Netwerken op een conferentie

3 Methoden:Bereid je voor om te gaan netwerkenEen goede indruk achterlatenNa de conferentie

Conferenties zijn een geweldige plek om werkcontacten op te doen als je weet hoe je effectief kunt netwerken. Op een conferentie waar tientallen of honderden mensen rondlopen, kan het soms lastig zijn om te besluiten waar je moet beginnen. Ga met de instelling dat je een aantal belangrijke connecties wilt maken en niet om iedereen te leren kennen of om grote namen te scoren. Het doel is dat je na de conferentie een lijst met contacten hebt, waarmee je verder kunt bouwen aan een sterke werkrelatie.

Methode 1
Bereid je voor om te gaan netwerken

1
Zorg voor een concreet doel. Je kunt niet met iedereen praten op een conferentie. Daarom is het een goed idee om van te voren te bedenken wat je eruit wilt halen. Wil je graag ergens binnen komen met een mogelijke baanaanbod als gevolg? Ben je op zoek naar meer opdrachten voor je bedrijf? Of wil je misschien mensen ontmoeten die in dezelfde sector werken als jij met als doel bijvoorbeeld kennisuitwisseling?
- Het doel dat je hebt gezet, bepaald aan welke panels je deelneemt en met welke mensen je in contact probeert te komen. In plaats van met de stroom mee gaan, plan je je tijd goed zodat je elk uur gebruikt om dichter bij je doel te komen.
- Je zult meer succes hebben als je ook open staat voor de ideeën van anderen, in plaats van alleen maar geconcentreerd zijn op het overbrengen van je eigen verhaal. Mensen leren kennen is al een goed doel op zichzelf. Het kan leiden tot een lange termijn werkrelatie die nou eenmaal niet zomaar uit de lucht komt vallen. Dit is een beter doel dan zoveel mogelijk visitekaartjes uitdelen zonder een echt gesprek te voeren.
2
Doe onderzoek naar de deelnemers. Het is belangrijk om te weten wie de mededeelnemers van de conferentie zijn. Wat houdt hun bedrijf in, wat zijn hun specialisaties of expertise? Kijk specifiek naar de mensen die een presentatie gaan houden. Dit zijn mensen met invloed die je kunnen helpen om betere connecties te krijgen in jouw vakgebied. Misschien hebben ze tips voor je of kun je zelfs je ideeën of projecten met hen bespreken.
- Bekijk de websites van degenen die een presentatie gaan houden en doe onderzoek naar hun achtergrond. Als je contact wilt met een specifiek bedrijf, bekijk dan de achtergrond van het bedrijf zoals de ontstaansgeschiedenis, missie, prestaties en de belangrijkste bedrijfsleden.
- Als je je geïntimideerd voelt door grote namen of het idee dat zij zoveel meer weten dan jij, haal dan even diep adem. Focus op de kans die hier voor je ligt.
3

