Cómo delegar: 14 pasos (con fotos) - 绮罗网

Deja tu ego a un lado. Un gran obstáculo mental para delegar es que "si quieres que algo quede bien hecho, hazlo tú mismo". No eres la única persona en el mundo que puede hacerlo bien. Es posible que seas la única persona que puede hacerlo bien en este momento, pero si te tomas el tiempo para entrenar a alguien, probablemente podrá hacerlo bien también. Quién sabe; incluso podría hacerlo más rápido o mejor que tú (¡sorpresa!) y eso es algo que no solo tienes que aceptar, sino promover.

• Piensa de manera lógica y realista. ¿Puedes hacer este trabajo por ti mismo? ¿Tendrás que trabajar como loco para equilibrar este trabajo y tus responsabilidades normales? De ser así, probablemente deberías prepararte para delegar una parte de tu trabajo. No te sientas avergonzado o incompetente porque necesites ayuda con algo. En realidad estás siendo un trabajador más eficaz por conseguir ayuda cuando la necesitas.

Deja de esperar que la gente se ofrezca voluntariamente. Si eres reacio a delegar el trabajo, puedes tener un caso menor de síndrome de mártir. Probablemente, te sientes abrumado y con frecuencia te preguntas por qué la gente nunca se ofrece a ayudarte. Sé honesto contigo mismo: cuando te ofrecen su ayuda, ¿los rechazas solo por cortesía? ¿En silencio te preguntas por qué no insisten? ¿Crees que, si se invirtieran los papeles, probablemente les ayudarías en un santiamén? Si tu respuesta es "sí", tienes que esforzarte para tomar el control de tu situación. Pide la ayuda que necesites; no esperes a que llegue a ti, porque podría ser que no llegue.

• Muchas personas no se dan cuenta de lo que otras están pasando y no hay mucho que puedas hacer para cambiarlas. Deja de lado cualquier frustración que puedas tener por las personas que no ofrecen ayuda; recuerda que a la larga, es tu trabajo comunicar tus necesidades.

No veas negativamente las solicitudes de ayuda. Muchas personas se sienten incómodas al pedir ayuda. Podrías sentirte culpable, como si estuvieras cargando a los demás, o vergonzoso porque piensas (por alguna razón) que se supone que deberías manejar todo por tu cuenta. Es posible que simplemente te sientas orgulloso de tu lucha y la veas como una prueba de que eres un ser humano noble (otra manifestación del síndrome de mártir). Si consideras que pedir ayuda es una forma de debilidad, tienes que superarlo de inmediato. En realidad es al revés: tratar de hacer todo tú mismo es un signo de debilidad, en el sentido de que demuestra que no tienes una visión realista de tus capacidades.

Aprende a confiar en los demás. Si tienes miedo de delegar porque no crees que nadie pueda hacer el trabajo tan bien como tú, recuerda dos cosas: primero, casi cualquiera puede ser bueno en algo con suficiente práctica y segundo, es probable que no seas tan talentoso para todo como crees que eres. Al delegar el trabajo, no solo liberas tiempo para ti mismo, sino también le das a tu ayudante la oportunidad de practicar una nueva habilidad o enfrentarse a un nuevo tipo de encargo. Ten paciencia. Con el tiempo suficiente, probablemente tu ayudante podrá hacer el trabajo delegado casi tan bien como tú. A menos que el trabajo que planeas delegar sea muy importante, está bien que tu ayudante aprenda a hacerlo bien con el tiempo. Si el trabajo es muy importante, ¡piénsalo dos veces antes de delegarlo!

• Aunque seas el mejor para hacer el trabajo que planeas delegar, debes darte cuenta de que delegar el trabajo te permite hacer otras cosas con tu tiempo. Si eres el mejor en la oficina para la tarea relativamente monótona de ensamblar unidades de disco duro, pero tienes una presentación importante para la cual necesitas prepararte, está bien que le delegues la tarea a un practicante. Es mucho mejor que les des prioridad a las tareas difíciles y complejas; no te sientas mal por delegar las tareas simples y repetitivas cuando tengas cosas más importantes que hacer.

Empieza bien. El primer paso es el más difícil, pero es el más importante. Tienes que dar el paso y pedirle a alguien que te ayude (o si eres el jefe, decirle a alguien que te ayude). No te sientas mal por esto; siempre y cuando seas cortés, amable y gentil, no eres grosero simplemente por pedirle (o decirle) a alguien que te ayude. Trata de ser amable y considerado, manteniendo al mismo tiempo la seriedad de tu solicitud.

• Si no estás seguro de la forma específica en que debes pedirle a alguien que haga un trabajo por ti, trata de hacerlo de forma corta y dulce. Dile algo como: "Oye, ¿puedo hablar contigo un minuto? Me preguntaba si podrías ayudarme a ensamblar esa gran pila de discos duros que recién recibimos. Yo no puedo hacerlo porque estaré fuera de la oficina hoy. ¿Me puedes ayudar?". No presiones a tu ayudante, pero asegúrate de que sepa que necesitas su ayuda.
• Pide y (probablemente) recibirás. No tengas miedo de delegar porque crees que podrías parecer grosero o imponente. Míralo de esta forma: ¿Cómo te sientes cuando la gente te pide que hagas algo? ¿Te sientes herido y ofendido? ¿O (por lo general) te sientes perfectamente dispuesto a ayudar? ¡Probablemente sea esto último!

