Een vergadering voorzitten

3 Delen:De vergadering voorbereidenDe vergadering voorzittenDe vergadering effectief leiden

Zakelijk werk, zeker in een kantooromgeving, vereist een bepaalde mate van samenwerking. Belangrijke beslissingen vragen vaak om de inbreng van meer dan één persoon en belangrijke projecten zullen vaak gebruik moeten maken van de expertise van meerdere mensen. Vergaderingen zijn één manier om de samenwerking meer gestructureerd en georganiseerd te maken, maar zonder een doel of leiding kunnen vergaderingen al snel veel te lang en inefficiënt worden. Weten hoe je een vergadering kun plannen, voorbereiden en leiden, waarbij jij de voorzitter bent, kan het verschil betekenen tussen een effectieve vergadering of verspilde tijd.

Deel 1
De vergadering voorbereiden

1
Bespreek de eerstvolgende vergadering met je deelnemers. Wanneer je hoort dat je een aanstaande vergadering zal voorzitten, dan is een van de eerste dingen die je moet doen wat tijd spenderen aan het praten met de mensen die erbij aanwezig zullen zijn (zeker die met een hogere rang of belangrijke mensen). Vraag ze of er iets is waar ze het vooral graag over willen hebben tijdens de vergadering. Maak notities van hun antwoorden en gebruik die als leidraad bij het schrijven van de agendapunten.
- Door aan de deelnemers te vragen wat ze willen bespreken is een slimme zet, niet alleen omdat het daardoor gemakkelijker is om agendapunten te verzinnen, maar ook omdat ze op deze manier voor de eigenlijke vergadering er al bij worden betrokken. Mensen zijn geneigd meer aandacht te hebben en aanwezig te zijn bij een vergadering, als ze weten dat er zaken worden besproken die voor hen belangrijk zijn.
2
Schrijf de agenda voor de vergadering en deel deze uit. Een agenda voor een vergadering kan een waardevol stuk gereedschap zijn voor de voorzitter, maar ook voor de deelnemers. Agenda's bevatten waardevolle informatie over de vergadering, zoals wanneer en waar het plaats zal vinden en wie erbij zullen zijn. Nog belangrijker is dat ze een overzicht bieden van alle onderwerpen die aan bod gaan komen, zodat iedereen zich goed voor kan bereiden. Stuur de punten van de vergadering naar iedereen voor de eigenlijke vergadering plaats zal vinden – hoe belangrijker de vergadering is, hoe vroeger je het zou moeten versturen.
- Iets wat je agenda zeker moet bevatten is een schatting van de tijd die uitgetrokken mag worden voor elk discussiepunt. Door van tevoren een ruw rooster te hebben gemaakt, wordt het gemakkelijker om de vergadering niet te lang te laten duren. Hoewel een aantal van de punten in je agenda wat uit kunnen lopen (en anderen wat korter duren), maakt een rooster het veel gemakkelijker om dit in de gaten te houden en eventueel in te grijpen.
3
Onderzoek de discussieonderwerpen en eventuele eerdere vergaderingen. De mensen die de vergadering bijwonen zijn misschien niet allemaal bijgepraat over de onderwerpen die je wilt bespreken – sommige hebben eerdere vergaderingen niet bijgewoond, terwijl anderen het gewoon vergeten zijn. Als voorzitter is het een goed idee om de geschiedenis tot nu toe van een bepaald discussiepunt te kennen. Probeer met mensen te praten die bij eerdere vergaderingen zijn geweest om meer te weten te komen over eventuele belangrijke niet afgeronde zaken die je in je vergadering hoort te bespreken. Je kunt ook de archivaris vragen om de notulen, als hulp bij het richting geven aan de planning.
- De notulen uit eerdere vergaderingen kunnen een belangrijke bron van informatie zijn voor jou als voorzitter. Deze vormen een samenvatting van de discussies die hebben plaatsgevonden en beslissingen die zijn genomen tijdens eerdere vergaderingen, waardoor het relatief gemakkelijk is en snel om weer bij te zijn. Je kunt zelfs belangrijke notulen van vergaderingen rondsturen naar de deelnemers middels je agenda.
4
Zorg dat je ruim van tevoren vergaderruimte reserveert. Een dag voor de vergadering zal je dienen te controleren of de ruimte voor de vergadering schoon, presentabel en klaar is als accommodatie voor de deelnemers aan de vergadering. Je zal er zeker van moeten zijn dat technologische onderdelen van de vergadering (zoals presentaties, projectors, schermen, etc.) naar behoren functioneren en meteen gebruikt kunnen worden — technische rompslomp kan waardevolle tijd verspillen en je vergadering uit laten lopen.
- Gebruik je een elektronische presentatie (zoals PowerPoint, etc.), neem dan even de tijd om jezelf bekend te maken met de afstandsbediening of clicker die je zal gaan gebruiken om van dia te wisselen. Je wilt liever geen tijd verspillen aan het rommelen met de bediening van apparaten terwijl je belangrijke onderwerpen zou kunnen bespreken.

