Comment devenir organisateur d'évènements
4 méthodes:Se former et acquérir de l’expérienceTrouver un emploiObtenir une qualificationDéfinissez votre marque
Vous voulez faire partie d’une industrie mondiale, pesant près de 350 milliards d’euros. Si vous avez un bon relationnel avec les gens, avez le souci du détail, êtes bon gestionnaire budgétaire et créatif, vous pouvez envisager une carrière d’organisateur d’événements. Lisez cet article pour savoir comment réussir à percer dans ce métier en plein boom.
Étapes
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Se former et acquérir de l’expérience
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1Obtenez un diplôme en hôtellerie. Une licence en tourisme/hôtellerie peut vous ouvrir les portes d’une carrière en organisation d’événements. Certains diplômes et formations proposent même une spécialisation en planification évènementielle. Donc, renseignez-vous bien sur les offres des différentes écoles.
- D’autres diplômes, par exemple en communication ou relations publiques, peuvent être de bons tremplins. De bonnes capacités en communication constituent un des meilleurs atouts d’un organisateur d’événements et donc une très bonne base de départ.
- Une licence dure en général quatre ans, mais il existe des formations plus courtes (deux ans) en accueil/hôtellerie, voyage et tourisme, organisation évènementielle qui peuvent s’avérer être de bons points de départ.
- Même si vous n’avez pas les bons diplômes, vous pouvez suivre un programme certifié en gestion et organisation d’événements pour vous reconvertir dans ce domaine. Certains de ces programmes permettent aux étudiants de se spécialiser dans un secteur, tel que par exemple l’organisation de mariages ou d’événement sportif ou de loisirs.
- Voici quelques exemples de cours que vous pourrez suivre durant votre formation : marketing d’événements spéciaux, exploitation des installations, relations avec les médias, méthodes de contrôle des coûts, coordination d’événements, gestion des risques, économie et éthique professionnelle.
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2Trouvez un mentor. Un mentor est une personne qui vous enseigne, vous encourage et vous conseille dans votre carrière. Le mentorat se développe souvent à partir d’une relation déjà en place ou établie avec une personne que vous admirez.
- Songez à ce que vous attendez d’un mentor. Avez-vous besoin de quelqu’un qui vous guide dans votre comportement professionnel ? Devez-vous travailler sur vos aptitudes managériales ? Cherchez-vous à améliorer vos talents en communication ? Demandez à vos connaissances de partager leur savoir avec vous. Ce ne sera pas nécessairement une personne dans votre domaine, l’important dans cette relation est que vous obteniez ce dont vous avez besoin.
- Vous pouvez être tenté d’aller vers des personnes brillantes et qui ont réussi, mais cela veut aussi dire qu’elles sont très occupées. Avant de demander à quelqu’un de vous accorder du temps, pensez d’abord à la façon dont vous pouvez l’aider en retour. Par exemple, donner un coup de main sur un projet, organiser son agenda, faire des courses. Offrez quelque chose qui a de la valeur de sorte d’obtenir de même en retour.
- Envisagez le mentorat entre pairs. Vous pouvez obtenir de l’aide et du soutien d’autres personnes ayant les mêmes objectifs que vous. Lancez un groupe de rencontres (style « Meetup ») ou créer un club sur votre campus où vous pourrez échanger avec des personnes sur la même longueur d’onde et partager des informations, expériences et anecdotes.
- Élargissez votre recherche. Les groupes d’anciens élèves, le réseautage et des réunions d’organismes professionnels sont de bons moyens pour rencontrer et mieux connaitre de potentiels mentors.
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3Exercez vos compétences. Vos meilleurs atouts résident dans les compétences que vous avez déjà acquises lorsque vous avez organisé des soirées et autres événements, dans votre vie personnelle. Proposez-vous pour planifier et organiser anniversaires, pendaisons de crémaillère, mariages et autres réunions en famille ou entre amis.
- Beaucoup d’associations ont des événements annuels - courses, marches, diners de charité – qui nécessite toute une organisation. Prenez contact avec ces organismes pour connaitre leurs besoins et offrez-leur vos services pour mener à bien un de leur projet évènementiel.
- Faites-vous un book documenté. Prenez des photos des lieux et de la décoration pour mettre plus tard votre book. Faites des copies des budgets et calendriers, menus et factures. Attachez-vous à tout ce qui montre le travail fait pour faire de l’événement un succès.
