如何成为一个优秀的接待员
2 方法:掌握正确的技能更好地展现自己
每个面向公众的公司无论如何都会需要一张直接展示给公众的面庞。虽然良好的电话及电子邮件沟通对于接待员十分重要，但是接待员和客户服务代表的明显区分，就是要进行面对面的沟通。通常情况下，当一个人（供应商、申请人、社区成员）进入你的工作场所时，他们看到的第一个人就是接待员，然而第一印象总是很重要的。
步骤
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掌握正确的技能
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1有一流的组织能力。接待员是代表公司脸面的人——他们是与客户最先打交道的人，也是公司同事询问信息及日程安排的人。 除了接听电话，接待访客，他们还经常与客户打交道，组织活动，安排会议等所有这些职责，接待员真的需要在同一时间处理多个事务。如果一个人不能同时接管多个事务并以有序的方式处理它们，那么他将无法长期胜任接待员这一工作。[1]
- 保持组织能力的最好方式是建立一个最适合您的档案系统。重要的是要知道什么样的文件和信息是你的老板、同事或者客户可能需要的。把所有这些信息放在在不同的文件夹中——在你的电脑桌面上或拷贝在硬盘里。用最适合你的方式来组织档案系统——如果会需要像霓虹灯似的电子便签，就这样吧。
- 组织能力也意味着自我激励——你不需要任何人来告诉你如何做事，或者记录你的工作。如果你具备组织能力，你会知道每一天需要完成什么样的任务，哪些是优先级的任务。
- 对各种电话号码得心应手（越多越好）。即同事、雇主、承包商、供应商、紧急联络电话号码等，你会在某一个时间点需要它们的。把电话号码有条理地存储在名片盒或合适的电脑程序里。
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2有一些技术知识作为资本。接待员首先需要掌握的技术是关于电话——所有的电话按键和附属的分线。计算机技能也是必须的——大多数接待员都需要知道如何使用电子邮件，以及熟练掌握文字信息处理。学会如何创建电子表格，或是如何使用任一行业特定的软件，都会对你很有帮助。[2]
- 请记住，如果复印机，扫描仪或打印机在你的办公桌附近，你是最有可能经常要使用它们的人（以及当同事使用时遇到问题，你要帮助解决故障）。一旦你知道办公室使用的机器类型，马上去了解其主要功能和解决常见问题的方法。
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3要可靠。接待员被认作应该是随时在办公桌工作的人——如果没有人接听电话，或是有很多排着队的客人，会反映出这不是一个好公司。让靠谱成为你的第一要素——如果你的老板知道你很靠谱，随时处于工作状态，那么你就成为了公司里不可缺少的人。[3] ]
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4具备良好的倾听技巧。作为接待员的很大部分是做一个倾听者——无论是在电话中一个客户询问的问题，还是各种需要转达给你的信息。学会良好的倾听能够让你更高效——当你能够在第一时间理解这个人询问的问题，你就能更快地解决它，然后更迅速地建立起客户和其所需人员之间的联系。
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5随时作笔记。，如果老板让你做一些事情，记录下具体细节。如果客户打来电话，确保写下他们的信息（姓名，联系方式，他们想要什么，等等）。记笔记是保持井井有条的一个好方法，同时它能提醒你工作中任何要做的小事。把你的笔记都写在一个记事本里，随时携带它。 你会惊奇地发现它们是多么有用，尤其是当你试图回忆起5小时前打来电话的人需要什么的时候。
- 确保记录下信息的细节，检查一遍你写下的东西。最重要的是，记录信息时，在你挂断之前重复一遍你所听到的留言和联系资料，保证您将传达给别人的信息正确无误。
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6礼貌地接听电话，使用标准的问候语，如“早安，感谢您致电我们的公司，我的名字是___，有什么需要我为您服务的？”确保在电话铃响的第一声或第二声接起，搁置超过一分钟是不适当的（因为电话等待时间可能比你想象的更长）。
- 仔细听来电者想找的人的名字。如果有必要，请他重复一遍，因为手机经常导致声音失真。把来电者想找的人的名字直接写下来。
- 礼貌地转接电话，使用标准礼貌用语，如“王先生请稍等。” 或者，如果这个人在通话中，那就说“我很抱歉，王先生正在通话中。你能暂时等一等或者给他的语音信箱留言吗？” 礼貌地感谢他们，并相应地进行电话转接。
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7用接待其他访客一样的专业精神和礼貌，迎接好快递人员。您可能会被要求签署交付。确保你的签名是清晰可辨的。送货人员可能需要知道放置包裹的地方。确保您联系了相关事宜的员工。
