Comment écrire un email formel
3 méthodes:Mettre en forme le messageRédiger le messageL'envoyer
La rédaction d’un email formel peut vous paraitre très ardue, car ce genre de correspondance sert surtout à des communications personnelles généralement sans formalisme. Toutefois, si vous devez en écrire un à votre professeur, votre patron, votre client, un organisme gouvernemental ou un destinataire officiel, vous devrez suivre certaines règles afin de produire un écrit d’excellente qualité. Rédigez clairement sans vous écarter du sujet et respectez les normes de style et de présentation. Pour terminer, vous devrez relire votre texte et le modifier au besoin avant de l’envoyer.
Étapes
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Mettre en forme le message
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1Employez une adresse électronique professionnelle. Le mieux consiste à utiliser une variation de votre nom réel et non un pseudonyme ou un nom d'emprunt. Les signes que vous pouvez inclure comprennent le point, le trait d’union ou le sous-tiret pour améliorer la sécurité de votre adresse, si elle ne contient que votre nom, sans lettres ou chiffres additionnels.
- Dans ce contexte, superman0127@theemail.com n’est pas une bonne adresse. Par contre, JeanneMartin@theemail.com conviendrait bien au travail que vous allez faire.
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2Préférez une police de caractère classique. La plupart des services de messagerie électronique vous permettent de choisir votre police et le style de votre texte. Cependant, s’agissant d’un email formel, soyez classique et contentez-vous d’une police comme « Times New Roman » ou « Arial ». N’employez pas une police décorative comme « Comic Sans MS » ou « Old English ». De plus, vous devrez aussi appliquer les consignes ci-après [1].
- Adoptez une taille de police lisible, par exemple 12 points.
- Évitez l’usage des italiques, du surlignage ou des couleurs, sauf s’ils sont justifiés par le contenu et le but du message.
- N’écrivez pas tout le texte en majuscules. Vous donnerez l’impression de crier après le destinataire.
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3Soyez précis et concis en inscrivant l’objet du message. Choisissez quelques mots qui reflètent exactement le contenu de votre message. Ainsi, vous serez sûr que le lecteur ne négligera pas votre email parce que l’objet n’existe pas, qu’il est exprimé très vaguement ou laisse supposer que l’email n’est pas important [2].
- Des objets comme « quelques observations », « contact » ou « à propos d’une question importante » sont manifestement trop vagues et sans utilité.
- À l’inverse, un objet comme « programme, liste des invités, prévisions pour le repas et aperçu sur la réunion du 12 mars » est trop chargé parce qu’il couvre plusieurs choses à la fois.
- « Réunion du 12 mars concernant la panne de l’escalator » est par contre un objet précis et court. Vous informez votre correspondant d’une date précise et d’un sujet clair.
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Rédiger le message
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1Rédigez une formule d’appel appropriée. Commencez toujours un email formel par une telle formule. Il est préférable de s’adresser au destinataire par son nom si vous le connaissez. Incluez également le titre de civilité de la personne (M., Mme, Mlle, Dr, etc.) suivi de son nom de famille, puis d’une virgule. Vous pouvez commencer la formule par le mot « Cher » si vous voulez [3].
- Si vous ignorez le nom du destinataire, inscrivez une formule comme : « Cher Monsieur », « Chère Madame » ou « À qui de droit ».
- N’employez pas de formules informelles comme « Salut », « Bonjour », etc.
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2Présentez-vous dans le premier paragraphe s’il y a lieu. Si vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas du tout, par exemple un nouveau client, un nouveau directeur ou un fonctionnaire, présentez-vous et expliquez brièvement l’objet de votre message. Consacrez à cette présentation une ou deux phrases au début du message.
- Par exemple, en écrivant à un employeur potentiel, vous pourrez dire : « Mon nom est Jean Martin. Je vous contacte pour solliciter l’emploi d’assistant administratif que vous avez publié sur CareerXYZ.com. »
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3Priorisez l’information la plus importante. Après ce début, vous pouvez continuer avec le corps du sujet. D’abord, évoquez le point le plus important. Ainsi, vous ferez gagner du temps à votre correspondant et vous clarifiez vos intentions [4].
