Comment rédiger un rapport d'avancement
3 parties:Commencer le processusRédiger le rapportÉviter les erreurs courantes
Les rapports de progression sont très importants pour gérer un projet professionnel ou universitaire. De plus, ils vous serviront à informer plus facilement vos supérieurs, vos collègues ou vos clients sur la progression du projet que vous réalisez. Votre rapport devra préciser le travail accompli et les étapes qui restent à franchir pour mener le projet à terme.
Étapes
Partie 1
Commencer le processus
-
1Déterminez l'objectif de votre rapport. Quelqu'un peut vous demander d'écrire un rapport d'avancement pour plusieurs raisons. De toute évidence et dans la plupart des cas, il s'agit de montrer les progrès que vous avez réalisés dans l'accomplissement d'un projet précis. Toutefois, vous devrez examiner votre objectif d'un peu plus près.
- Un rapport sur l'état d'avancement d'un programme ou d'un projet de recherche sera légèrement différent d'un rapport concernant un projet professionnel. Dans ce cas, vous serez amené à donner des informations sans tenir nécessairement compte d'autres éléments tels que les couts, mais ce n'est pas toujours le cas.
- Un rapport destiné à un client sera différent d'un rapport rédigé pour un supérieur. Dans les deux cas, il vous faudra examiner les raisons qui vous poussent à rédiger votre rapport.
-
2Déterminez votre lectorat. Lorsque vous avez fixé l'objectif de votre rapport, vous devrez choisir les informations dont vos lecteurs ont besoin, afin de les inclure dans votre texte. Le plan des rapports de progression sera pratiquement le même, quel que soit le thème présenté. Cependant, vous aurez besoin de tenir compte des particularités de votre projet.
- Quelles sont les relations de vos lecteurs avec le projet? Quel est l'impact du projet sur eux ? Par exemple, cet impact sera différent, s'il s'agit de votre supérieur ou d'un client.
- Imaginez la décision que les lecteurs devront prendre après avoir lu votre rapport. Par exemple, il peut être question de logistique, de financement ou de délais d'exécution.
- Déterminez l'information dont vos lecteurs auront besoin pour prendre part au projet, et le suivre d'une manière effective. Quels sont les aspects techniques que vos lecteurs doivent connaitre ? Sont-ils habitués au jargon employé dans l'activité en question ?
-
3Trouvez le meilleur moyen pour communiquer avec votre public. Un rapport d'avancement n'est pas uniquement un document écrit que vous transmettez à votre supérieur hiérarchique ou à votre professeur. Il peut prendre diverses formes, selon le cas.
- Un rapport de progression pourrait être un exposé oral fait pendant une réunion de travail hebdomadaire ou mensuelle.
- Il peut aussi prendre la forme d'un courriel envoyé régulièrement à des collègues.
- Vous pouvez également décider de rédiger un mémoire et l'adresser à votre supérieur.
- Généralement, vous rédigerez un rapport officiel pour un client ou un organisme gouvernemental.
-
4Vérifiez avec votre chef. Sauf si vous avez déjà écrit ce genre de rapport, et dans ce cas vous connaissez tout sur la question, essayez d'obtenir le maximum d'indications auprès de vos supérieurs. Votre entreprise impose peut-être une présentation précise, auquel cas vous devrez la respecter.
-
5Choisissez la tonalité du rapport. Tous les rapports de progression ne sont pas nécessairement formels. En réalité, les rapports internes destinés aux collègues ou aux supérieurs hiérarchiques directs sont souvent rédigés sur un ton détendu. C'est pourquoi vous devrez vérifier auprès de votre chef à propos de ce qu'il attend de votre rapport.
- S'il s'agit d'un rapport adressé à un client ou à un comité de révision des thèses, il est recommandé d'adopter un ton formel.
- Cependant, une tonalité formelle ou informelle importe peu, car l'essentiel consiste à être clair, précis et honnête.
Partie 2
Rédiger le rapport
-
1Choisissez la présentation de votre document. Avant de commencer à rédiger, vous devrez choisir une présentation appropriée et fixer le contenu et le ton de votre rapport[1].
- Vous pouvez vous servir d'une liste à puces. Cette méthode vous permet de présenter vos informations d'une manière claire. Le lecteur pourra parcourir votre texte facilement pour obtenir les renseignements nécessaires. Toutefois, une telle liste peut manquer de formalisme dans le cas d'un rapport intermédiaire. Par conséquent, si le rapport est destiné à vos chefs hiérarchiques, il est préférable de recourir à un mémoire. Mais, si vous communiquez avec des collègues, optez pour un courriel.
- Pensez aussi à inclure des graphiques ou des tableaux. C'est particulièrement indiqué, si vous rédigez un rapport sur l'état d'avancement d'un projet pour lequel vous essayez d'obtenir un financement, ou si vous cherchez à justifier au lecteur un financement dont vous avez bénéficié.
-
2Organisez votre texte en paragraphes. Un bon rapport de progression doit être aussi clair que possible. Il est préférable de diviser votre texte en paragraphes, afin de regrouper des informations sur une même question.
- Pour rendre votre texte plus clair, pensez à ajouter des sous-titres, afin de permettre à vos lecteurs d'avoir une idée sur le contenu de chaque section. Si un point les intéresse particulièrement, ils pourront y accéder directement.