Je kunt overwegen de mensen die je wilt ontmoeten een e-mail te sturen. Vertel ze dat je uitkijkt naar hun presentatie en hoopt ze persoonlijk te kunnen ontmoeten. Er bestaat een grote kans dat ze je terugmailen om je te bedanken. Je hebt nu iets waar je op kunt teruggrijpen als je ze daadwerkelijk ontmoet op de conferentie.
4
Maak een schema. Zoek uit welke panels en presentaties je wilt bijwonen en maak een schema zodat je niks mist. Je hoeft niet elk panel of elke lezing bij te wonen. De tijd die je doorbrengt tijdens de pauzes waarin je een praatje maakt met een kopje koffie in de hand kan even waardevol zijn als het gaat om netwerken.
- Maak afspraken met mensen die je zeker wilt ontmoeten.^[1] Iedereen heeft een vol schema, dus denk bijvoorbeeld ook aan een ontmoeting in de koffiepauze of een vergadering tijdens het ontbijt met de mensen die je zeker wilt spreken.
- Maak het beste van feestjes en borrels. Deze zijn informeler, mensen zijn wat losser en het gesprek wat minder stijf. In plaats van terug te gaan naar je hotel, netwerk je jezelf de nacht door.
5
Besteed aandacht aan je kleding. Kijk op de website van de conferentie om een idee te krijgen wat voor soort kleding gepast is. Als het een bedrijfsconferentie is, dan is nette kleding waarschijnlijk de norm. Als jouw sector meer casual is, dan is het misschien gek als je aankomt in pak met aktetas. Hoe het ook zij, zorg ervoor dat je goed voor de dag komt, zodat je een goede eerste indruk maakt.
- Sommige mensen zweren bij een persoonlijk stijlelement waaraan ze te herkennen en te onthouden zijn. Als het bij je stijl past om bijvoorbeeld felgekleurde sneakers onder een pak te dragen, ga er dan voor! Maar het is geen must. Uiteindelijk zijn een vriendelijke uitstraling gecombineerd met goede ideeën belangrijker dan flitsende kleding.
- Vergeet niet om kauwgum, een kam, deo en dat soort zaken mee te nemen. Zorg ervoor dat je de er de hele dag fris en fruitig uit ziet. Een conferentiedag kan lang zijn.
6
Neem visitekaartjes mee. Visitekaartjes uitdelen is een effectieve manier om je contactgegevens te delen. Tegenwoordig noteren mensen gegevens ook wel direct in hun telefoon. Denk ook aan een visitekaartjeshouder voor de kaartjes die jij krijgt. Er is niets ergers als je een geweldig gesprek hebt gehad en er later achter komt dat je hun kaartje kwijt bent en niet meer weet hoe ze heten.
- Als je geen visitekaartjes hebt, overweeg dan om ze te laten maken. Kies een simpel ontwerp dat er professioneel uitziet. Zorg ervoor dat je kaartje op zijn minst je naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van het bedrijf en je functie vermeldt.
- Als je het eng vindt om een visitekaartje te geven, oefen dit dan met een vriend of familielid. Stel jezelf eerst voor ( “Hoi, ik ben Layla. Ik heb je vorige week een e-mail gestuurd over je website”). Oefen met het verleggen van de aandacht op de persoon in kwestie door open vragen te stellen.

Methode 2
Een goede indruk achterlaten

1
Stel jezelf op een effectieve manier voor. Het maakt niet uit met wie je aan het praten bent, of het de person is die naast je zit tijdens een paneldiscussie of iemand waar je mee in de lift staat. Wees vriendelijk en stel jezelf voor. Maak het niet te lang. Vertel in ongeveer 30 seconde wat je naam is, voor wie je werkt en wat achtergrondinformatie. Sprekers, bedrijfsmensen en andere mensen die gelieerd zijn aan de conferentie hebben vaak geen tijd om een praatje te maken, dus kom snel terzake.
- Oefen thuis wat je gaat zeggen zodat je weet hoe lang het ongeveer duurt. Check of alle relevante informatie erin zit. Let wel op dat het niet te geoefend overkomt als het zover is.
- Let ook op wat de anderen zeggen in plaats van alleen maar bezig te zijn met hoe je zelf over komt.^[2]
2
Stel vragen die ertoe doen en luister goed naar het antwoord. Een goede netwerker is een goede luisteraar. Als je met iemand in gesprek bent, focus dan op de antwoorden die je krijgt op je vragen en niet op de andere mensen in de ruimte. Zorg ervoor dat jij niet de degene bent die de hele tijd aan het praten is. Laat anderen ook praten. En hoe enthousiast je ook bent over iemands verhaal of iemands belangrijkheid, trek niet zomaar conclusies of vul het antwoord voor iemand in. Blijf kalm en laat de ander praten.
- Houd oogcontact, knik en sta niet met je armen over elkaar.
- Geniet van het praten met iemand. Netwerken is een prachtige gelegenheid om mensen te leren kennen, dus maak er iets moois van.
- Wees ontvankelijk voor de ander. Accepteer net zoveel visitekaartjes als je zelf van plan bent weg te geven.
3
Praat met de sprekers. Ga naar de presentatie van de sprekers die je wilt ontmoeten, zeker als je iemand al gemaild hebt om te laten weten dat je komt. Zorg er voor dat je op tijd bent, zodat je vooraan kunt gaan zitten. Je bent nu in een goede positie om na de voordracht meteen een praatje te maken. Luister aandachtig, zodat je specifieke punten naar voren kunt brengen tijdens de discussie of na de presentatie. Als de voordracht over is, stel jezelf dan voor, complimenteer de spreker met zijn of haar verhaal en stel relevante vragen.
- Bereid een lijst met vragen voor die je aan een specifieke spreker wilt stellen. Kies de twee meest belangrijke als er geen tijd is om veel vragen te stellen. Een goede introductie is “Is dit een goed moment voor u? Ik heb twee snelle vragen die ik graag zou willen stellen”.
- Als iemand geen tijd heeft, houd dan in je achterhoofd dat je de spreker op een later tijdstip tijdens de conferentie tegen kunt komen, bijvoorbeeld tijdens het diner. Geef hem je visitekaartje en kijk of je op een later moment een afspraak kunt maken.
- Als je promotiemateriaal hebt in de vorm van een artikel, documentatie of software die je graag aan de spreker zou willen overhandigen, zorg er dan voor dat je deze kant en klaar, ingepakt en wel aan de spreker kan geven.
4
Staar je niet blind op namen. Hoe leuk het ook is om belangrijke sprekers te ontmoeten, het is niet al je tijd en aandacht waard. Belangrijke sprekers krijgen honderden visitekaartjes van mensen die net als jij ook met ze willen praten. Het is in zo’n geval beter om ook tijd te besteden aan het ontmoeten van mensen waar je daadwerkelijk een kans maakt op een opdracht of op samenwerking.^[3]
- Degenen die lager in rang staan in een bedrijf of organisatie zijn net zo belangrijk voor je als degenen aan de top. Dit zijn de mensen die wel tijd hebben om naar je te luisteren en die goede informatie voor je hebben. Het zijn belangrijke contacten.
- Stel je voor, je wilde iets bespreken met de professor die net een lezing gaf, maar die moest meteen na de presentatie weg. Misschien is haar assistent, aio of promovendus er nog wel. Dit is degene waar je ook je vraag aan kunt stellen of je ideeën aan kunt voorleggen. Als hij denkt dat jij het waard bent, kan dit ook een ingang zijn bij de professor. Probeer met hen beide in contact te blijven na de conferentie.
5

