Cómo escribir un reporte de progreso
Cuando tu jefe te pide un reporte de tu estatus puede que no te sientas cómodo. Un reporte de progreso puede significar algo menor o de rutina, pero sirve para comunicar a tu supervisor y los miembros de la compañía todo lo que estuviste haciendo. Proveer esta información puede servir de mucho a su compañía en cuanto lo que necesiten mejorar o implementar a través de cualquier proyecto.
Pasos
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1Averigua los aspectos de tu empresa que necesitan cobertura. Esto incluye todos los detalles al respecto, necesitarás poner toda la información para presentárselas a tus jefes. Recolecta reportes de subordinados, compañeros, contratistas y subcontratistas según sea necesario.
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2Escribe el propósito de tu trabajo. Esto debe incluir una descripción de lo que haces. No necesitas detallar con mucho detalles información que no sea importante para tu supervisor ya que no van a tener mucho tiempo para leer información que no necesitan. En este reporte, explica qué es lo que estás realizando al momento.
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3Explica qué partes del trabajo ya están listas. Puedes detallar más a fondo información de subordinados. Explica que esta información puede ayudar a que tu trabajo sea más claro. Explica que haces con el presupuesto asignado y aclara cuales artículos se compraron con dinero del presupuesto y cuales no.
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4Considera todos los problemas que se involucraron en el proceso del proyecto. Esto incluye problemas de personal, limitaciones de tiempo y asuntos legales. Enlista esos pasos corregidos o las ideas que tienes para corregirlos. Si necesitas ayuda al respecto con estos temas, busca ayuda.
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5Escribe sobre las actividades que aún se realizan. Detalla una fecha límite y una fecha flexible en caso de que las cosas no salgan como estaba previsto. Además agrega si es que crees que el proyecto terminará en el tiempo determinado y por qué.
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6Crea una hoja de cálculo detallando qué partes del proyecto se llevan a cabo y en cuales necesitan más trabajo. Es importante darle todos los detalles posibles, incluye fechas, gastos reales y previstos. Un resumen en gráficos puede ayudar, si es que tu jefe no tiene mucho tiempo para leerlo o si prefiere ver las cosas de forma gráfica en vez de con palabras.El el diagrama de Gantt es una de las formas de la hoja de cálculo que a menudo se utiliza para este propósito.
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7Haz un resumen sobre tu trabajo. Haz que esta sección sea corta y concisa, solamente otorga los datos necesarios sobre lo que ya está completado y lo que aún falta por hacer. Haz un resumen de todos los problemas o preguntas al respecto y haz recomendaciones para mejorarlo.
Consejos
- Sé específico en el proceso de creación, trata de no llenarlo de muchas palabras.
- Trata de seguir el estilo de tu supervisor. Puede que tenga una preferencia por cierto tipo de informes, algunos prefieren listados o gráficos, algunos solamente prefieren resúmenes. Algunos prefieren información detallada, pero que no sea de muchas páginas.
Referencias
- http://www.engl.niu.edu/wac/progrgd.html
- http://www.class.uidaho.edu/druker/progressreport.htm
- http://writingcenter.tamu.edu/how-to/business/progress-report/