Comment organiser son temps efficacement: 22 étapes

Observez vos activités journalières. Surveillez ce que vous faites tous les jours et notez les différentes façons dont vous passez votre temps. Vous allez être surpris de constater le temps que vous gâchez tous les jours lorsque vous le comparez au temps que vous passez à faire ce que vous avez à faire ^[1].

• N'oubliez pas de noter les activités plus futiles, par exemple lorsque vous préparez votre petit-déjeuner, lorsque vous faites du ménage, lorsque vous prenez la douche, etc.

Notez toutes vos activités dans un carnet. Une fois que vous avez observé toutes vos activités et que vous avez estimé le temps que vous passez à les accomplir, notez-le dans un carnet. Mettez toutes les informations dans le même carnet, car vous pourrez identifier plus facilement les modèles qui se répètent et les moments où vous perdez du temps si vous les voyez toutes sur la même page ^[2].

• N'oubliez rien et notez clairement chaque entrée dans le carnet. Ne regroupez pas des évènements séparés en une seule entrée, ne sous-estimez pas les tâches mineures et écrivez les heures exactes lorsque vous évaluez la façon dont votre journée se décompose.
• Il peut être utile de regrouper certaines activités en catégories. Par exemple, vous pourriez noter les tâches ménagères en bleu, les activités professionnelles en rouge et les loisirs en noir. Cela vous aidera à mieux visualiser la façon dont vous passez votre temps.

Évaluez votre temps. Passez-vous une heure par jour à ne rien faire ? Deux heures à vous décider où aller manger ? Huit heures à surfer sur Internet ? Trouvez des modèles qui vous indiquent comment vous passez votre temps et déterminez les activités nécessaires et les activités inutiles ^[3].

• Perdez-vous du temps parce que vous manquez de contrôle sur vous-même ? Remettez-vous trop souvent les choses au lendemain ? Acceptez-vous trop de responsabilités ? Ce sont des questions que vous devez vous poser pendant que vous évaluez la façon dont vous passez votre temps ^[4].
• Vous pourriez vous rendre compte que vous divisez votre journée d'une façon qui n'a pas de sens. Par exemple, il n'est peut-être pas sage de travailler une demi-heure avant de passer dix minutes à faire des choses peu importantes avant de repasser une demi-heure à travailler. Vous serez plus concentré et productif si vous travaillez pendant une heure et si vous vous occupez des choses moins importantes plus tard.
• Il vaut mieux que vous vous attaquiez à vos tâches en les morcelant. Cette méthode vous demande d'allouer une certaine durée à une seule tâche sans vous laisser distraire.

Réfléchissez à des ajustements. Maintenant que vous savez exactement ce que vous faites de votre temps, commencez à faire des ajustements actifs à votre emploi du temps. Assurez-vous d'identifier les zones que vous ne pouvez pas réduire. Ce n'est pas parce que quelque chose prend beaucoup de temps que c'est du temps que vous gâchez ^[5].

Trouvez ce qui ne va pas. Si vous passez trois heures par jour à envoyer des emails pour le travail, il y a peu de chances que vous arriviez à réduire le temps que vous passez à cette activité. Cependant, si vous envoyez quatre ou cinq emails personnels entre les emails du travail, vous pouvez arriver à réduire le temps que vous passez à cette activité.

Changez vos habitudes. Quel que soit votre problème à gérer votre temps, il y a toujours une solution. Une fois que vous avez trouvé le moment où vous perdez votre temps ou la façon dont vous devriez passer votre temps, vous devrez faire un effort concerté pour changer vos habitudes de gestion de votre temps ^[6].

• Si vous passez trop de temps à faire le ménage ou à préparer à manger, envisagez d'embaucher une femme de ménage ou un cuisinier. Pour certaines personnes, leur temps a plus de valeur que leur argent.
• Vous passez peut-être une bonne partie de votre journée à surfer sans but sur Internet. Vous pouvez restreindre votre accès à certains sites ou à certains réseaux sociaux lorsque vous devriez plutôt travailler ou faire autre chose.

Identifiez les distractions dans votre vie. Les distractions constantes sont la menace la plus importante à une bonne gestion de votre temps. Vous devez comprendre quelles sont les activités ou quels sont les individus qui ont tendance à vous faire perdre votre temps. Que ce soit un ami qui ne s'arrête jamais de parler ou un plaisir coupable qui vous éloigne de votre travail, vous devez trouver des façons d'éviter tout ce qui vous fait perdre votre temps ^[7].

