如何寫一封正式的郵件

如果你習慣用郵件和自己的朋友聯繫,那麼寫一封正式的郵件可能會讓你感覺很陌生。正式的郵件與正式商業信件並不相同,但它是往那個方向邁出的巨大一步。表達清楚,措辭簡潔還有正確用詞是三大法寶!想要寫一封正式的郵件?請遵從下列指示。

步驟

  1. 使用規範的郵件地址。你的郵件地址應該是在你真實姓名之上的變化,而不是一個用戶名或者昵稱。如果可以,使用儘可能規範的標點、連字號、下劃線以及去掉多餘的數字和字母,最大限度的保證你的郵件地址就代表你的名字。

    • 永遠別使用業餘的郵件地址。如果你使用類似monsigneur.harry.manback@slip』nslides.net的地址回復郵件,那麼沒有人會認真對待你。
  2. 使用簡短而準確的主題名稱。不要在標題里寫太多,但是要確保對一個並不熟悉你的收件人而言清楚的反映了郵件內容。如果可能,就在其中加入關鍵詞,這不僅讓你的郵件更容易被記住也方便被對方在滿滿的收件箱里找到。例如,「3月12日的會議」就不夠具體,主題雖然明了但是不準確,不容易讓人記住。(正確標題如「附嘉賓名單、午餐請求,3月12日的會議概述「)。

  3. 使用正確的稱呼。以姓名來稱呼收件人是首選。可以使用名稱前綴(先生,太太,小姐或博士)加上對方的姓,後面跟一個逗號或句號。如果隨意一點,還可以在前面加上稱呼語「親愛的」(「你好」也可以)。但除非你和收信人相當熟悉,否則就不要使用過於隨意的稱呼。如果不清楚收信人的名稱(但是你真的應該嘗試找到),也可以使用「親愛的先生/女士」或「親愛的先生/女士」後面加個冒號作為稱呼。

  4. 在第一段介紹自己(如果需要)。同時也要說明你寫信的原因,你是如何找到對方郵箱地址以及你的目的。例如:

    • 我的名字是XXX。我寫信給您是為了申請CareerXYZ.com上列出的行政助理職位。
    • 我的名字是XXX。我這封郵件的內容是關於我在2009年10月31號收到的交通違章通知。我通過d當地政府網站獲得了您的地址。
  5. 內容真實清楚。郵件的主要內容應該緊緊圍繞着你要表達的主題,不能隨便寫,否則收件人可能會將重要的信息忽略掉。嘗試將內容按主題分段,表達的儘可能富有邏輯和易於閱讀。

    • 郵件應該最長不超過5個段落,而且每個段落最長不超過5句。
    • 段落之間應該插入換行符;首句縮進是沒有必要的,而且還可能在郵件傳輸中被忽略掉。
    • 確保使用正式書面用語。
  6. 使用正確的結束語。這取決於你和收件人關係的親密程度。例如:

    • 此致,
    • 敬上,
    • 祝好,
  7. 簽署你的姓名全稱。如果你有一個職位頭銜,就將它寫在你姓名後同一行的後面,然後在下一行依次寫上公司名稱或網址。如果你沒有職位頭銜,而是有一個與郵件內容相關的博客或網站,則需要把網址寫在你的名字下面。就是說如果郵件內容是關於一項工作的,就只寫下與這項工作相關的網站或博客網址,不要寫其他有關興趣愛好的網站或博客。

  8. 校對郵件內容。確保你沒有遺漏任何重要細節或過分重複。大聲念郵件或者找人來幫忙檢查,後者是個非常好的方法,它可以讓你換個視角來了解你的文章。

  9. 檢查錯別字和語法。如果你的郵件服務商不提供拼寫和語法檢查選項,而你又不放心的話,可以把郵件內容拷貝到word里,通過word檢查後再發送郵件。

指南信息

分类: 工作

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