Deel 2
De vergadering voorzitten

1
Geef aan dat de vergadering kan beginnen. Wanneer het tijd is om de vergadering te openen en alle deelnemers (of tenminste alle belangrijke) aanwezig zijn, vraag dan de aandacht van iedereen in de kamer. Introduceer jezelf als voorzitter en geef aan wat het doel is van de vergadering. Maak duidelijk wat het beoogde tijdschema voor de vergadering is door iedereen te informeren over hoeveel tijd je eraan wilt besteden — dit kan uitlopen of eerder zijn, maar door vooraf een eindtijd als limiet aan te geven help je de vergadering op schema te houden. Als een aantal van de deelnemers elkaar niet kent, neem dan even de tijd om eenieder zich kort te laten introduceren en zijn of haar rol aan te geven, en introduceer belangrijke aanwezigen.
- Merk op dat sommige bedrijven en organisaties strikt gereglementeerde procedures hanteren voor het openen en houden van een vergadering. De American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) gebruiken een systeem onder de naam Robert's Rules of Order, wat bestaat uit het overgaan tot de orde door het slaan met een voorzittershamer en zeer specifieke regels voor het introduceren en aannemen van moties.^[1]
2
Maak een opsomming van relevante punten uit vorige vergaderingen. Aan het begin van vergaderingen die onderdeel vormen van een langdurig project, is het van belang om alle aanwezigen in te lichten over de huidige stand van zaken, door het geven van een korte opsomming van relevante gebeurtenissen of beslissingen uit vorige vergaderingen. Niet iedere aanwezige weet evenveel over de discussiepunten als jij, dus door alle aanwezigen snel bij te praten over de huidige toestand van het project kan een heel eind op weg helpen bij het efficiënt en effectief maken van je vergadering.
- Liever dan het zelf opsommen van eerdere vergaderingen, kun je een officiële secretaris of een archivaris vragen om die notulen voor te lezen, om de samenvatting een formeel karakter te geven.
- Je kunt ook overwegen om belangrijke correspondentie of mededelingen te lezen die zich hebben voorgedaan na de laatste vergadering.
- Merk op dat als je kopieën uitdeelt van de aantekeningen/correspondentie onder de aanwezigen, het meestal niet nodig is om deze hardop voor te lezen.^[2]
3