• Si vous passez beaucoup de temps sur quelque chose qui ne produit pas de résultats désirés, c'est probablement une distraction dans votre vie que vous devriez éviter.
• Si vous travaillez dans un bureau, vous allez probablement considérer nombre de vos collègues comme des distractions. Évitez les conversations inutiles lorsque vous avez des choses à faire. Cependant, n'oubliez pas que votre attitude au bureau est tout aussi importante à l'avancement de votre carrière que vos compétences en gestion de votre temps, c'est pourquoi vous ne devez pas être mal élevé.

Évitez les conversations trop longues au téléphone. Si vous passez beaucoup de temps accroché au téléphone, vous devez peut-être ajuster vos habitudes de conversation. Souvent, vous pouvez arriver à des résultats plus rapides avec des discussions en face à face plutôt qu'au téléphone, c'est pourquoi vous devez réduire le temps que vous passez suspendu au bout du fil ^[8].

• De nombreuses conversations téléphoniques, surtout au début ou à la fin, incluent des discussions superflues ou inutiles. Les gens ont tendance à dévier du sujet pendant qu'ils sont au téléphone, c'est pourquoi vous devez y faire attention. Lors de rencontres en face à face, vous vous sentez plus obligé de discuter seulement du sujet qui vous intéresse. Cela se produit parce qu'il n'y a pas d'autres distractions lorsque vous êtes en face de votre interlocuteur.

Ne passez pas trop de temps sur Internet. De nombreuses personnes utilisent le net comme un outil important pour accomplir des tâches qui doivent être faites. Cependant, il y en a tout autant qui se laissent aller à lire des articles inutiles ou l'actualité sportive ou à regarder des photos de stars, de chats ou de chiots. Restez concentré pendant que vous utilisez Internet. Il existe des programmes que vous pouvez installer et qui bloquent certaines applications, certains sites et certains domaines pour vous aider à réduire les distractions que la toile propose ^[9].

• Évitez Facebook, Twitter et les autres sites de réseaux sociaux lorsque vous êtes censé vous concentrer sur autre chose.
• Vous allez aussi perdre beaucoup de temps en cherchant des sujets variés sur Google. Vous pourriez penser faire une recherche rapide à propos d'un seul sujet et avant même de vous en rendre compte, vous avez passé trois heures à fouiller les profondeurs du Net.

Utilisez un panneau « ne pas déranger ». Vous connaissez probablement ce panneau qu'on accroche à la porte des chambres d'hôtel. Il peut être tout aussi efficace au bureau ou sur votre lieu de travail. Vous pouvez vous procurer ce genre de panneau en récupérant celui du prochain hôtel où vous allez rester ou en en imprimant un à la maison que vous pourrez accrocher à la porte de votre bureau lorsque cela deviendra nécessaire. Cela vous aidera à éviter le risque de conversations inutiles qui vont vous distraire de votre travail ^[10].

• Si vous travaillez à la maison, il est essentiel d'avoir un espace dédié seulement au travail. Ne travaillez pas dans les zones communes de la maison, car la télévision, le téléphone ou la console de jeux vidéos pourraient facilement vous distraire de votre travail ^[11].

Prenez le temps pour les distractions inévitables. Il existe certaines distractions que les gens ne peuvent tout simplement pas éviter. Parfois, c'est votre chef qui vient vous voir pour discuter de choses et d'autres ou un membre âgé de votre famille qui a besoin d'aide avec des choses simples. Quelles que soient ces distractions inévitables, si vous vous y préparez en avance, elles n'empièteront pas sur le temps dont vous avez besoin pour d'autres projets ou activités que vous devez terminer ^[12].

Écrivez tout. Ne vous fiez pas à votre mémoire pour terminer les tâches que vous devez terminer. Écrivez tout ce que vous avez à faire au même endroit et préparez-vous à consulter souvent cette liste pour atteindre vos objectifs ^[13].

• Même si la tâche en question vous parait mineure ou secondaire, notez-la. Votre agenda doit être rempli de petits commentaires comme « appeler Jean », « rechercher les marges de profits » ou « envoyer un email au chef ».
• Gardez un carnet avec vous en permanence pour y noter les tâches qui apparaissent. Vous croyez que vous vous souviendrez de les noter plus tard, mais vous n'allez pas le faire.

Utilisez un calendrier. En ajoutant un simple calendrier à vos outils qui vous aident à vous organiser, vous pourrez organiser votre temps de manière plus efficace. Écrivez les nouvelles dates butoirs, les devoirs ou les réunions lorsqu'ils viennent s'ajouter à votre emploi du temps. Prenez le temps tous les matins de relire votre calendrier pour savoir ce qui vous attend ^[14].

