Como Delegar: 14 Passos (com Imagens) - 绮罗网

Deixe seu ego de lado. Uma grande obstáculo mental à delegação é: "Se quer algo bem feito, faça você mesmo". Você não é a única pessoa no mundo capaz de acertar. Você "pode ser" a única pessoa que consegue neste exato momento, mas se gastar tempo treinando alguém, eles provavelmente conseguirão acertar também. Quem sabe, eles podem até fazer mais rápido ou melhor que você, e isso é algo que precisa não só aceitar, mas incentivar.

• Pense de forma lógica e realista - você consegue fazer isso sozinho? Terá que trabalhar à exaustão para balancear esta tarefa e suas responsabilidades normais? Se for o caso, provavelmente deve se preparar para delegar uma parte. Não sinta vergonha, ou falta de competência porque precisa de ajuda com alguma coisa - está atualmente sendo "mais" eficiente procurando ajuda quando precisa.

Pare de esperar que as pessoas se ofereçam. Se estiver relutante em delegar trabalho, pode ter um pequeno caso de "síndrome do mártir" - provavelmente está sobrecarregado, e se pergunta por que as pessoas nunca oferecem ajuda. Seja honesto com vocie mesmo - quando eles fazem, você rejeita, só para ser educado? Fica silenciosamente pensando por que eles não "insistem"? Sente que, se estivesse no lugar delas, provavelmente ajudaria? Se respondeu "sim", precisa trabalhar em "tomar o controle" de sua situação. Consiga a ajuda que precisa - não espere que eles venham até você, pois isso pode não acontecer.

• Muitas pessoas não prestam atenção nos outros, e não há muito o que possa fazer para mudá-las. Liberte-se de qualquer frustração que pode ter com a falta de iniciativa delas; lembre-se que, no fim das contas, é sua obrigação pedir ajuda quando precisa.

Não veja pedidos de ajuda negativamente. Muitas pessoas se sentem desconfortáveis em fazê-lo. Pode se sentir culpado, como se estivesse colocando um fardo sobre as pessoas, ou envergonhado, pois pensa (por alguma razão) que deve ser capaz de resolver tudo sozinho. Pode se sentir orgulhoso de seu sofrimento, e ver isso como prova de que é um ser humano nobre (outra manifestação da síndrome do mártir). Se encara pedir ajuda como uma forma de fraqueza, precisa mudar. Na verdade, é o contrário: tentar fazer tudo sozinho é um sinal de fraqueza, já que indica que não possui uma visão realista de suas habilidades.

Aprenda a confiar nos outros. Se estiver com medo de delegar por pensar que ninguém fará um trabalho tão bom quanto você, lembre-se de duas coisas: Primeira, quase todo mundo pode fazer bem algo se praticar o bastante e, segunda, provavelmente você não é tão talentoso quanto pensa. Ao delegar tarefas, não está apenas liberando tempo - também dará ao assistente uma chance de praticar uma nova habilidade, ou resolver um novo desafio. Seja paciente - com tempo o bastante o assistente provavelmente conseguirá fazer o trabalho delegado também quanto você. A não ser que a tarefa seja "muito" importante, provavelmente não há problemas em deixar que o assistente tome tempo para aprender a fazê-la. Se o trabalho "é" muito importante, pense duas vezes antes de delegar!

• Mesmo se você "for" o melhor, entenda que delegar permite que ocupe seu tempo com outras coisas. Se for a melhor pessoa do escritório numa tarefa relativamente monótona como arquivar, mas possui uma apresentação importante para a qual precisa se preparar, não há problemas em delegar a um estagiário. É muito melhor dar prioridade a tarefas complexas - não se sinta mal em delegar tarefas simples e repetitivas quando tem coisas melhores para fazer.

Comece. O primeiro passo é o mais difícil, mas o mais importante. Precisa tomar a iniciativa e pedir a alguém que te ajude (ou, se for o chefe, "mandar" alguém te ajudar). Não se sinta mal - desde que seja educado, gentil, e gracioso, não será rude simplesmente pedir (ou mandar) alguém ajudar. Tente ser gracioso e ponderado, e ao mesmo tempo manter a seriedade de seu pedido.

• Se estiver inseguro de como fazer, tente ser curto e doce. Diga algo como, "Posso falar com você um instante? Queria saber se você pode me ajudar a arquivar esses documentos que acabaram de chegar. Eu não posso, pois ficarei fora o dia todo. Pode me ajudar?". Não pressione, mas saiba comunicar que a ajuda é necessária.
• Peça e (provavelmente) receberá. Não tenha medo de delegar só porque pode ser visto como rude. Veja da seguinte maneira - como sente quando as pessoas te pedem algo? Sente-se ferido ou ofendido? Ou normalmente está disposto a ajudar? Provavelmente é a última opção!