Geef belangrijke aanwezigen de gelegenheid om verslag te doen over de stand van zaken. Laat vervolgens mensen met relevante kennis de aanwezigen informeren over nieuwe of recente ontwikkelingen die zich sinds de vorige vergadering hebben voorgedaan. Dit kan bijna van alles zijn — bijvoorbeeld, nieuwe problemen waar je onderneming of organisatie mee te maken krijgt, veranderingen in het personeelsbestand, projectontwikkelingen en strategische veranderingen kunnen hierbij aangekaart worden. De aanwezigen zullen ook op de hoogte gesteld willen worden over de resultaten van specifieke acties die zijn ondernomen naar aanleiding van beslissingen die tijdens de vorige vergadering zijn genomen.
4
Geef aan welke zaken nog niet zijn afgehandeld. Als er onopgeloste problemen zijn of besluiten die tijdens de vorige vergadering nog niet zijn genomen, probeer dan deze te aan te kaarten voor jullie verder gaan met andere problemen. Hoe langer de oude problemen worden vooruitgeschoven, des te minder zal een deelnemer aan de vergadering zich er nog verantwoordelijk voor voelen, dus probeer tijdens de vergadering vast te stellen welke lopende zaken nog moeten worden afgehandeld. Meestal worden niet afgeronde onderwerpen specifiek vermeld als "onbeslist" of "ingediend voor toekomstige discussie" in notulen uit vorige vergaderingen.
- Afhankelijk van de cultuur en de regels op je werk, heeft je onderneming of organisatie misschien specifieke procedures voor het doen van een besluit — bijvoorbeeld, de meerderheid van de aanwezigen hoeft alleen maar consensus te bereiken, of een selecte groep van hooggeplaatste personen kunnen de taak krijgen om alle besluiten op zich te nemen.
- Merk op dat sommige dingen gewoon te omvangrijk zijn om in de periode tussen twee vergaderingen af te ronden. Het is niet per se nodig om stil te blijven staan bij de progressie van langetermijn projecten die nog niet klaar zijn. Je moet echter besluiten naar voren brengen over projecten waar op dit moment actie vereist is.
5

Behandel alle nieuwe zaken. Breng vervolgens de nieuwe problemen, zorgen en punten naar voren die besproken zullen moeten worden. Dit horen dingen te zijn die van nature ontspruiten aan de ontwikkelingen die er zijn geweest in de periode tussen de vorige vergaderingen en de huidige. Probeer de aanwezigen te bewegen tot het nemen van concrete, definitieve besluiten — hoe meer punten onbeslist blijven, des te meer onafgemaakte zaken je tijdens de volgende vergadering naar voren zal moeten brengen.
6
Maak een samenvatting van de conclusies van de vergadering. Heb je alle voorgaande en huidige zaken behandeld, neem dan even de tijd om alle conclusies van de vergadering voor alle aanwezigen op te sommen. Breek de resultaten van alle besluiten op en beschrijf, indien nodig, de specifieke acties die de aanwezigen zullen moeten ondernemen voor de volgende vergadering.
- Deze stap is cruciaal — het is je laatste kans om er verzekerd van te zijn dat iedereen de vergadering verlaat, exact wetend wat de stand van het project is en wat van ze wordt verwacht.
7
Sluit af door het leggen van de fundering voor de volgende vergadering. Vertel iedereen uiteindelijk wat ze tijdens de volgende vergadering kunnen verwachten en, als je die al aan het voorbereiden bent, wanneer ze die kunnen verwachten en waar. Dit helpt om de aanwezigen een gevoel van continuïteit te geven, van het ene belangrijke project of besluit naar het volgende, en het geeft ze een tijdskader waarbinnen ze hun toegewezen taken moeten hebben afgerond of ontwikkeld.
- Merk op dat het niet "per se" nodig is om een nieuwe vergadering te plannen als je alle eerdere en huidige punten tijdens de huidige hebt afgehandeld. Maar, als er voldoende niet afgeronde zaken zijn die toekomstige besprekingen rechtvaardigen, of je bent in afwachting van de ontwikkeling van bepaalde projecten, dan is het waarschijnlijk wel een goed idee.

