3 Formas de Organizar o seu Tempo de Maneira Sábia

Como Organizar o seu Tempo de Maneira Sábia

3 Métodos:Identificando a forma como você gasta seu tempoEvite distraçõesUsando o tempo de forma eficiente

Todos já ouvimos aquela reclamação de que não há horas suficientes em um dia para fazer tudo o que precisa ser feito, não é mesmo? Algumas habilidades básicas de organização e gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a maximizar as horas do seu dia. Aprenda como organizar o seu dia de forma sábia para fazer mais coisas durante o mesmo tempo disponível.

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Identificando a forma como você gasta seu tempo

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    Mantenha um registro das atividades diárias. Monitore o que você costuma fazer no dia a dia e marque o tempo gasto em cada uma dessas atividades. Você pode ficar surpreso ao saber quanto tempo é desperdiçado ao longo do dia em comparação ao total de trabalho realizado. [1]
    • Lembre-se também de registrar as tarefas mundanas, como prepara o café da manhã, limpar a casa, tomar banho, etc.
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    Crie um registro das atividades em um caderno. Após fazer o levantamento das tarefas diárias, bem como o tempo gasto em cada uma delas, passe todas essas informações de forma organizada para um caderno. Ao fazer isso e enxergar esses dados em uma só folha, você poderá identificar possível padrões e, provavelmente, as áreas nas quais está desperdiçando seu tempo. [2]
    • Passe essas informações de forma compreensível e clara para o caderno. Não junte atividades separadas em uma única entrada, não ignore as tarefas pequenas e escreva o tempo exato gasto em cada uma delas durante o dia.
    • Categorizar alguns tipos de atividades pode ajudá-lo bastante. Por exemplo: escreva os afazeres domésticos em azul, as atividades relacionadas a trabalho em vermelho e os momentos de lazer em preto. Isso vai ajudá-lo a visualizar quanto tempo está sendo gasto em cada categoria.
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    Avalie como o tempo está sendo gasto. Uma hora por dia deitado no sofá sem fazer nada? Duas horas para decidir onde almoçar? Oito horas navegando na internet? Procure padrões na forma como você gasta as horas do dia e determine o que é necessário e o que é desnecessário. [3]
    • Você desperdiça tempo por falta de autocontrole? Você procrastina frequentemente? Você é uma pessoa com muitas responsabilidades? Estas são algumas das perguntas que precisam ser respondidas durante a análise de como você gasta o seu dia. [4]
    • Você pode chegar à conclusão de que fraciona certas atividades ao longo do dia de formas que não fazem sentido. Por exemplo, provavelmente não é uma escolha sábia trabalhar por 30 minutos e, em seguida, lidar com questões triviais, para depois voltar ao trabalho por mais meia hora. Você pode ficar mais centrado e produtivo se trabalhar por uma hora inteira e lidar com os assuntos triviais mais tarde.
    • É melhor lidar com seus afazeres em "pedaços maiores". Neste Método, você dedica uma quantidade de tempo predeterminada para uma única tarefa sem distrações.
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    Faça alguns ajustes. Agora que você tem um controle maior sobre a divisão do seu tempo, comece a fazer alguns ajustes à sua programação. Não se esqueça de identificar as áreas que não podem ou não devem sofrer reduções de tempo. Não é somente pelo fato de que uma atividade leva bastante tempo que esse tempo seja desperdiçado. [5]
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    Se você gasta três horas por dia enviando e-mails relacionados a trabalho, é bastante improvável que seja possível reduzir o tempo gasto nessa atividade. No entanto, se você costuma enviar quatro ou cinco e-mails pessoais entre os e-mails de trabalho, é possível reduzir o tempo gasto no envio de e-mails.
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    Mude seus hábitos e seus padrões. Qualquer que seja o seu problema de gerenciamento de tempo, você pode encontrar uma solução para ele. Após decidir onde você desperdiça seu tempo e como o deveria estar gastando, você precisará fazer um grande esforço para alterar seus hábitos de gerenciamento de tempo. [6]
    • Caso esteja passando tempo demais limpando a casa ou cozinhando, contrate uma empregada doméstica ou uma cozinheira. Para algumas pessoas, o tempo delas vale mais do que dinheiro.
    • Talvez você gaste uma grande parte do seu dia navegando na internet sem um objetivo específico. Se esse for o caso, você pode restringir alguns websites ou contas de redes sociais em momentos nos quais deveria estar trabalhando em outra atividade.