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4Récoltez les réactions et impressions. Après un événement, interrogez les participants pour connaitre leurs impressions en les soumettant à un questionnaire succinct.
- Le questionnaire doit faire partie de l’accord initial. Considérez le feedback de vos clients comme une contrepartie de votre travail et amenez-les à s’engager à répondre à quelques questions à la fin de l’événement. Leurs commentaires – positifs ou négatifs – peuvent être très importants pour votre apprentissage.
- Espionnez. Écoutez d’une oreille indiscrète ce que les participants à l’événement se disent entre eux. Notez ce que les gens semblent apprécier (« ce buffet est délicieux ». « Les fleurs sont superbes »), ainsi que ce qui leur déplait (« Pourquoi n’y a-t-il pas d’endroit pour les manteaux ? » « Nous avons dû nous garer si loin ! »).
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Trouver un emploi
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1Faites un book. Vous devez pouvoir montrer à de potentiels employeurs des exemples concrets de votre travail. Cela vous donne de la crédibilité et l’impression que vous êtes une personne expérimentée.
- Gardez des traces de tous les événements auxquels vous avez contribué : photographies, invitations et références professionnelles de clients et fournisseurs attestant de votre fiabilité et expertise. Rassemblez le tout dans un classeur ou un casier pour professionnels. Si possible, numérisez les documents pour pouvoir les envoyer par email à de futurs employeurs.
- Préparez un CV professionnel où vous indiquez votre expérience et votre formation. N’oubliez pas de mentionner les tâches bénévoles et les organisations professionnelles ou étudiantes dont vous faites partie.
- Faites une lettre de motivation, spécifique à chaque offre d’emploi. Rien de pire qu’une lettre standardisée et non adaptée. Personnalisez votre lettre pour montrer que vous comprenez les besoins de l’entreprise et que vous pouvez y répondre.
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2Lancer votre réseau. Informez toutes vos connaissances que vous cherchez un emploi et demandez-leur de passer le mot. On ne sait jamais qui une personne peut connaitre ou ce qu’elle sait d’une offre d’emploi.
- Ouvrez un compte LinkedIn. Ce réseau social sur internet vous permet de créer un compte où vous pouvez déposer votre CV, rejoindre des groupes professionnels et des réseaux de personnes dans votre secteur d’activité.
- Suivez la trace de vos camarades de classe. Si une personne d’une de vos promotions trouve un emploi, demandez-lui comment elle a fait et si d’autres postes sont disponibles dans sa nouvelle entreprise.
- Faites-vous des cartes de visite, que vous garderez toujours sur vous. Les cartes de visite sont relativement peu coûteuses et il est bon d’en avoir toujours sous la main, car vous ne savez jamais où et quand vous pouvez croiser quelqu’un qui peut vous aider dans votre recherche d’emploi.
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3Faites vos recherches sur internet. De nos jours, la recherche d’emploi se fait essentiellement en ligne, il est donc indispensable que vous cherchiez sur les sites d’emplois populaires. Par ailleurs, certains organismes professionnels ou sites spécialisés publient des offres d’emploi dans le domaine de la gestion évènementielle, ce qui vous permet de cibler votre recherche d’emplois.
- Monster.com, HotJobs.com et CareerBuilder.com sont les sites les plus connus et visités pour trouver un emploi ; affiner votre recherche en utilisant des mots clés tels que « organisateur d’événements », « gestion d’évènementiel », « organisateur de mariages », « coordinateur d’événements » ou « accueil et hôtellerie ».
- Le site internet de l’organisation américaine « Meeting Professionals International » a une section Carrières où vous pouvez rechercher un emploi (careers.mpiweb.org). Regardez aussi d’autres sites, selon votre région géographique, spécialisés dans le domaine de l’évènementiel.
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4Battez le pavé. Recherchez les entreprises d’évènementiel dans votre région et démarchez-les pour déposer votre CV. Parfois une approche personnelle – en particulier dans ce secteur orienté relationnel – peut faire une différence.
- Soignez au mieux votre apparence et soyez professionnel. Assurez-vous de connaitre le nom du ou de la responsable afin de demander un rendez-vous rapide avec lui ou elle. Si ce n’est pas possible à ce moment-là, laissez poliment votre CV et votre lettre de motivation à l’accueil et planifiez un appel de relance dans les jours suivants.
- Ayez votre portfolio avec vous au cas où vous décrocheriez un rendez-vous avec une personne qui pourrait vous engager.