Leer hoe je jezelf op een goede manier kunt excuseren. Het kan voorkomen dat iemand waar je mee aan het netwerken bent niet de juiste persoon voor jouw project of voor een samenwerking blijkt te zijn. Of andersom zie je dat iemand niet geïnteresseerd is om met jou verder te praten. Excuseer jezelf beleefd in beide gevallen. Bedank de ander voor zijn of haar tijd en vervolg je netwerkactiviteiten met anderen.
6

Geniet van het moment. Denk niet te veel vooruit over wat het praten met deze of gene persoon je in de toekomst allemaal zou kunnen brengen. Wees in het moment en probeer te genieten van het leren kennen van nieuwe mensen. Als je de sector waar je werkt leuk vindt, dan kan het alleen maar leuk zijn om met anderen uit jouw vakgebied te praten. Je komt beter over op anderen als je het oprecht naar je zin hebt. Je moet zelf ook laten zien wat jij voor anderen kunt beteken en niet alleen wat iemand anders kan betekenen voor jou.

Methode 3
Na de conferentie

1
Stuur een e-mail enkele dagen naar de conferentie. Wacht er niet te lang mee. Zoek contact zolang de gesprekken nog fris in het hoofd zitten. Dat betekent niet dat je meteen dezelfde dag al een e-mail moet sturen. Als iemand nog steeds druk is op een conferentie dan komt meteen e-mailen te gretig over.
- Indien mogelijk, stuur een artikel mee dat relevant is voor het onderwerp van de lezing. Hiermee laat je je interesse zien en je bereidheid tot het delen van informatie.
- Verbind mensen met elkaar, bijvoorbeeld mensen die je persoonlijk kent of die je ontmoet hebt op de conferentie. Het delen van informatie en contacten is een goede investering in de toekomst.
2
Maak gebruik van de sociale media. Naast e-mailen kun je iemand opzoeken op Facebook, LinkedIn en Twitter. Deze mediums zijn belangrijke netwerktools. Ze helpen mensen met elkaar verbinden en elkaar beter te leren kennen. Typ een kort bericht bij je vriendschapsverzoek waarin je laat weten dat je het zo leuk hebt gevonden diegene gesproken te hebben.
- Als je zelf heel actief bent op de sociale media, kun je bijvoorbeeld zelf een tweet of een post wijden aan de conferentie op het moment dat je er bent. Tag mensen die je ontmoet hebt en schrijf positieve berichten over de panels, lezingen en de conferentie in zijn algemeen.
3
Houd contact met een spreker via e-mail of telefoon. Als hij of zij je e-mailt, stuur dan een bericht terug. Laat een connectie niet meteen vallen als er niks gebeurt. Misschien is er nu geen( tip voor een) baan te vergeven, maar later wellicht wel. Netwerken is het delen van wie je bent en welke je vaardigehden je te bieden hebt aan de wereld. Als je goed bent in contact houden met mensen, dan zal men aan je denken op momenten die ertoe doen.
- Denk na over jouw aandeel in de relatie. Als je een kans ziet om daadwerkelijk met iemand te gaan samenwerken, zet dan zelf de stap. Je kunt iemand vragen om een kopje koffie te drinken, samen te lunchen of voor een informeel gesprek.
- Als iemand die je ontmoet hebt je om hulp of informatie vraagt, geef die dan ook. Je weet maar nooit wanneer de rollen een keer omgedraaid zijn en jij een (nieuw) contact om hulp wilt vragen.