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8礼貌并高效地接待来访你公司的顾客。在来访者说明他们是谁和他们来找谁之后，联系那个人，让他知道有人在等他。标准的礼貌用语是“王先生，XYZ公司的李先生来了，他和您有两点钟的预约。”要说明来访者姓氏或名字，以及他们所属组织的名称。询问他们是否有与王先生的预约是很重要的。王先生会给你指示在哪里见访客和需要等待多久。 然后，你可以告诉顾客“王先生马上就来见您。” 或“王先生说，他就要结束会议了并在5分钟内来见您，您可以先坐下等等，谢谢。”
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更好地展现自己
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1有一个积极的态度。如上所述，接待员是公司的脸面——他们是最先与客户打交道的人，也是要为那些不能实地来公司的顾客解答问题的人。没有人愿意面对着臭脸和坏脾气。始终保持笑容和开朗、乐观的个性是第一要务。记得抱有耐心对于具有挑战性的客户，即使他们已经碰触到你最后一根忍耐神经。[4]
- 即使你遇到了一个具有挑战性的客户，也要提醒自己，你是一个强大的、快乐的人。告诉自己，他们的行为是出于无奈，只要你尽自己最大努力去接纳他们，你就不会是过失方。与其情绪失控，看起来像一个坏脾气的、吝啬的人，保持清晰的头脑是更正确的做法。
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2随时准备好问候。以一种友好的方式来迎接你的客户永远是非常重要的。即使你会继续做在他们来之前所进行的工作，和他们打声招呼也是非常必要的，因为这表示你理会了他们，将马上提供帮助。
- 使用这样一些问候语，“您好！ 欢迎到（公司名称）“或”早上好！您先坐一会，我马上就来！“
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3彬彬有礼。尊重他人。把你接待的每个人都当作是那一天走进办公室里最重要的人。这是你的工作本分——没有人关心你今天上午遭遇了怎样的交通堵塞，你把自己最新的品牌包包毁掉了，或者你弄丢了最喜欢的CD。把私人事务留在家里。（即使你并不尊重他们的消息或他们的表达方式，也要掩饰一下。）整体而言，要确保别人感觉放松，并且乐意与你交谈。
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4打扮自己，能加印象分，你在代表你的公司，因此，你应该为此打扮自己。花钱买一些商务休闲衣服。另外，如果你是一些特定行业（如服装店）的接待员，你可以考虑购买一些自己公司的服装，作为打扮的着装。倾向于保守的款式，除非你工作的地方是时尚、潮流，或其他走在最前沿的圈子。
- 请检查您的企业是否有特定的着装。如果你穿着休闲服饰，你可能会被扣奖金。记住，你永远不应该打扮太随便（卫衣在工作场所是被禁止的）。
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5保持外观整洁。不要睡眼朦胧地从被窝里爬出来就去上班了，连头发都不梳一下。洗脸，化个妆或刮下胡子，对于你的外表做一点努力吧。
- 因为您需要问候客户，并与同事工作一整天，所以强烈建议你好好刷牙，并喷一些除臭剂。 一个散发清新味道的接待员是会讨人喜欢的。
小提示
- 将私人事务和工作分开——这包括手机电话和电子邮件。 IT部门可以保持电脑屏幕处于活动状态。
- 知道谁给你发工资，在任何时候都要尊重他们。
- 认真对待经理，看看你能否在空闲时间，帮助他们完成更多的任务。
- 在复写本里记录下信息，并把复制的一份给需要这个信息的人员。或使用日记，这会比较容易重新查阅，尤其是要回想某个姓名或号码的时候。
- 通常处理邮件会是接待工作的一部分，在你上任的第一天先弄明白邮件要送往那里、谁拿了邮件以及什么时候拿的。
- 当你去卫生间、开会、度假、午餐的时候，找个人替你在前台待着，这样就能避免当你回到办公桌时有个怒气冲冲的人在等你。
- 询问同事他们是否需要任何帮助。通过帮助去结交朋友，而不要总是抱怨去树敌。
- 永远要乐于学习新事物，或做一件平凡的任务。多才多艺要靠时间积累。
警告
- 不要说“我不要做这个做那个”。 估计还没等你做到最后一件事的时候，你就先被炒鱿鱼了。
- 不要“假装”很友好。人们会看穿你的伪装。相反地，你要做到真正有兴趣、有礼貌、尊重别人。如果你不能做到这一点——不要当一名接待员。你会搞垮你公司的声誉。找一份案头工作，在那里你可以逃离公众视线。
- 永远不要和来电者或来访者争吵起来。把他们安排到上司那里就好了。
来源和引文
- ↑ http://www.maca.gov.nt.ca/school/tools/JD_docs/Receptionist%20JD.pdf
- ↑ http://work.chron.com/good-qualities-receptionist-9637.html
- ↑ http://work.chron.com/good-qualities-receptionist-9637.html
- ↑ http://www.smarteradmins.com.au/7-tips-to-being-a-great-receptionist-while-getting-your-tasks-done
