Cómo escribir un correo electrónico formal: 9 pasos

Usa una dirección de correo electrónico neutra. Tu dirección de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre real, no un apodo ni un nombre de usuario. Usa el punto, los guiones o los guiones bajos para asegurarte de que tu dirección de correo electrónico sea simplemente tu nombre, sin números o letras adicionales, si es posible.

• Nunca uses una dirección de correo electrónico poco profesional. Nadie tomará en serio una respuesta de un correo electrónico como monseñor.sabelotodo@solofiesta.net.

El asunto debe ser corto y preciso. Evita decir mucho en la sección del asunto, pero asegúrate de que refleje el contenido de tu correo electrónico para una persona que no te conozca. Si es posible, incluye una palabra clave que haga que el contenido del correo electrónico sea más fácil de recordar o de buscar en una bandeja de entrada muy llena. Por ejemplo, "Reunión 12 de marzo" es lo suficientemente específico como para que no se confunda con otros asuntos y no es tan específico que distrae (por ejemplo, "Horario, lista de invitados, ordenes de almuerzos y resumen de reunión el 12 de marzo").

Escribe un saludo adecuado. Lo ideal es dirigirse a alguien por su nombre. Usa el título de la persona (Sr., Sra., Señorita o Dr.) con su apellido, seguido de dos puntos (:). Opcionalmente, puedes anteceder al saludo con "Estimado" ("Hola" también es aceptable, pero más informal). Usar el apellido es más formal y debe usarse a menos de que tengas una relación en la que te tuteas con el receptor del correo electrónico. Si no sabes el nombre de la persona a la que le vas a escribir (debes tratar de averiguarlo), usa: "Estimado Sr. o Sra." o "Estimado Señor o Señora" seguido de dos puntos (:).

Preséntate en el primer párrafo. También debes incluir la razón por la que estás escribiendo y cómo encontraste dirección de correo electrónico de la persona o sobre la oportunidad por la que estás escribiendo. Por ejemplo:

• Mi nombre es Edgar Rivera. Me comunico con usted para hacer una solicitud para la posición de asistente administrativo que aparece en trabajoXYZ.com.
• Mi nombre es Alma Rivera. Le escribo sobre la citación de tránsito que recibí el 31 de diciembre de 2009. Obtuve su dirección de correo electrónico en la página web de la Secretaría del Condado de Panorama.

Escribe el mensaje en sí. ¡Asegúrate de ir directo al grano y no divagues! Si se adorna mucho, el lector podría pasar de largo los detalles importantes. Trata de separar el mensaje en párrafos por tema para que sea más lógico y asimilable.

• El correo electrónico no debe ser de más de 5 párrafos de largo, y cada párrafo no debe ser de más de 5 oraciones.
• Deja una línea en blanco después de cada párrafo. La sangría no es necesaria.
• Evita escribir coloquialmente.

Usa la forma correcta de despedida. Esto depende del nivel de confianza con el receptor del correo electrónico. Algunos ejemplos son:

• Atentamente,
• Le saluda cordialmente,
• Respetuosamente,
• Saludos,

Firma con tu nombre completo. Si tienes un puesto de trabajo, inclúyelo en la línea después de tu nombre, y escribe el nombre de la empresa o la dirección de la página web en la siguiente línea. Si no tienes un puesto de trabajo en una empresa, pero sí tienes tu propio blog o página web relacionado con el contenido del correo electrónico, incluye el enlace debajo de tu nombre. Si el correo electrónico trata sobre un empleo, solamente incluye el URL de un blog o sitio web que se relacione con tu carrera y no sobre tus pasatiempos o intereses.

Revisa tu mensaje para ver errores en el contenido. Asegúrate de no omitir ningún detalle importante (o revisa si fuiste redundante). Leer tu mensaje en voz alta o pedirle a alguien que revise tu correo electrónico es una buena manera de conseguir una perspectiva diferente sobre lo que has escrito.