No tomes los rechazos de forma personal. A veces, las personas no podrán ayudarte, lo cual es triste, pero es así. Esto puede ser por muchas razones; la más común es que la persona esté muy ocupada con su propio trabajo. No tomes esto demasiado personal. El hecho de que alguien no pueda (o no quiera) hacer algo por ti en este momento no significa que te odie. Por lo general, simplemente significa que está ocupado o tiene pereza, pero nada más.

• Si se rehúsa, considera las opciones que tienes. Por lo general, puedes insistir cortés pero firmemente en que de verdad necesitas que esta persona te ayude (lo cual funcionará especialmente si eres el jefe o alguien con autoridad), puedes intentar pedirle ayuda a alguien más o puedes hacer el trabajo tú mismo. Si en verdad necesitas ayuda, ¡no tengas miedo de probar las opciones uno y dos!

Delega el objetivo, no el procedimiento. Esta es la clave para no convertirte en una pesadilla de jefe. Establece normas claras sobre el tipo de resultados que esperas y muéstrale a la persona como lo haces, pero dile que puede hacerlo como quiera, siempre y cuando lo haga bien y lo termine a tiempo. Dale el tiempo suficiente no solo para aprender, sino también para experimentar e innovar. No entrenes a la persona como si fuera un robot; entrénala como un ser humano, alguien que puede hacer adaptaciones y mejoras.

• Esto también es algo inteligente, ya que te ahorra tiempo y nerviosismo. Lo que tratas de hacer es usar el tiempo que ahora tienes disponible para hacer algo más importante, no para preocuparte constantemente por la forma en que esté progresando tu ayudante. Recuerda que delegaste este trabajo para estar menos estresado, no más.

Prepárate para entrenar a tu ayudante. Casi siempre debes apartar un poco de tiempo para enseñarle a tu ayudante a hacer la tarea que le has delegado, aunque sea bastante simple. Recuerda que los procesos que parecen sencillos y simples para ti podrían no ser tan fáciles para alguien que nunca ha lidiado con ellos antes. Prepárate no solo para orientar a tu ayudante en el trabajo que le delegaste, sino también para responder pacientemente a las preguntas que probablemente te hará.

• Considera que el tiempo que dediques para entrenar a un ayudante será una buena inversión a largo plazo. Al dedicar un poco de tiempo para enseñarle a tu ayudante a hacer una tarea de forma correcta, te ahorrarás tiempo en el futuro, que de otra forma podrías haber pasado corrigiendo sus errores.

Asigna los recursos necesarios para completar la tarea. Es posible que tengas disponibles los recursos necesarios para completar la tarea, pero la persona a quien se la delegaste podría no tener acceso a ellos. Algunas cosas como la información protegida con una contraseña, el equipo especializado y ciertas herramientas pueden ser de vital importancia para la realización de esta tarea, así que asegúrate de que tu ayudante tenga lo que necesita para tener éxito.

Entiende que tu ayudante solo puede hacer una cosa a la vez. Cuando te ayude, no cumplirá con sus responsabilidades normales. No olvides que, al igual que tú, tu ayudante probablemente tiene una agenda muy apretada. Pregúntate: ¿qué trabajo tendrá que dejar a un lado o delegar para poder completar tu tarea? Asegúrate de saber la respuesta a esta pregunta cuando le delegues una tarea a alguien.

Sé paciente. La persona a quien le delegues cometerá errores mientras esté aprendiendo a hacer una nueva tarea. Es parte del proceso de aprendizaje. Ten un plan para abordarlo. No delegues una tarea asumiendo que la persona la ejecutará a la perfección hasta que tenga una trayectoria comprobada. Si un proyecto no resulta de la forma en que querías porque tu socio no pudo hacer perfectamente una tarea completamente nueva que le delegaste, es tu culpa, no la suya. Sé un recurso para tu ayudante y el trabajo delegado podrá ser una experiencia de aprendizaje para él, en lugar de algo temible.

• Cuando entrenas a alguien para hacer algo, estás haciendo una inversión. Al principio, tendrás que invertir tiempo, pero a largo plazo, aumentará la productividad a pasos agigantados, porque habrás abordado el asunto con una actitud positiva y realista.

Prepárate para las posibles dificultades. Debes poner en práctica los planes de respaldo y estar listo para involucrarte de prisa si las cosas van mal. Debes saber qué pasará si no se cumple con un punto de referencia o con una fecha límite. Los obstáculos y los retos inesperados surgen todo el tiempo, sin importar si estás en el trabajo o en casa; incluso la tecnología falla a veces. Haz que tu delegado confíe en el hecho de que, si surge algo, lo entenderás y lo ayudarás a cumplir con el plazo, no simplemente lo usarás como chivo expiatorio cuando surja el primer problema.

• Hacerlo también es inteligente en un sentido egoísta: si tu delegado teme que lo culpes, pasará más tiempo cubriéndose las espaldas que completando la tarea.

Reconoce a tu ayudante cuando sea necesario. Delegar tareas a otra persona es necesario si vas a asumir más responsabilidades. Sin embargo, es contraproducente dejar que tu ayudante trabaje duro en una tarea y luego llevarte todo el crédito. Reconoce y elogia los esfuerzos que hagan los demás en tu nombre.

• Asegúrate de que cada vez que te elogien por un trabajo en el cual recibiste ayuda, menciones el nombre de tu ayudante.