Cómo convertirse en un planificador de eventos
4 métodos:Desarrolla entrenamiento y experienciaEncuentra un trabajoCertifícateDefine tu marca
¿Quieres ser parte de una industria mundial de 500 billones de dólares? Si eres bueno para tratar a las personas, orientado a los detalles, consciente con el presupuesto y creativo, puede ser que te interese explorar una carrera como planificador de eventos. Sigue leyendo para aprender cómo empezar en este campo de trabajo.
Pasos
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Desarrolla entrenamiento y experiencia
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1Consigue un título en hospitalidad. Un título a nivel de licenciatura en hospitalidad te puede encaminar firmemente en la ruta para tener una carrera como planificador de eventos. De hecho, algunos programas de licenciaturas de hospitalidad ofrecen una especialidad en planificación de eventos, por lo que debes investigar completamente que ofrece cada escuela.
- Otros títulos, como comunicaciones o relaciones públicas, también pueden ser buena base para una carrera de planificador de eventos. Una de las habilidades más fuertes que debe tener un planificador de eventos es la comunicación, por lo que este tipo de antecedentes pueden darte una gran base.
- Aunque casi siempre toma cuatro años completar un título de licenciatura, también hay algunos programas asociados de dos años en hospitalidad, viajes, turismo y planificación de eventos que pueden ser un buen comienzo en tu entrenamiento.
- Aunque no tengas un título que esté directamente relacionado, puedes completar un programa para certificación en planificación de eventos y administración para dirigirte hacia ese campo. Algunos de estos programas permiten que los estudiantes se especialicen y enfoquen en áreas como bodas, deportes o planificación de entretenimiento.
- Entre las clases que puedes tomar como parte de tu entrenamiento, pueden estar incluidas el mercadeo de eventos especiales, el manejo de instalaciones, las relaciones con los medios de comunicación, las estrategias de control de costos, la coordinación de eventos, la administración de riesgos, la economía y la ética profesional.
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2Encuentra un mentor. Un mentor es alguien que te puede enseñar, alentar y guiar en tu carrera. Las tutorías se desarrollan frecuentemente de alguna relación que ya tienes o estableces con alguien a quien admiras.
- Piensa sobre lo que quieres en un mentor. ¿Necesitas a alguien que sea tu modelo para un comportamiento profesional? ¿Necesitas trabajar en tus habilidades de administración financiera? ¿Estás en busca de convertirte en un comunicador más efectivo? Acércate a personas que conoces que puedan compartir su conocimiento contigo. No debe ser necesariamente alguien en tu campo; lo importante es que consigas lo que necesitas de la relación.
- Puede ser que quieras que alguien sea tu mentor porque es exitoso, lo que también significa que es una persona ocupada. Antes de pedirle a alguien que use su tiempo para ayudarte, piensa en cómo puedes ayudarlo. Ofrécete para ayudarlo en un evento, organizar su calendario o hacerle mandados, dale algo que pueda valorar para que te de algo valioso a cambio.
- Considera las tutorías entre tus colegas. Puedes encontrar apoyo y aliento en otras personas con metas similares a las tuyas. Inicia reuniones grupales o crea un club en el campus en el que te puedas reunir con personas que tengan pensamientos similares para compartir información, responsabilidad y triunfos.
- Amplia tu búsqueda. Los grupos de graduados, los eventos de redes sociales y las reuniones de organización profesional son buenos lugares para conocer mentores potenciales.
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3Practica tus habilidades. Puede ser que tu interés en este campo derive de habilidades que ya tienes para organizar fiestas y eventos. Toma acciones ahora y ofrécete voluntariamente para planificar fiestas de cumpleaños, inauguraciones, bodas y otras reuniones para tus familiares y amigos.
- Muchas organizaciones de voluntariado tienen eventos anuales como carreras, caminatas y cenas para recaudar fondos que necesitarán planearse. Acércate a las agencias de voluntariado de tu comunidad para averiguar que necesitan y ofrécete a tomar el papel principal para armar un evento.
