Cara Menulis Laporan Progres

3 Bagian:Memulai Proses PenulisanMenulis LaporanMenghindari Kesulitan yang Biasa Terjadi

Laporan progres merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen proyek, entah untuk penulisan disertasi atau proyek di tempat kerja. Dengan adanya laporan progres, Anda bisa memberikan informasi terbaru tentang proyek yang sedang berjalan dan progres yang sudah Anda capai kepada supervisor, kolega, atau klien. Laporan ini akan menjelaskan hasil kerja yang sudah Anda capai dan tugas-tugas yang masih harus Anda selesaikan.

Bagian 1
Memulai Proses Penulisan

1
Tentukan tujuan penulisan laporan progres. Ada berbagai alasan sehingga seseorang harus menulis laporan progres. Namun pada dasarnya, laporan ini dibuat untuk menginformasikan progres yang sudah Anda capai dalam menyelesaikan proyek. Sebelum menulis, ada baiknya Anda mengetahui beberapa macam laporan progres sebagai bahan pertimbangan.
- Laporan progres untuk proyek penelitian atau proyek di luar pekerjaan. Dalam hal ini, mungkin Anda membutuhkan banyak kutipan informasi dan tidak membahas tentang biaya (walaupun tidak selalu).
- Laporan hasil kerja yang disiapkan untuk klien akan berbeda isinya dengan laporan untuk atasan di tempat kerja. Pastikan dahulu mengapa Anda perlu menulis laporan ini.
2
Kenali pembaca laporan Anda. Setelah menentukan tujuan penulisan laporan progres, pikirkan apa yang ingin diketahui oleh orang-orang yang akan membaca laporan Anda. Walaupun semua laporan progres akan memuat hal-hal yang umum, ada beberapa hal khusus yang perlu Anda pertimbangkan:
- Bagaimana hubungan antara pembaca dengan proyek ini? Apa pengaruh hasil proyek ini terhadap pembaca? (sebab ada perbedaan antara laporan progres untuk atasan dan untuk klien yang ditentukan oleh aspek hubungan dan pengaruh ini).
- Keputusan apa yang akan dibuat oleh pembaca setelah membaca laporan progres Anda (misalnya dalam hal memberikan dukungan atau menginvestasikan uang dan waktu).
- Informasi apa yang harus Anda berikan agar para pembaca mendapatkan gambaran secara mendetail dan bisa berpartisipasi dengan baik dalam proyek. Aspek teknis apa yang ingin mereka ketahui? Apakah mereka bisa memahami istilah-istilah teknis?
3
Tentukan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pembaca. Laporan progres bukan sekadar dokumen tertulis yang disusun untuk diberikan kepada atasan atau pembimbing. Sesuai kebutuhan, ada beberapa format laporan progres yang bisa Anda gunakan, misalnya:
- Laporan lisan yang disampaikan dalam rapat mingguan atau bulanan.
- Surel periodik kepada kolega.
- Memo formal atau informal kepada supervisor.
- Laporan resmi kepada klien atau pejabat pemerintah.
4

Bertanyalah kepada supervisor Anda. Mintalah petunjuk sejelas mungkin dari supervisor/atasan, kecuali jika Anda sudah pernah menulis laporan progres tertentu. Ada beberapa perusahaan yang menggunakan format khusus untuk penulisan laporan progres. Karena itu, pastikan Anda menyiapkan laporan sesuai ketentuan ini.
5
Pertimbangkan gaya bahasa dalam laporan Anda. Sebelum mulai menulis, tanyakan dahulu kepada supervisor atau atasan Anda apa yang ia butuhkan sebab ada laporan progres yang boleh menggunakan gaya bahasa informal. Malahan, laporan internal untuk kolega atau supervisor adakalanya tidak perlu terlalu formal.
- Akan tetapi, gunakan gaya bahasa formal saat menulis laporan progres yang ditujukan kepada klien, pejabat pemerintah, atau tim penguji tesis.
- Terlepas dari formalitas gaya bahasa, berusahalah menyajikan laporan dengan informasi yang jelas, terfokus, dan jujur.

