Een formele e–mail schrijven - 绮罗网

Gebruik een neutraal e-mailadres. Je e-mailadres zou een variatie van je echte naam moeten zijn, niet een gebruikersnaam of bijnaam. Gebruik punten, koppeltekens of underscores om een e-mailadres te maken dat alleen uit je naam bestaat, zonder indien mogelijk daarbij extra cijfers of letters te gebruiken.

• Gebruik nooit een onprofessioneel e-mailadres. Niemand zal je serieus nemen als je antwoordadres zoiets is als: monsigneur.harry.manback@slip’nslides.net.

Gebruik een korte maar doelmatige omschrijving als onderwerp. Vermijd te veel uit te weiden in het onderwerpveld, maar let er wel op dat het de inhoud van de e-mail zelfs voor een onbekende duidelijk weergeeft. Indien mogelijk, maak gebruik van een specifiek woord dat het makkelijker maakt de inhoud van de e-mail te onthouden en/of het makkelijker maakt op te zoeken in een volle postvak. Bijvoorbeeld "Vergadering op 12 maart" is specifiek genoeg om er voor te zorgen dat het e-mail onderwerp niet voor iets anders wordt aangezien, maar ook weer niet te specifiek om afleidend te zijn. (bijv. "Rooster, Gastenlijst, Lunch verzoeken en vergaderoverzicht voor 12 maart")

Gebruik een passende aanhef. De ontvanger bij naam te adresseren verdient de voorkeur. Gebruik de aanhef van de persoon (Heer, Mevrouw, Dr. etc) in combinatie met hun achternaam, gevolgd door een komma of dubbele punt.

Introduceer jezelf in de eerste paragraaf, indien nodig. Beschrijf ook waarom je de e-mail schrijft, en hoe je aan het e-mailadres van deze persoon komt of schrijf over de aanleiding van deze e-mail. Bijvoorbeeld

• Mijn naam is Jan Dirksen. Ik neem contact op om met u om te reageren op de positie van administratieve assistent beschikbaar op CarriereXYZ.com
• Mijn naam is Marloes Verschuren. Ik schrijf over de verkeersbon die ik ontving op 30 december 2009. U e-mailadres heb ik gevonden via de website van de politie in Amsterdam.

Het schrijven van de daadwerkelijke boodschap. Let er op de boodschap helder over te brengen zonder verwarring; als het ongestructureerd is geschreven kan de lezer wel eens over de belangrijke details heen lezen. Probeer de boodschap op te delen in paragrafen gesorteerd op onderwerp om je boodschap duidelijker en beter begrijpbaar te maken.

• De e-mail zou niet meer dan 5 paragrafen lang dienen te zijn en elke paragraaf niet langer dan 5 zinnen.
• Plaats een lege regel tussen iedere paragraaf; inspringen is niet noodzakelijk en zal toch waarschijnlijk verloren gaan gedurende het e-mailverkeer.
• Vermijd het gebruik van omgangstaal (informele taal).

Gebruik de correcte vorm van afsluiten. Dit hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger. Voorbeelden zijn:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,
• Groet,

Je handtekening dient je volledige naam te bevatten. Als je een functie bekleedt, schrijf deze dan in de regel onder je naam en vermeld de naam van het bedrijf of website in de daaropvolgende regel. Als je geen functie hebt maar je eigen blog of website gerelateerd aan de inhoud van de e-mail, vermeld dan een link onder je naam. Als de e-mail over een baan gaat, vermeld dan alleen een werk-gerelateerde website of blog, niet één die met je hobby's of interesses te maken heeft.

Kijk je boodschap nog eens goed na. Let er op dat je geen belangrijke details hebt nagelaten te vermelden (of jezelf te vaak hebt herhaald). Het hardop voorlezen van je e-mail en het door iemand laten nakijken is een goede manier om een andere kijk te krijgen op hetgeen dat je zojuist hebt geschreven.