Não leve rejeições para o lado pessoal. Às vezes as pessoas não poderão te ajudar - triste, mas verdade. Isso pode ser por uma variedade de razões - a mais comum é a pessoa à qual pediu ajuda estar muito ocupada com seu próprio trabalho. Não leve para o lado pessoal - só porque alguém não pode (ou quer) fazer algo para você no momento, não significa que ele/ela te odeia. Simplesmente significa que está ocupado ou preguiçoso, nada mais.

• Se for recusado, considere suas alternativas - normalmente, pode insistir de forma educada, mas firme, que realmente precisa de ajuda (o que funcionará muito bem se for o chefe, ou alguém com autoridade), pode tentar pedir a outra pessoa, ou fazer você mesmo. Se realmente precisar de ajuda, não se intimide em usar as primeiras opções.

Delegue a meta, não o procedimento. Esta é a chave para não se tornar um microgerenciador terrível. Determine padrões claros para o tipo de resultado que deseja, e mostre à pessoa como fazê-lo, mas diga a eles que podem fazer da maneira como quiserem, desde que seja feito da forma correta, e dentro do prazo. Dê a eles tempo o bastante não apenas para aprender, mas também experimentar, e inovar. Não treine-os como um robô; trate-os como seres humanos -- alguém que pode adaptar e melhorar.

• Isso também é inteligente, pois economiza tempo e nervoso. Você deve usar o tempo livre para fazer algo mais importante, em vez de ficar se preocupando com o progresso do seu assistente. Lembre-se, você delegou o trabalho, então deve ficar menos preocupado - não mais.

Esteja preparado para treinar o assistente. Quase sempre deve dedicar um pouco de tempo a ensiná-lo como fazer a tarefa delegada, mesmo que seja simples. Lembre-se que os processos que parecem simples para você podem não ser assim para alguém que nunca os fez. Esteja pronto não apenas para guiá-lo, mas também responder questões que apareçam.

• Considere o tempo usado para treinamento como um investimento de longo prazo. Gastando um pouco de tempo ensinando o assistente a fazer a tarefa corretamente acabará poupando tempo no futuro, que seria gasto corrigindo os erros dele.

Distribua os recursos necessários para completar a tarefa. Pode ter recursos disponíveis que são necessários para completar a tarefa, mas a pessoa que a recebeu, não conseguir acessá-los. Coisas como dados protegidos por senha, equipamentos especializados, e certas ferramentas podem ser vitais para completá-la, então certifique-se que o ajudante possui o que precisa para ter sucesso.

Entenda que o assistente só pode fazer uma coisa de cada vez. Quando ele está te ajudando, não estará fazendo o trabalho normal. Lembre-se disso, como você, seu assistente possui uma agenda cheia. Pergunte-se - qual trabalho eles deixarão de lado, ou delegarão, para fazer o seu? Certifique-se de saber a resposta para esta questão ao delegar.

Seja paciente. A pessoal para a qual delegou cometerá erros enquanto aprende a fazer a nova tarefa. É parte do aprendizado. Planeje. Não delegue uma tarefa assumindo que a pessoa executará perfeitamente até que eles tenham prática. Se um projeto não sair da forma como deseja porque ele não foi capaz de fazer "perfeitamente", a culpa é sua, não deles. Seja um recurso de ajuda ao assistente, e a tarefa será uma experiência de aprendizado para ele/ela, em vez de algo temido.

• Ao treinar alguém para fazer algo, está investindo. Num primeiro momento, precisará de esforço, mas no longo prazo, aumentará muito a produtividade, se abordar tudo com uma atitude positiva e realista.

Esteja preparado para dificuldades. Implemente planos B, e esteja pronto para agir caso algo saia errado. Saiba o que vai acontecer se um padrão ou meta não for alcançado. Obstáculos e desafios inesperados surgem o tempo todo, esteja em casa ou no trabalho - mesmo tecnologia falha às vezes. Deixe claro para o delegado que, se alguma dificuldade surgir, você entenderá e ajudará ele ou ela a cumprir a meta - não deixe-os sozinho no meio das dificuldades.

• Fazer isso também é inteligente, numa forma egoísta. Se deixá-lo com medo de ser culpado, ele passará mais tempo cuidando de si mesmo do que completando a tarefa.

Reconheça o assistente quando for a hora. Delegar é importante quando está sobrecarregado. Entretanto, não é produtivo delegar, deixar que o assistente trabalhe duro, e depois receber todo o crédito. Reconheça e elogie os esforços dos outros por você.

• Certifique-se de mencionar o nome de quem te ajudou quando alguém elogiar o trabalho no qual precisou de ajuda.