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Evite distrações

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    Identifique as distrações do seu dia a dia. Elas são as maiores ameaças na hora de usar o seu tempo de forma sábia. Tente identificar quais tipos de atividades ou quais pessoas tendem a desperdiçar o seu tempo. É possível evitar os fatores responsáveis pelo desperdício de tempo, seja um amigo que não para de falar ou assistir a algum vídeo na internet. [7]
    • Se você gasta uma grande parte do seu tempo em algo que não produz nenhum resultado desejável, é provável que essa atividade seja apenas uma distração em sua vida.
    • Se você trabalha em um escritório, provavelmente vai enxergar muito dos seus colegas de trabalho como distrações. Evite conversa fiada durante o horário de trabalho. Porém, tenha em mente que sua atitude no ambiente de trabalho é tão importante para a evolução da sua carreira quando a habilidade de gerenciamento de tempo, então não seja grosseiro com seus colegas.
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    Evite conversas demoradas ao telefone. Caso você gaste uma boa parte do seu tempo em longas ligações telefônicas, pode ser preciso ajustar esse hábito. Geralmente, você pode produzir mais em reuniões presenciais do que ao telefone - então evite conversar telefônicas demoradas. [8]
    • Muitas discussões telefônicas, especialmente no começo ou no final da ligação, incluem conversas supérfluas e desnecessárias. Esteja ciente de que as pessoas tentem a perder o foco quando falam ao telefone. As reuniões presenciais tendem a servir para lidar com questões exclusivamente profissionais. Isso ocorre porque, nas reuniões presenciais, os envolvidos não estão rodeados por distrações.
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    Não navegue na internet em excesso. Muitas pessoas usam a internet como uma ferramenta essencial para a realização de algumas tarefas. No entanto, muitas outras são culpadas por navegar entre notícias inúteis, manchetes esportivas e fotos de celebridades ou animais de estimação. Mantenha o foco ao navegar na internet. Existem programas disponíveis que bloqueiam certos aplicativos, websites e domínios, ajudando você a reduzir as distrações causadas pela internet. [9]
    • Evite acessar o Facebook, Twitter e outros sites de redes sociais em momentos que você deveria estar focando em outras atividades.
    • Usar o Google para pesquisar diversos tópicos também é uma forma muito fácil de gerar distrações. Você pode achar que está apenas pesquisando uma simples informação, mas antes que perceba, você acaba passando mais de três horas pesquisando assunto desnecessários.
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    Use um aviso de "Não perturbe". Você provavelmente já viu esses avisos pendurados em portas de quartos de hotéis. Ele pode ser bastante eficiente em um escritório ou outro ambiente de trabalho. Pegue um desses aviso na próxima vez que for a um hotel ou imprima o seu próprio aviso e pendure na porta do seu escritório ou estação de trabalho quando for necessário. Isso vai acabar com as conversas fiadas que geram distrações ao seu trabalho. [10]
    • Caso trabalhe em casa, é de extrema importância possuir um espaço de trabalho dedicado para você mesmo. Evite trabalhar em áreas comuns da sua casa, visto que televisão, telefone e vídeo games podem gerar distrações. [11]
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    Reserve um tempo para as distrações inevitáveis. Existem algumas distrações que podem ser mais difíceis de serem evitadas. Às vezes, o seu chefe pode querer bater um papo mais social com você, ou então um membro da sua família pode precisar de ajudar com alguns afazeres. Quaisquer que sejam os casos, ao planejar com antecedência, você não vai precisar usar o tempo reservado para seus projetos e atividades importantes. [12]

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Usando o tempo de forma eficiente