- Par exemple, si vous écrivez à un fonctionnaire, vous pouvez commencer par : « Je m’appelle Jean Martin. J’ai obtenu votre adresse électronique à la mairie de Roissy, et je vous écris pour faire une réclamation à propos d’un procès-verbal de contravention routière que j’ai reçu le 31 décembre 2009. »
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4Allez droit au but. En rédigeant un email formel, vous pouvez être direct, tant que vous êtes poli. En tournant autour du pot, vous dérouterez votre lecteur et il aura des difficultés pour comprendre ce que vous voulez [5].
- Par exemple, si vous écrivez à un professeur, ne perdez pas de temps avec des phrases inutiles comme : « C’est Marie Dupont. Est-ce que vous me connaissez ? Chimie 221 est la classe que je préfère le plus en ce moment. J’aime la manière avec laquelle les conférences sont organisées. Je peux toujours suivre les exposés et deviner les questions de l’examen. Justement, je pense à celles que j’aurai prochainement. »
- Au lieu de cela, vous ferez mieux de rédiger quelque chose comme : « Je m’appelle Marie Dupont, et je suis inscrite à la classe Chimie 221. Je vous écris pour vous informer que la date du prochain examen me posera un problème. »
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5Soyez concis. Il n’y a aucune limite sur le nombre de mots d’un email. Cependant, il vaut mieux que l’ensemble tienne sur un écran d’ordinateur portable ou de bureau [6].
- Si votre texte est relativement long, divisez-le en courts paragraphes. Sautez une ligne entre deux paragraphes successifs et ne mettez pas de retrait à la première ligne de chaque paragraphe.
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6Employez un vocabulaire formel. Étant donné que vous écrivez dans un contexte professionnel, vous devrez vous efforcer de faire bonne impression. Rédigez des phrases complètes dans un style poli. Évitez de faire usage [7] :
- de mots d’argot
- d’abréviations inutiles
- d’émoticônes ou d’émojis
- de mots grossiers
- de plaisanteries
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7Concluez d’une manière appropriée. Comme pour les formules d’appel, vous pouvez conclure un email formel de différentes façons. N’oubliez pas de terminer avec votre nom et votre prénom, votre fonction et votre signature. Voici quelques exemples de formules de salutations [8].
- « Salutations distinguées. »
- « Cordialement. »
- « Respectueusement. »
- « Salutations chaleureuses. »
- « Votre élève. »
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L'envoyer
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1Incluez toutes les pièces jointes nécessaires. N’oubliez pas d’en informer le destinataire en les mentionnant dans le corps de votre message. Soyez courtois en réduisant le nombre et la taille de ces pièces, et en employant des types de fichiers courants [9].
- Par exemple, écrivez une phrase comme : « Veuillez trouver en pièces jointes une copie de mon CV et celle de mon portfolio dans le format PDF. »
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2Corrigez les erreurs d’orthographe et de grammaire. Ne comptez pas seulement sur votre vérificateur orthographique et grammatical. Lisez aussi votre texte à haute voix, ou proposez à quelqu’un de le corriger à votre place. Ce sont des méthodes très efficaces pour détecter les erreurs typographiques ou les phrases incompréhensibles [10].
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3Vérifiez que votre email ne contient pas d’information sensible. Ne perdez pas de vue que la messagerie électronique n’est pas un système de communication sûr. Souvenez-vous aussi que les serveurs de messagerie risquent d’être piratés. D'un autre côté, le destinataire pourrait intentionnellement ou involontairement partager l’information avec d’autres personnes sans demander votre autorisation [11].
- N’envoyez pas dans un email des mots de passe, des numéros de comptes bancaires ou des informations confidentielles.
Sources et citations
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/