- Documenta tu práctica. Toma fotos de los montajes y decoraciones para colocarlas en tu portafolio. Haz copias de los presupuestos y líneas de tiempo, menús y facturas. Guarda todo lo que demuestre el trabajo que te tomó hacer de ese evento todo un éxito.
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4Consigue retroalimentación. Después de un evento, pídele su opinión a los participantes, pidiéndoles que llenen una encuesta pequeña (que realmente sea pequeña).
- Haz que tu encuesta sea parte de tu acuerdo inicial. Considera la retroalimentación de tus clientes como una compensación por tu arduo trabajo y haz que respondan algunas preguntas al final del evento. Sus comentarios, ya sean positivos o negativos, pueden ser una parte valiosa de tu proceso de aprendizaje.
- Escucha a escondidas. Escucha lo que los asistentes al evento dicen entre ellos en sus conversaciones. Toma nota de lo que las personas están disfrutando ("Esta comida es deliciosa." "Las flores son hermosas.") Así como de las áreas que los hayan decepcionado ("¿Por qué no hay un lugar para los abrigos?" "¡Nos tuvimos que parquear tan lejos!")
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Encuentra un trabajo
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1Crea un portafolio. Tener ejemplos concretos de tu trabajo para mostrar a los empleadores en potencia te dará credibilidad y respaldará la impresión de que eres alguien que tiene conocimiento y experiencia.
- Mantén un registro de los eventos que has ayudado a planear. Guarda fotografías, invitaciones de muestra y referencias profesionales de clientes y proveedores que comprueben tu fiabilidad y experiencia. Si es posible escanea tus registros y tenlos disponibles para enviarlos vía correo electrónico a empleadores en potencia.
- Prepara un currículo vitae profesional en el que incluyas tu experiencia y educación. Asegúrate de enlistar tus tareas de voluntariado y las organizaciones estudiantiles y profesionales a las que perteneces.
- Escribe una carta de presentación individual para cada vacante de trabajo. No existe “una misma carta para todos” en una carta de presentación. Personaliza tu carta dirigiéndola a las necesidades específicas de la organización y cómo podrías cumplirlas.
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2Empieza a relacionarte. Diles a todos los que conoces que estás buscando trabajo y pídeles que te cuenten de algún indicio. Nunca sabes a quien pueden conocer o que pueden escuchar acerca de una vacante de trabajo.
- Crea una cuenta en LinkedIn. Esta red social te permite crear una cuenta en la que puedes colocar tu currículo vitae, unirte a grupos industriales y relacionarte con otros que están en tu campo.
- Vigila a tus compañeros de clase. Si alguien que estudió contigo consigue un trabajo, pregúntale como lo logró y si hay más vacantes disponibles en su nuevo lugar de trabajo.
- Ten tarjetas de presentación contigo todo el tiempo. Estas son relativamente baratas y es bueno tenerlas a la mano porque nunca sabes cuándo o dónde te puedes encontrar con alguien que te puede ayudar a encontrar un trabajo.
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3Navega por el internet. En estos días muchas empresas reclutan por internet, por eso es importante que visites los sitios populares de trabajo. También hay algunas organizaciones profesionales o sitios especiales que colocan avisos de trabajo en el campo de administración de eventos, lo que permite que enfoques tus esfuerzos al buscar trabajo.
- Monster.com, HotJobs.com y CareerBuilder.com son páginas populares para buscar trabajos; reduce tu búsqueda al usar términos claves como “planificador de eventos”, “administración de eventos”, “planificador de bodas”, “coordinador de eventos” u “hospitalidad”.
- El sitio web de “Meeting Professionals International” (reunión internacionales de profesional, en español) tiene un centro de carreras en línea en el que puedes buscar trabajos (careers.mpiweb.org). También puedes buscar en specialeventsite.com y careers.nace.net (éste es el sitio de trabajo para la Asociación Nacional de Ejecutivos de Catering).
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4Sal a buscar. Investiga que compañías de planificación de eventos se encuentran en tu área y ve a dejar tu currículo. En algunas ocasiones un acercamiento personal, especialmente con las personas que se inclinan por este campo, puede marcar la diferencia.