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    Anote o que precisa ser feito. Não confie somente na sua memória para lembrar das tarefas que precisam ser realizadas. Escreva tudo o que você precisa fazer em um pedaço de papel e esteja com essa lista em mãos para realizar seus objetivos. [13]
    • Mesmo que pareça uma atividade simples ou mundana, anote-a no papel. Sua lista deverá estar preenchida com pequenos comentários como "Ligar para o Bruno", "Verificar as margens de lucro" ou "Enviar e-mail para meu chefe".
    • Tenha um bloco de notas sempre em mãos para anotar as tarefas ao Passo em que elas forem surgindo. Mesmo achando que você vai lembra de anotá-las depois, isso pode ser esquecido facilmente.
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    Use um calendário. A simples adição de um calendário ou agenda ao seu conjunto de ferramentas de organização podem ajudá-lo a organizar seu tempo de forma mais eficiente. Escreve nele todos os prazos, projetos ou reuniões que forem adicionados à sua agenda. Reserve um tempo todas as manhãs para consultar as atividades do dia para saber com o que você vai precisar lidar. [14]
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    Evite marcar dois compromissos no mesmo horário. Organize sua programação para que você não comprometa seu tempo com muitos eventos ou projetos de uma só vez. Consulte sua agenda antes de concordar em fazer qualquer coisa para ter certeza de que realmente vai ter esse tempo disponível. Isso ajuda a manter seu tempo organizado e a estar sempre em contado com sua programação.
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    Omita as distrações. Organize seu tempo de forma produtiva removendo elementos que podem ser distrações ou causar algum tipo de atraso. Mantenha a televisão e vídeo game fora da sua área de estudo ou trabalho para se concentrar nas tarefas que precisam ser feitas primeiramente, deixando a diversão para depois. [15]
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    Priorize suas tarefas. Gerencie o seu tempo de forma sábia planejando realizar as tarefas mais importantes ou com prazos menores primeiro. Marque essas atividades na agenda com um marcador de texto ou um pequeno adesivo. Identifique-as como prioridade máxima para que você tenha tempo suficiente de realizá-las. Depois, trabalhe nas atividades menos importantes e urgentes. [16]
    • Esteja pronto para alterar as prioridades de tempos em tempos. Imprevistos acontecem, e eles podem exigir sua atenção. Você pode precisar parar de fazer o que estiver fazendo e redirecionar seu tempo e esforço para uma nova tarefa de última hora. Apenas tome cuidado para que isso não ocorra com muita frequência.
    • Se você estiver reorganizando suas prioridades do dia constantemente, tem alguma coisa errada. Embora alguns ajustes mínimos sejam esperados, ter de fazê-los constantemente pode ser um sinal de que você não está conseguindo priorizar as atividades de forma correta.
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    Seja realista. Permita-se uma quantidade realista de tempo para a realização de cada tarefa. Se acredita que uma atividade pode ser feita entre meia hora e uma hora, reserve uma hora para realizá-la. Ser realista em relação ao tempo necessário de execução das tarefas evita que você se sinta sobrecarregado ou atrasado em relação às demais atividades do dia. [17]
    • É sempre mais seguro errar no que diz respeito à precaução e ter mais tempo do que o necessário. Caso termine a tarefa antes, você vai estar livre para partir para a próxima atividade que, no final das contas, não deverá influenciar na sua produtividade.
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    Agende as coisas básicas. Lembre-se de incluir na sua programação tempo para as coisas básicas do dia a dia, como comer e tomar banho. Essas coisas podem parecer habituais, mas é importante permitir tempo para fazê-las junto com as outras tarefas da sua agenda para garantir que você não as pule e que elas não fiquem atrasadas.
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    Use um sistema de lembretes. Use um simples lembrete além da sua agenda para ajudar a lembrar de tarefas e prazos importantes. Use post-its ou alertas de voz em seu celular para lembra-se de fazer algo ou de que você tem algo agendado. Esse sistema vai ajudá-lo a lembrar de compromissos. [18]
    • Evite confiar em outras pessoas para lembrarem-no de alguma coisa. Assim como você, elas são também podem esquecer.
    • Se algo for realmente importante, organize diversos lembretes para si mesmo. Você pode acabar deixando um post-it ou alerta telefônico passarem despercebidos.
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    Peça ajuda. Peça ajuda a alguma pessoa e delegue tarefas menores se precisar. Deixe orgulho de lado e peça ajuda para alguém para fazer pequenos afazeres domésticos ou preparar o jantar quando estiver muito ocupado. Isso pode ajudá-lo bastante a manter sua programação. [19]
    • Delegue tarefas de responsabilidade somente para pessoas capacitadas. Não basta escolher uma pessoa para simplesmente fazer o trabalho. É preciso fazê-lo bem feito.
    • Não deixe que pedir ajuda a outros se torne um hábito. Isso vai dar a impressão de que você não possui habilidades de gerenciamento de tempo. Além de ficar parecendo preguiçoso e desmotivado.
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    Meça a sua produtividade. De tempos em tempos, é necessário fazer uma pausa e analisar suas realizações, seu desemprenho e o tempo gasto. Fazer um balanço dessas características do seu trabalho e da sua vida pode ajudá-lo a fazer alterações em sua agenda e padrões do dia a dia, produzindo resultados surpreendentemente eficazes.
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    Dê uma recompensa a si mesmo. Trabalhar bastante ou com muita frequência pode levar ao cansaço, dificultando na concentração de outras tarefas. Sendo assim, reserve um tempo para comemorar suas realizações de vez em quando e dê a si mesmo uma recompensando com algo que você realmente gosta. [20]
    • Certifique-se de usar seu tempo de inatividade para se divertir. Desligue o celular do trabalho e evite responder e-mails. Ao misturar trabalho com seu momento de lazer, você não vai estar se recompensando ou evitando o cansaço.
    • Se você trabalha de segunda-feira à sexta-feira, tire o final de semana de folga. Se estiver trabalhando há três meses consecutivos em um projeto, tire umas férias curtas ao final dele.

Avisos

  • Não deixe sua mente vagar ou sonhar acordada ao realizar suas tarefas diárias.