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5Envisagez de travailler en freelance ou de créer votre propre entreprise. Cela peut-être l’étape après avoir passé quelques années a travailler dans le domaine ou bien vous savez d’ores et déjà si vous préférez travailler à votre compte.
- Informez-vous sur la concurrence. Regardez quelles sont les entreprises d’évènementiel déjà présentes dans votre région et quelles sont leurs spécialités. Si vous êtes en mesure de vous démarquer, cela peut être un avantage de vous installer et de gagner des clients.
- Discutez avec les freelances et les entrepreneurs. Il n’est pas nécessaire de tout apprendre à la dure. Puisez dans l’expérience d’autrui pour vous aider à éviter les pièges qui peuvent survenir lorsqu’on travaille à son compte.
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6Persévérez. Trouver un emploi, quel qu’en soit le domaine, est quelque chose de difficile. La persévérance paye, alors restez positif et continuez.
- Former un groupe de soutien avec des amis qui sont aussi en recherche d’emploi. S’entourer de personnes qui sont dans la même situation que vous peut atténuer vos sentiments de solitude et de découragement.
- Fêtez les petites victoires. Un entretien, une requête, un rappel – tous sont des choses positives. Même si elles n’ont pas encore abouti à un emploi, cela signifie que vous êtes sur la bonne voie et que votre profil intéresse, c’est-à-dire ce que vous êtes et ce que vous avez à offrir.
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Obtenir une qualification
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1Postulez pour une certification en organisation évènementielle auprès d’organismes de renom. Il n’est pas obligatoire d’avoir un diplôme pour travailler en tant qu’organisateur d’événements. Mais avoir ce titre peut vous ouvrir des portes et vous met en relation avec des professionnels renommés dans le secteur.
- Une certification est un titre professionnel délivré par un organisme commercial et ne peut être obtenue qu’après avoir acquis une certaine expérience professionnelle et avoir réussi les tests de l’organisme.[1]
- Les certifications les plus reconnues sont celles délivrées par l’Association Française des Organisateurs d’événements (AFO).[2]
- Chaque programme requiert des niveaux d’expériences différents, il vous faudra donc contacter l’organisme pour savoir si vous remplissez toutes les conditions.
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2Envisagez de devenir membre d’une organisation commerciale pertinente ; l’avantage de faire partie d’organisations est que vous rencontrerez beaucoup de contacts et aurez des opportunités de travail, grâce à un réseau et à des ressources seulement accessibles aux membres.
- Si vous prévoyez de vous spécialiser, recherchez les organisations qui mettent l’accent sur votre domaine d’expertise, par exemple en matière d’organisations de mariages.
- Si vous suivez ou avez suivi des cours en organisation évènementielle reconnus, demandez une éventuelle réduction sur les frais d’adhésion. Une première adhésion peut en effet être coûteuse.
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Définissez votre marque
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1Décidez quelle va être votre image de marque. Il s’agit de définir la façon dont vous voulez qu’on vous percevoir dans le milieu professionnel. Votre marque intègre ce que vous faites le mieux et qui vous êtes.
- Dressez la liste des mots qui vous décrivent : votre personnalité, votre vision, votre expertise. Servez-vous-en de base pour créer votre marketing et votre publicité.
- Soyez visible sur internet. Les gens font des recherches sur le net recherche par type de services, donc assurez-vous que votre présence en ligne est visible d’une manière professionnelle et utile.
- Créez une page Facebook dédiée à votre entreprise. Publiez une photo professionnelle de vous et postez régulièrement des informations sur les projets sur lesquels vous travaillez. Mettez aussi des photos de vos événements (assurez-vous d’abord d’avoir la permission des clients ou invités qui apparaissent sur les photos).
- Créez un blog. Un blog peut vous aider à vous établir en tant qu’expert dans votre domaine. Publiez de petits guides pratiques pour aider les lecteurs, parler des événements sur lesquels vous travaillez, des modes et tendances et les nouvelles dans le métier.
- Ouvrez un compte Twitter. Entamez des discussions, exprimez votre opinion d’expert, faites des prédictions sur les tendances de la saison. Rendez-le intéressant et enjoué.
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2Faites du réseautage. Si vous voulez que les gens sachent qui vous êtes et ce que vous faites, vous devez utiliser les réseaux. Adhérez à des organisations professionnelles, assistez à des salons et participez à des séminaires en formation continue. Ce sont tous d’excellents moyens pour établir des contacts et vous faire connaitre.
