentários, sendo específico acerca de quais itens estão dentro do orçamento e quais estão fora.
-
4Considere quaisquer problemas que você encontrou no curso do projeto. Podem ser incluídos problemas com pessoal, restrições de tempo, gargalos e questões legais. Enumere-os, destacando como você os corrigiu, ou como planeja corrigi-los. Se você precisar de ajuda com algo, informe aqui.
-
5Escreva sobre quais atividades ainda estão pendentes. Forneça uma data de previsão para a conclusão destas atividades e destaque os problemas em potencial que você espera. Informe no relatório se você acredita que o projeto será finalizado dentro do prazo.
-
6Crie uma planilha detalhando quais partes do projeto foram finalizadas e quais partes ainda estão sendo trabalhadas. Forneça o máximo possível de detalhes; inclua datas e custos atuais e projetados. Como seu chefe pode não dispor de muito tempo para ler relatórios de progresso, incluir um resumo gráfico pode ajudar. Isto é opcional, mas pode realmente ser útil se seu chefe está com pouco tempo ou prefere enxergar as coisas graficamente.
-
7Resuma seu relatório. Elabore esta seção de forma curta e concisa, fornecendo apenas os detalhes necessários a respeito do que foi feito e do que ainda falta fazer. Reveja brevemente os problemas e os receios que você possui sobre o projeto e faça recomendações sobre como corrigi-los.
Dicas
- Tente adequar-se ao estilo do seu supervisor. Ele pode preferir determinados tipos de relatórios. Alguns podem preferir mais listas ou informações dividias em tópicos; outros podem preferir ler o mínimo possível de informações; outros ainda podem preferir o máximo de informações, não importando quantas páginas isso gere.
- Seja específico em seu resumo do progresso, não escrevendo excessivamente.
Fontes e Citações
- http://www.engl.niu.edu/wac/progrgd.html
- http://www.class.uidaho.edu/druker/progressreport.htm
- http://writingcenter.tamu.edu/how-to/business/progress-report/