- Vístete lo mejor que puedas y sé profesional al realizar las visitas. Debes conocer el nombre de la persona a cargo para poder pedir una reunión rápida con él o ella. Si en ese momento no puedes tener una reunión, deja tu currículo cortésmente y también tu carta de presentación con la recepcionista, y algunos días después haz una llamada para darle seguimiento.
- Lleva tu portafolio por si tienes éxito y consigues una reunión con alguien que te podría contratar.
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5Considera trabajar por tu cuenta propia o abrir tu propio negocio. Probablemente estos serán los pasos que querrás realizar después de estar algunos años trabajando en esta área, o puede ser que seas el tipo de persona que ha decidido que prefiere trabajar por sí mismo.
- Investiga la competencia. Busca que compañías de planificación de eventos ya existen en tu área y en que se especializan. Si encuentras una manera de resaltar del montón, podrías tener una ventaja al establecerte y conseguir clientes.
- Habla con otros trabajadores independientes y dueños de negocios. No hay necesidad de aprender todo de la manera difícil. Aprende de la experiencia de quienes te pueden ayudar a evitar alguno de los obstáculos que podrías encontrar al trabajar por tu cuenta.
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6Sigue intentando. Encontrar un trabajo será difícil en cualquier área. La persistencia da sus frutos, por lo que te debes mantener positivo y seguir intentándolo.
- Forma un grupo de apoyo con amigos que también están buscando trabajo. Rodéate de personas que se encuentren en la misma situación para poder disminuir los sentimientos de soledad y decepción durante este proceso.
- Celebra las pequeñas victorias. Una entrevista, una consulta o una devolución de llamada son cosas positivas. Aunque no te lleven a un trabajo en el momento, te podrás dar cuenta de que vas por buen camino y que se están interesando en quien eres y en lo que puedes ofrecer.
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Certifícate
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1Solicita la certificación con asociaciones respetables de planificación de eventos. Para trabajar como planificador de eventos no es necesario estar certificado. Pero tener ese respaldo podría abrirte puertas y definitivamente te pondrá en contacto con otros profesionales en el área que valoran los estándares altos.
- Una certificación es un nombramiento profesional dado por una organización comercial, y sólo se puede conseguir después de tener un registro comprobado de experiencia profesional y de aprobar exitosamente el examen de la organización.
- Las certificaciones más reconocidas son las que da la “Certified Special Event Professional” (CSEP) ofrecida por la ISES; la “Certified Meeting Professional” (CIC), y la “Certified Meeting Planner” (MPI).
- Cada programa varía en cuanto al nivel de experiencia profesional requerido, por lo que necesitarás contactar individualmente a las organizaciones para saber si cumples con los requisitos.
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2También considera afiliarte en una organización comercial relevante; el beneficio que te dará pertenecer a estas organizaciones es que conocerás muchos contactos y encontrarás oportunidades de trabajo por medio de redes de trabajo y recursos que sólo están disponibles para los miembros.
- Si planeas especializarte, busca organizaciones comerciales específicas que se enfoquen en tu área de especialización. Por ejemplo, un planificador de bodas podría buscar un grupo como “Association of Bridal Consultants” (Asociación de Consultorías de bodas, en español) y “Weddings Beautiful Worldwide” (Bodas Hermosas Mundialmente, en español).
- Si eres o fuiste un estudiante en un curso reconocido de planificación de eventos, pregunta por posibles descuentos para miembros, ya que las membresías pueden ser costosas cuando estás iniciando.
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Define tu marca
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1Decide cómo quieres que te conozcan. Cuando eliges como venderte, estás eligiendo como quieres que los demás te vean en el mundo laboral. Tu marca involucra lo que haces mejor y quien eres.
- Haz una lluvia de ideas con palabras que te describen, tu personalidad, tu punto de vista y tu especialización. Úsalas para formar la base de tus programas de mercadeo y publicidad.
- Establece tu presencia virtual. Las personas estarán buscando el tipo de servicios que ofreces, por lo que te debes asegurar de estar en línea de una manera profesional y útil.