- Envisagez de vous allier avec d’autres professionnels spécialisés dans des domaines connexes. Vous avez rencontré un fleuriste génial ? Vous avez fait la connaissance d’un photographe hors pair ? Alors, faites-leur connaitre vos activités et restez en contact - il se pourrait qu’ils aient du travail pour vous et vice versa.
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3Soyez à l’affût de nouvelles idées. Certaines bases de l’organisation d’événements ne changent jamais – vous devez être très bon en communication, un planificateur budgétaire expérimenté et ayant le souci du détail. Mais les styles changent et vous devez suivre de près les tendances afin de garder vos projets au goût du jour.
- Tenez-vous au courant des actualités. Lisez des revues spécialisées pour connaitre les modes et tendances. Suivez des nouveaux cours ou participez à des ateliers pour rafraîchir vos compétences.
- Suivez la mode. Feuilletez des magazines de mode, de décoration et sur la restauration pour connaitre la tendance. Regardez sur le site Pinterest ce qui est populaire. Rester informé vous aidera à éviter de faire des événements ou activités totalement dépassés.
Conseils
- Faites-vous aider au moment de choisir la bonne formation en organisation d’événements. Demandez conseil auprès d’organismes agréés tels que le « Meeting Professionals International » avant de vous inscrire à un quelconque programme. Ils pourront vous dire si ce programme offre la formation dont vous avez besoin pour devenir diplômé.
- Être bilingue peut être très utile, par exemple parler espagnol et anglais. Si vous êtes dans l’organisation d’événements diplomatiques, maîtriser encore plus de langues est un énorme avantage.
- Avoir de l’expérience en restauration est très utile et tout à fait transférable à l’organisation d’événements.
- Aux États-Unis, le Bureau des Statistiques de l’Emploi (BSE) a estimé que les organisateurs diplômés ou certifiés auront plus de chances que ceux sans accréditations professionnelles.[3] Le BSE a établi que le salaire annuel médian des organisateurs en évènementiel en 2008 était de 44 260 $ (soit environ 32 000 €), pour ceux payés le plus et vivant dans des régions à fortes concentrations d’entreprises et organisations gouvernementales, telles que New York, le District de Columbia et le Maryland.
Avertissements
- Méfiez-vous des diplômes et certificats en ligne. Certains ne sont très probablement rien d’autre qu’une arnaque : les cours seront légers et le diplôme obtenu ne sera qu’une récompense non reconnue dans le milieu. Avant de vous inscrire, renseignez-vous et vérifiez l’authenticité et la réputation du programme d’études en ligne.
- Il ne s’agit pas d’un travail aux horaires de bureau. Vous devez être très flexible, disponible en semaine, en soirées et pendant les weekends. Cela peut s’avérer difficile si vous avez de jeunes enfants ou n’aimez pas veiller tard.
- Prenez l’habitude d’avoir des plans de secours. Avoir des plans B et C vous permettra d’éviter beaucoup d’embarras et de frustration si les choses ne se passent pas comme prévu. Comme on dit, mieux vaut prévenir, que guérir.
Eléments nécessaires
- La formation et les diplômes appropriés
- Des fonds propres si vous créez votre entreprise d’évènementiel
Sources et citations
- http://education-portal.com/articles/Event_Planning_Requirements_to_Be_an_Event_Planner.html
- http://thinktraffic.net/how-to-find-a-mentor
- http://www.aicpa.org/interestareas/youngcpanetwork/resources/career/pages/fivetipstobrandingyourself.aspx
- http://www.entrepreneur.com/startingabusiness/businessideas/startupkits/article37892.html#ixzz0Lvuy0DOw
- http://education-portal.com/event_planner_certification.html
- http://www.apparelsearch.com/Employment/Guides/event_planner_organizer_learn_how.htm
- http://www.careers-in-event-planning.com/event-planning-courses.html
- http://www.mpiweb.org/Education/UniversitiesAndColleges.aspx
- http://www.ises.com/ProfessionalDevelopment/tabid/78/Default.aspx
- http://www.conventionindustry.org/cmp/candidates.htm
- http://www.sgmp.org/CGMPImportantNotices.asp
- ↑ Indeed, Becoming certified, http://www.indeed.com/forum/job/event-planner/Becoming-Certified/t28355
- ↑ Indeed, Becoming certified, http://www.indeed.com/forum/job/event-planner/Becoming-Certified/t28355
- ↑ Bureau of Labor Statistics, http://www.bls.gov