Deel 3
De vergadering effectief leiden

1
Leid de discussie als gids, maar domineer hem niet. Een van je rollen als voorzitter bij een vergadering is ervoor zorgen dat de bespreking door blijft gaan en taakgericht. Jouw rol is niet om een mening te hebben over elk afzonderlijk punt of de bespreking aan een exacte volgorde te houden. Wees flexibel. Laat de andere aanwezigen vrijuit spreken en sta toe dat er nieuwe discussiepunten bijkomen, zelfs als ze niet op de agenda staan. Je zal misschien merken dat je bepaalde onderwerpen op een subtiele manier zal moeten beëindigen om de bespreking volgens plan te laten verlopen, maar je hoeft niet het gevoel te hebben dat je elk aspect van de vergadering moet controleren. Het is per slot van rekening een samenwerkingsproces.
- Met het vorderen van de vergadering houd je de agenda in de gaten. Merk je dat jullie achter gaan lopen, dan kan het zijn dat je bepaalde discussiepunten moet overslaan of ze inroostert voor een andere keer, ten gunste van de tijd. Wees niet bang om dit te doen als de onderwerpen die wel worden besproken erg belangrijk zijn.
2

Moedig alle aanwezigen om te participeren in de discussie. Als voorzitter van de vergadering is het jouw taak om te zorgen voor een open, productieve vergadering. Als je merkt dat bepaalde aanwezigen die beschikken over relevante kennis zich niet in de discussie mengen, moedig ze dan aan om te gaan praten. Je hoeft ze niet direct te vragen of uit te dagen — eenvoudigweg iets zeggen als, "Ik denk dat de expertise van Mevr. Smit hier goed van pas kan komen " is een geweldige manier om de minder actieve leden van de vergadering er mee bij te betrekken.
3

Zorg dat iedereen begrijpt wat er wordt besproken. Het kan moeilijk zijn om te onthouden dat niet iedere aanwezige bij de vergadering dezelfde ervaring of kennis heeft over een bepaald discussiepunt. Om er zeker van te zijn dat iedereen die de vergadering bijwoont zijn of haar tijd ook verstandig heeft besteed, kun je bepaalde complexe onderwerpen of problemen kort en vereenvoudigd uitleggen. De deelnemers met minder verstand van zaken zullen dit ongetwijfeld zeer waarderen.
4
Negeer moeilijke of vreemde vragen niet. Als die niet onder controle worden gehouden door een competente voorzitter, dan kunnen vergaderingen opmerkelijk onproductief worden. Probeer ervoor te zorgen dat elk belangrijk punt op de agenda wordt behandeld. Geef de aanwezigen niet de mogelijkheid elkaar te beschuldigen of vage excuses te verzinnen voor problemen die niet aan bod zijn gekomen. Probeer antwoorden vast te stellen of te verkrijgen op punten waar niemand het over wil hebben. Hoewel dit niet per se is wat elke aanwezige zal willen, kunnen dit soort vreemde vragen precies die vragen zijn welke een antwoord behoeven om de vergadering zo effectief mogelijk te maken.
- Zorg dat belangrijke beslissingen worden opgenomen (als je beschikt over een officiële notulist of archivaris, wijs die taak dan aan hem/haar toe). Als je de moeite wilt doen om de lastige vragen te stellen, dan zal je er zeker van willen zijn dat de antwoorden goed bijgehouden worden.
5

Houd je tijd bij. Er is een reden waarom vergaderingen een slechte reputatie hebben — door veel mensen worden ze beschouwd als serieuze tijdverspilling. Om te voorkomen dat de vergadering uitloopt gebruik je de macht die je hebt als voorzitter om de bespreking op gang te houden. Wees niet bang om bepaalde onbelangrijke punten of discussies uit te stellen tot een later datum, als de vergadering langer duurt dan je had verwacht. Wees er klaar voor en bereid om het rooster al vergaderend aan te passen, om er zeker van te zijn dat niemands kostbare tijd wordt verspild.

Bronnen

↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf

http://www.diycommitteeguide.org/article/chairing-meetings
http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
http://www.meetingwizard.org/meetings/chairing-meetings.cfm

Toon meer… (2)

Een vergadering voorzitten - 绮罗网