- Crea una página de Facebook para tu negocio. Sube una foto tuya en la que te veas profesional y pública información regular acerca de los proyectos en los que estás trabajando. También incluye fotos de los eventos (asegúrate de conseguir el permiso antes de subir cualquier foto en la que aparezcan clientes o invitados).
- Inicia un blog. Un blog te puede ayudar a establecerte como un experto en tu campo. Sube artículos pequeños del tipo “Cómo hacer” para ayudar a los lectores, habla acerca de los eventos en los que has estado trabajando, modas que has observado y noticias de tu campo.
- Abre una cuenta de Twitter. Inicia discusiones, expresa tu opinión de experto, haz predicciones acerca de lo que estará de moda esta temporada; mantenla interesante y divertida.
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2Conéctate. Si quieres que las personas conozcan quién eres y lo que haces, debes darte a conocer. Únete a organizaciones profesionales, asiste a shows de comercio y participa en seminarios de educación continua. Estas son buenas maneras de hacer conexiones y de regar la voz respecto a tus servicios.
- Considera formar alianzas con otros que estén en campos relacionados. ¿Te topaste con una florista increíble? Asegúrate de dejarle saber que quieres estar en contacto, ellos te podrían enviar negocios y viceversa.
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3Sigue persiguiendo ideas nuevas. Algunas cosas básicas de la planificación de eventos nunca cambian, debes ser un gran comunicador, un planificador de presupuesto experimentado y debes ser impecable con los detalles. Pero los estilos cambian y las modas están para seguirse, por lo que debes seguir buscando proyectos actuales y frescos.
- Continua actualizándote. Lee revistas de comercio para averiguar qué está de moda y toma clases y talleres nuevos para refrescar tus habilidades.
- Sigue la moda. Busca revistas de moda, decoración y comida para aprender que está de moda. Mira lo que está de moda en Pinterest. Estar actualizado te ayudará a evitar llevar a cabo eventos que se sientan anticuados o viejos.
Consejos
- Consigue ayuda para elegir un programa de estudios legítimo de planificación de eventos. Revisa en “Meeting Professionals International” antes de inscribirte en cualquier programa formal. Ellos te pueden indicar si el programa ofrece el tipo de educación y entrenamiento que necesitarás para certificarte.
- Ser bilingüe puede ser muy útil, por ejemplo: hablar inglés y español. Si buscas planear eventos diplomáticos, hablar más lenguajes será una gran ventaja.
- La experiencia en servicios de comidas es muy útil y puedes usarla fácilmente en la planificación de eventos.
- El “US Bureau of Labor Statistics” (BLS) (el departamento de estadísticas de trabajo, en español) ha sugerido que a los planificadores con títulos y certificaciones les irá mejor que a aquellos sin credenciales profesionales. El BLS encontró que el salario promedio anual para planificadores de eventos y reuniones en el año 2008 fue de $44,260, siendo los mejor pagados los que vivían en áreas con grandes concentraciones de negocios y gubernamentales, como Nueva York y los Distritos de Columbia y Maryland.
Advertencias
- Ten cuidado con los certificados en línea. Algunos pueden ser sólo un “certificado de fábrica”, enseñándote muy poco y recompensándote con un certificado que tendrá muy poco o nada de respaldo en el mundo de la planificación de eventos. Investiga antes para comprobar la autenticidad y reputación de los estudios en línea.
- Aprende rápido a tener planes de respaldo. Tener un plan B y C te salvará de mucha vergüenza y frustración cuando las cosas se salgan inevitablemente del plan. Usa regularmente tus habilidades para “pensar en el momento”.
- Este no es un trabajo de 9 a 5; necesitarás ser muy flexible y estar disponible para días laborales, noches entre semana y fines de semana. Esto puede ser difícil si estás criando una familia joven o si no te gusta desvelarte.
Cosas que necesitarás
- Entrenamiento y aptitudes adecuadas.
- Fondos para iniciar el negocio si empezarás tu negocio propio de planificación de eventos.