Évitez de vous surmener. Organisez votre emploi du temps de manière à éviter d'avoir trop de choses à faire ou d'être responsable de trop nombreux projets en même temps. Vérifiez votre calendrier avant d'accepter quoi que ce soit pour vous assurer d'en avoir le temps. Cela vous aidera à rester organisé et à jeter un œil régulièrement à votre calendrier.

Éliminez les distractions. Organisez votre temps de manière productive en éliminant les éléments qui pourraient constituer des distractions ou vous amener à perdre de vue votre objectif ou à être en retard. Éloignez la télévision et les consoles de jeux de la pièce où vous étudiez ou où vous vous occupez des factures pour vous concentrer seulement sur les tâches qui doivent être faites en premier et pour garder les loisirs pour plus tard ^[15].

Organisez vos tâches. Gérez efficacement votre temps en vous organisant pour accomplir certaines tâches importantes ou urgentes en premier. Notez-le dans votre calendrier en le surlignant avec un marqueur d'une couleur spéciale ou en posant un autocollant. Occupez-vous de ces activités urgentes en premier pour vous donner suffisamment de temps pour les terminer, puis travaillez sur des activités moins urgentes une fois que vous avez terminé les premières ^[16].

• N'hésitez pas à changer vos priorités de temps en temps. Il y a des choses qui peuvent apparaitre à la dernière minute et qui demandent rapidement votre attention. Vous allez devoir vous arrêter de faire ce que vous êtes en train de faire et reconcentrer parfois votre énergie et votre temps sur une activité de dernière minute. Assurez-vous simplement que cela ne se produit pas trop souvent.
• Si vous vous rendez compte que vous réarrangez constamment vos priorités pendant la journée, quelque chose ne va pas. Même si vous devez vous attendre à des réajustements mineurs d'emploi du temps, si vous devez faire des modifications constantes, c'est peut-être parce que vous n'avez pas correctement organisé vos activités dès le départ.

Soyez réaliste. Donnez-vous une durée réaliste pour terminer chacune de vos tâches. Si vous pensez qu'une activité va prendre entre une demi-heure et une heure pour la terminer, donnez-vous une heure. En restant réaliste à propos de la durée qu'une activité va prendre, vous vous évitez de vous sentir surchargé ou en retard ^[17].

• Il vaut toujours mieux prévenir que guérir et vous donner plus de temps que ce dont vous avez besoin. Si vous terminez votre tâche plus tôt, vous pourrez passer à la tâche suivante, ce qui ne devrait pas avoir d'impact sur votre productivité.

Organisez les activités de base. N'oubliez pas aussi de compter le temps dont vous avez besoin pour les activités de base comme les repas ou la douche. Cela pourrait vous sembler naturel, mais il est important de prendre le temps de les faire parmi vos autres activités pour vous assurer de ne pas les oublier ou de ne pas vous mettre en retard.

Utilisez un système de rappels. Mettez en place un système de rappels simples en plus de votre emploi du temps pour vous aider à vous souvenir des tâches importantes et des dates butoirs. Utilisez des post-its ou des alertes sur votre téléphone à certains moments de la journée pour vous souvenir de faire quelque chose ou d'une activité prévue. Ce système vous aidera à ne plus rien oublier ^[18].

• Évitez de vous fier aux autres pour vous souvenir de ce que vous avez à faire. Ils vont probablement l'oublier comme vous l'oublieriez vous-même.
• Si vous avez quelque chose de très important à faire, organisez de nombreux rappels. Vous pourriez ignorer un post-it ou une alerte sur le téléphone.

Demandez de l'aide. Demandez à quelqu'un de vous aider ou déléguez des tâches plus simples si cela est nécessaire. Vous vous aiderez dans la gestion de votre emploi du temps si vous ravalez votre fierté et si vous demandez à quelqu'un de faire des tâches simples, par exemple en vous donnant un coup de main avec le ménage ou en préparant le diner lorsque vous êtes occupé ^[19].

• Assurez-vous de déléguer vos responsabilités à des personnes qualifiées. Il ne suffit pas de terminer la tâche en question, vous voulez aussi qu'elle soit bien faite.
• Ne prenez pas l'habitude de demander constamment de l'aide à vos collègues. Cela indique que vous ne savez pas gérer votre temps. Vous aurez l'air paresseux et peu motivé.

Évaluez votre productivité. De temps en temps, il est nécessaire de prendre un peu de recul et d'analyser ce que vous avez accompli, la qualité de vos performances et le temps que cela vous a pris. En prenant conscience de ces aspects de votre travail et de votre vie, vous pourrez faire des changements dans votre emploi du temps et vos habitudes quotidiennes, ce qui pourrait produire des résultats étonnamment efficaces.