-
3Rédigez le titre. Généralement, le titre est placé en haut de la première page, si vous présentez votre document suivant des pages. Encore une fois, cela dépendra des règles de présentation édictées par votre entreprise ou votre université. Par conséquent, faites les vérifications nécessaires en temps voulu.
- Le titre doit comprendre la date, c'est-à-dire celle de la soumission du rapport, le nom et la fonction du destinataire, le nom de l'auteur, sa fonction et l'objet du rapport.
-
4Écrivez l'introduction. Cette section vient après le titre. Souvent, elle peut être en italiques pour la différencier du reste texte. Elle sert à donner un aperçu sur le projet et sur son état d'avancement. Vous y présenterez les progrès réalisés et les buts atteints.
- Veillez à inclure l'objet du rapport. Présentez aussi le projet, en rappelant qu'il s'agit d'une mise à jour concernant son état d'avancement.
-
5Rédigez le corps de votre texte. Cette partie peut être divisée en sections et en sous-sections. En fait, il ne s'agit essentiellement que d'un texte plus détaillé de l'introduction. Examinez le contenu de celle-ci, et étoffez-le.
- Précisez les tâches accomplies depuis le dernier rapport ainsi que celles qui sont en cours.
- Analysez les problèmes rencontrés, les questions auxquelles il faudra répondre et les solutions qu'il est possible de retenir.
- Évoquez et justifiez les changements qui sont survenus pendant la réalisation du projet.
- Vous pouvez aussi inclure d'autres éléments comme les mouvements du personnel, les dépassements de couts que vous avez pu subir, les retards, les difficultés pour obtenir des documents ou les problèmes informatiques et sécuritaires rencontrés.
-
6Abordez les étapes suivantes du projet. Cette section fait partie du corps du rapport. Elle vous servira à informer le lecteur sur les phases restantes du projet. N'oubliez pas de faire allusion aux problèmes qui risquent d'affecter le budget, la gestion ou la date limite d'achèvement du projet.
- Surtout, ne passez pas sous silence un changement éventuel de la date limite de réalisation du projet.
- Évitez d'édulcorer les problèmes. Cependant, n'inquiétez pas le lecteur inutilement, et ne faites pas des promesses que vous ne pourrez pas tenir.
-
7Indiquez le nombre total d'heures travaillées. Vous devrez montrer le temps que vous avez consacré, vous et votre équipe, si vous en avez une, à la réalisation du projet. Ainsi, vos lecteurs sauront que vous avez travaillé avec acharnement, qu'il s'agit de votre chef hiérarchique, de vos clients, ou d'un organisme gouvernemental qui pourrait vous donner de l'argent.
Partie 3
Éviter les erreurs courantes
-
1Veillez à ne pas dévier de votre sujet. Votre rédaction sera correcte tant que vous respectez les points décrits ci-dessus. Efforcez-vous de ne pas vous éloigner du sujet en traitant des questions marginales, même si elles sont intéressantes[2].
- Par exemple, si votre projet concerne l'organisation bénévole d'une manifestation artistique, vous serez probablement tenté de vous lancer dans une analyse sur l'état déplorable du financement des activités artistiques, mais cela ne vous aidera pas véritablement pour préciser le déroulement de votre projet.
-
2Soyez simple. Un rapport intermédiaire vise à présenter les progrès que vous avez réalisés, sans noyer le lecteur sous un flot de mots et d'idées superflues. Il vous suffit de mettre l'accent sur le déroulement du projet, les étapes qui restent à réaliser et les changements qui doivent être faits.
- En fonction du destinataire du rapport, vous serez peut-être tenu de ne pas dépasser un certain nombre de mots. Une bonne règle consiste à présenter les informations nécessaires d'une manière aussi concise que possible.
-
3Évitez d'être trop vague. Assurez-vous de préciser la situation actuelle du projet. Par exemple, évitez de dire quelque chose comme « nous progressons pour financer notre manifestation artistique ». Présentez plutôt votre information d'une manière plus explicite : « grâce aux deux subventions de 5 000 € accordées par ces différentes institutions, il ne nous manque plus que la somme de 2 000 € pour atteindre notre objectif qui a été fixé à 12 000 € ».
-
4Supprimez les expressions expansives. N'oubliez pas que vous voulez rédiger un rapport clair et concis. Évidemment, efforcez-vous de ne pas encombrer votre texte par des expressions qui n'ajoutent rien au rapport. Par exemple, des termes comme « catastrophe totale » ou « succès époustouflant » sont trop émotifs ou trop vagues pour être incorporés dans un rapport destiné à un client ou à un directeur.
-
5Citez vos sources. Indiquez correctement les sources extérieures des informations, des données et des graphiques incorporés dans votre rapport. Vous pouvez ajouter une page dans laquelle vous indiquerez ces sources.
Conseils
- Essayez de bien connaitre le style préféré par votre supérieur. Il aime peut-être recevoir des rapports rédigés d'une manière particulière. Certaines personnes voudront parcourir des informations présentées sous la forme d'une liste à puces. Pour d'autres, la concision est de mise, et vous devrez limiter vos informations au strict minimum. D'autres encore préfèrent un rapport exhaustif contenant un maximum d'informations, sans limitation quant au nombre de pages.
- Rédigez votre rapport avec précision. Toutefois, évitez d'être prolixe.
Avertissements
- Pour éviter les surprises, veillez à noter les informations nécessaires à la rédaction de votre rapport, au fur et à mesure de la réalisation du projet. Ainsi, vous pourrez rassembler et organiser vos données plus facilement.