Bagian 2
Menulis Laporan

1
Tentukan cara penyajian laporan. Ketika mulai menulis, pastikan Anda sudah menentukan gaya bahasa dan tujuan penulisan. Sekarang, tentukan cara terbaik untuk menyajikan informasi.^[1]
- Anda bisa menyajikan informasi secara berurutan membentuk daftar. Namun, laporan progres seperti ini terkesan kurang formal sehingga lebih cocok jika digunakan untuk menulis memo kepada supervisor atau surel kepada kolega.
- Sebaiknya tambahkan grafik atau tabel. Cara ini sangat tepat jika Anda ingin menulis laporan progres untuk menggalang dana atau menunjukkan mengapa Anda layak menerimanya.
2
Sampaikan informasi dalam beberapa bagian. Laporan progres dikatakan berhasil jika informasinya jelas. Gunakan format laporan yang menyajikan informasi dalam beberapa bagian dengan merangkai berbagai informasi yang relevan.
- Berikan judul untuk setiap bagian agar pembaca langsung memperoleh gambaran tentang isinya. Dengan demikian, para pembaca lebih cepat mendapatkan informasi yang mereka butuhkan berdasarkan judul bagian ini.
3
Tulislah judul laporan. Jika Anda menggunakan format makalah, judul laporan biasanya ada di paling depan. Pastikan dahulu bagaimana ketentuan perusahaan atau universitas agar Anda bisa menulis judul dengan benar.
- Selain mencantumkan subjek laporan, Anda juga harus mencantumkan tanggal penyerahan laporan, nama dan jabatan penerima laporan, nama dan jabatan penulis di bagian judul.
4
Susunlah kata pengantar. Kata pengantar biasanya ada di bawah judul atau di halaman terpisah. Selain memberikan gambaran singkat dan menyampaikan status proyek secara ringkas, kata pengantar juga menginformasikan pekerjaan yang sudah Anda lakukan dan target yang sudah Anda capai.
- Dalam kata pengantar, tulislah tujuan laporan, penjelasan tentang proyek, dan ingatkan juga bahwa laporan ini berisi informasi terbaru tentang progres penyelesaian proyek.
5
Siapkan isi laporan Anda. Isi laporan, baik yang ditulis dalam beberapa bagian atau beberapa subbagian, pada dasarnya menyajikan informasi yang lebih mendetail ketimbang kata pengantar. Isi laporan akan menjelaskan lagi informasi yang sudah Anda sampaikan dalam kata pengantar.
- Jelaskan secara mendetail tugas-tugas yang sudah Anda selesaikan sejak pelaporan terakhir dan yang sedang Anda lakukan saat ini.
- Bahaslah masalah yang Anda hadapi, isu yang harus diselesaikan, berikut solusi yang bisa mengatasai masalah dan isu tersebut.
- Ungkapkan juga perubahan yang terjadi dan apa sebabnya Anda melakukan perubahan.
- Sampaikan juga jika ada perubahan personil, kesulitan mendapatkan materi, biaya tidak terduga, keterlambatan, dan apakah ada masalah teknologi atau keamanan.
6
Informasikan proyek Anda berikutnya. Walaupun informasi ini masih merupakan kesatuan dengan isi laporan, pastikan pembaca tahu apa yang akan lakukan setelah proyek ini selesai. Jelaskan juga masalah yang bisa memengaruhi tenggat penyelesaian proyek, anggaran keuangan, atau struktur manajemen.
- Pastikan Anda memberi tahu apakah tenggat penyelesaian proyek ini harus disesuaikan lagi atau sama seperti rencana semula.
- Jangan menutup-nutupi jika memang ada masalah yang harus Anda sampaikan kepada pembaca, tetapi jangan menceritakan hal yang tidak perlu atau menjanjikan sesuatu yang tidak bisa Anda penuhi.
7

Tulis juga sudah berapa lama Anda bekerja. Informasikan berapa banyak waktu yang Anda dan tim (jika ada) alokasikan untuk mengerjakan proyek. Dengan demikian, Anda bisa menunjukkan kepada supervisor, klien, atau pejabat pemerintah bahwa Anda sudah bekerja keras.

Bagian 3
Menghindari Kesulitan yang Biasa Terjadi

1
Tulislah laporan sesuai topiknya. Semua akan baik-baik saja jika Anda menulis laporan sesuai kerangka yang sudah dijelaskan tadi. Jangan membahas hal-hal lain yang tidak ada hubungannya dengan proyek Anda, walaupun mungkin menyenangkan.^[2]
- Contoh: saat menulis laporan tentang proyek untuk mengaktifkan lagi organisasi nirlaba di bidang kesenian lokal, mungkin Anda ingin membahas tentang sulitnya menggalang dana untuk kegiatan kesenian, tetapi informasi ini tidak bisa menjelaskan progres proyek Anda.
2
Buatlah laporan yang mudah dipahami. Laporan progres bertujuan menjelaskan pencapaian yang sudah Anda raih tanpa membebani pembaca dengan kata-kata dan berbagai ide. Berfokuslah menjelaskan proyek selanjutnya, apa yang masih harus dikerjakan, dan perubahan apa yang harus dilakukan.
- Anda boleh membatasi panjangnya laporan agar sesuai dengan kebutuhan pembaca. Berusahalah menulis laporan sesingkat mungkin, asalkan informasinya lengkap dan bermanfaat.
3

Jangan membuat laporan yang membingungkan. Pastikan Anda menjelaskan progres yang sudah tercapai secara mendetail. Contoh: alih-alih mengatakan “Kita berhasil mencapai progres yang baik dengan mendapatkan dana untuk kegiatan seni”, coba katakan “setelah mendapatkan donasi Rp5.000.000 dari beberapa badan amal, kita hanya perlu mengumpulkan Rp2.000.000 lagi dari target Rp12.000.000”.
4

Hindari kata-kata yang bermakna ganda. Agar laporan Anda jelas dan singkat, jangan membebani pembaca dengan kata-kata yang terkesan berlebihan. Kata-kata seperti “malapetaka besar” atau “keberhasilan luar biasa” terasa sangat emosional dan ambigu jika digunakan dalam laporan kepada klien atau supervisor.
5

Cantumkan sumber informasi yang Anda kutip. Semua informasi, grafik, atau data yang Anda gunakan dari pihak lain harus dikutip dengan benar. Tambahkan juga informasi situs web sebagai sumber referensi untuk penyusunan laporan Anda.

Tips

Cobalah mencari tahu gaya yang disukai supervisor Anda. Mungkin ada format laporan tertentu yang ia sukai. Ada yang lebih suka membaca laporan yang disajikan poin per poin berbentuk daftar, sementara yang lainnya lebih suka informasi singkat. Namun, ada juga yang tidak peduli jumlah halamannya, yang penting laporannya sepanjang mungkin.
Buatlah ringkasan laporan progres secara mendetail, tetapi jangan terlalu berlebihan.

Peringatan

Agar bisa menyiapkan laporan progres dengan baik dan tepat waktu, akan sangat membantu jika Anda bisa membuat rekaman selama mengerjakan proyek agar lebih mudah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.

Cara Menulis Laporan Progres - 绮罗网