Como Enviar um Arquivo Digitalizado por E mail: 13 Passos

Instale seu scanner. Para escanear seu documento, é necessário instalar um scanner. Sua impressora pode ter um scanner embutido. É possível instalar um scanner diretamente ao seu computador ou configurá-lo na rede.

• Geralmente, é possível conectar seu scanner ao computador e o processo de configuração será, em sua maior parte, automático.

Instale o software de escaneamento. A maioria dos scanners ou multifuncionais (impressora/scanner) vêm com softwares que permitem que você escaneie documentos. Se não possuir o disco que acompanhou o scanner, pesquise, no Google, por "suporte (modelo do scanner)" e baixe o software direto do fabricante.

Baixe drivers (se necessários). Computadores mais antigos podem ter dificuldade em reconhecer o scanner, especialmente se ele for muito mais novo que o PC. Se não possuir o disco para o escaneador, talvez seja necessário baixar os drivers para seu scanner no site de suporte do fabricante.

Coloque seu documento no scanner. Alguns scanners possuem uma área plana, que escaneia uma única página, enquanto outros scanners podem ter um local onde o documento é colocado, permitindo que você escaneie mais que uma página. Use o método que mais atender suas necessidades e as capacidades do scanner.

Escaneie seus documentos no formato PDF. Este é o formato que é universalmente mais aceito em relação aos documentos escaneados, pois são fáceis de serem lidos e podem ser editados com programas que gerenciam PDF. O processo neste passo irá variar dependendo do seu scanner. Por exemplo, em alguns scanners, será necessário selecionar "PDF" como tipo de documento, utilizando o menu embutido do scanner, enquanto outros modelos permitirão que você selecione o formato utilizando o programa de escaneamento que você instalou.

Comece a escanear. Se tudo foi instalado corretamente, basta pressionar o botão "Escanear", no scanner, ou clicar em "Scan" (Escanear) no programa para iniciar o processo.

Junte diversos arquivos PDF (opcional). Se for necessário escanear diversas páginas individualmente, pode ser que você tenha um arquivo PDF separado para cada página. Juntar estes arquivos facilita seu trabalho de enviar o documento, e também facilita a leitura.

Renomeie o arquivo escaneado. A maioria dos scanners dão ao arquivo o nome contendo a data e a hora do escaneamento. Isto pode ser útil para organizar os documentos escaneados recentemente, mas provavelmente não terá nenhuma influência para a pessoa que irá receber. Clique com o botão direito no PDF escaneado e selecione "Renomear". Dê ao arquivo um nome descritivo, para que o recipiente saiba qual é este documento.

Verifique se o documento PDF é menor que 20 MB. Este é geralmente o tamanho limite da maioria dos serviços de e-mail, portanto, certifique-se de que seu arquivo PDF é menor do que este tamanho. Clique com o botão direito no arquivo e selecione "Propriedades" para obter mais detalhes sobre o tamanho.

• Se o seu arquivo PDF for maior que 20 MB, é necessário compactá-lo ou dividi-lo, enviando-o em diversos e-mails.

Abra seu programa de e-mail ou site. Praticamente todos os provedores de e-mail permitirão que você anexe arquivos de até 20 MB. É possível fazer isto pelo site do seu provedor, através de um cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird, etc.).

Redija sua mensagem. Escreva a mensagem ao destinatário de forma normal. Não esqueça de indicar que você incluirá um arquivo PDF em anexo. Isto ajudará que os destinatários saibam que você adicionou o arquivo e que ele é seguro.

Clique no botão "Anexar". Geralmente, ele é representado por um clipe de papel. Ao clicar neste botão, uma janela será aberta, permitindo que você navegue pelo seu computador e encontre o arquivo que você deseja anexar ao e-mail.

• Muitos serviços de e-mail permitem que você arraste e solte os anexos no e-mail ao invés de precisar pesquisar e encontrá-los.