Tips

Wist je dat je face-to-face 7 tot 10 keer effectiever bent in plaats van over de telefoon? Daarom is het van het hoogste belang voor je eigen succes om naar conferenties te gaan waar je mensen uit jouw sector kunt ontmoeten om mee te netwerken.
Zorg ervoor dat je visitekaartjes in orde zijn. Controleer een aantal maanden voor de conferentie of je visitekaartjes up-to-date zijn en of je er genoeg hebt. Zorg op de dag van de conferentie dat je een pen bij je hebt die het de hele dag doet.
Als je te vroeg bent bij een lezing of iets dergelijks, dan kun je je vast voorstellen aan de mensen om je heen.
Neem blanco visitekaartjes mee. Hierop kun je contactgegevens noteren van mensen die hun visitekaartjes vergeten zijn. Je kunt ook de achterkant van je eigen kaartjes gebruiken. Zet dan wel even een kruis door je eigen contactinformatie zodat je dit kaartje niet per ongeluk zelf weggeeft.
Als je een student bent, kijk dan of men ook vrijwilligers kan gebruiken op de conferentie. Als dit het geval is, probeer dan een taak te krijgen op een plek waar je veel conferentiebezoekers kunt ontmoeten. En daar bovenop hoef je waarschijnlijk niet de (hele) toegangsprijs te betalen.
Als de conferentie georganiseerd wordt door een professionele organisatie, zoek dan uit of jij de werkbijeenkomsten en andere vergaderingen als vrijwilliger kunt bijwonen. Zo ja, ga erheen. Werkbijeenkomsten worden vaak niet zo goed bezocht en dit is een kans voor jou om in contact te komen met de leiding van de organisatie. Wellicht kun je zo 1 op 1 met de leiding in gesprek komen.
Als er naambadges zijn op de conferentie, draag er dan een. Het maakt het makkelijker voor iedereen om namen te onthouden. Draag je badge rechts, zodat hij goed zichtbaar blijft als je handen schudt met iemand.
Als je een visitekaartje van iemand krijgt, schrijf dan achterop waar en hoe je de persoon ontmoet hebt en andere informatie die belangrijk is om te onthouden. Houd deze kaartjes apart. Voeg de informatie thuis in een contactinformatie-systeem in, bijvoorbeeld op je computer.

Waarschuwingen

Maak iemand niet zwart, hoe handig het op dat moment ook lijkt. Doe niet mee met roddelen. Anderen zullen er ook van horen.
Lieg nergens over. Vertrouwen is een belangrijk onderdeel van netwerken. Je reputatie zal geschaad zijn als je op een leugen betrapt wordt.
Doe niet net of je iemand kent terwijl het niet zo is. Doe niet aan namedropping. Het komt altijd uit.
Nooit iemand onderbreken. Hou in gedachte hoe vervelend het is als iemand het bij jou doet.
Druk je ideeën er niet door. Stel liever eerst vragen aan degene met wie je aan het netwerken bent en voeg dan je eigen ideeën toe.
Vloek niet en let op je taalgebruik. Je weet niet waar iemand vandaan komt of waar ze in geloven. Wees ten alle tijden respectvol.
Wees niet te inhalig door alleen te focussen wat er voor jou te halen valt. Netwerken is een strategie voor het opbouwen van contacten, geen egoïstische bezigheid.

Benodigdheden

Visitekaartjes
E-mailadres (zorg ervoor dat het past bij je verhaal en makkelijk herkenbaar is)
Artikelen, achtergrondinformatie en andere zaken die je zou kunnen uitdelen aan sprekers
Toegang tot het internet

Bronnen

↑ http://entrepreneurs.about.com/b/2009/03/13/top-10-conference-networking-tips.htm
↑ http://careers.unc.edu/blogs/professional-development/8-tips-conference-networking.html
↑ http://entrepreneurs.about.com/b/2009/03/13/top-10-conference-networking-tips.htm

Netwerken op een conferentie - 绮罗网