Cara Menulis Email Resmi
3 Metode:Memformat SurelMenulis IsinyaPersiapan Mengirimkan Surat
Oleh karena sering digunakan untuk hal pribadi dan tidak resmi, menulis surel (email) resmi bisa menjadi suatu hal menakutkan. Namun, jika Anda harus menulis surel resmi untuk guru, atasan, rekan bisnis, lembaga pemerintahan, atau pihak lain yang membutuhkan formalitas, cukup ikuti panduan sederhana berikut ini. Sampaikan maksud Anda dengan singkat dan jelas, serta ikuti aturan penulisan, gaya bahasa, dan format surat resmi. Akhirnya, periksa dan perbaiki surel Anda sebelum dikirimkan.
Langkah
1
Memformat Surel
-
1Gunakan alamat surel profesional. Idealnya, alamat surel adalah variasi nama asli Anda, bukan nama pengguna, atau nama panggilan. Gunakan tanda titik, tanda sambung, atau tanda garis bawah, tanpa angka atau huruf lainnya, jika memungkinkan.
- Sebagai contoh cewekkeren0127@theemail.com akan tampak tidak profesional. Sementara itu, maria.isabella@theemail.com akan lebih sesuai digunakan.
-
2Gunakan fon profesional. Sebagian besar layanan surel saat ini memungkinkan Anda menulis dengan beragam fon dan teks. Namun, untuk surel resmi, sebaiknya tetap gunakan fon resmi seperti Times New Roman dan Arial. Hindari fon dekoratif seperti Comic Sans atau Old English. Sebagai tambahan:[1]
- Tulislah surel dengan ukuran fon yang mudah dibaca, seperti ukuran 12.
- Hindari penulisan khusus seperti cetak miring, cetak tebal, atau fon beraneka warna terkecuali sesuai dengan isi dan tujuan surel.
- Jangan tuliskan surel seluruhnya dalam huruf kapital. Penulisan seperti ini akan membuat Anda tampak seperti sedang berteriak kepada penerimanya.
-
3Berikan judul (subject) surel dengan singkat dan tepat. Gunakan beberapa kata kunci yang berhubungan dengan isi surel dalam judulnya. Hal ini akan membantu mencegah pihak penerima mengabaikan surel Anda. Surel yang dikirimkan tanpa judul atau menggunakan judul yang tidak jelas akan tampak tidak penting bagi penerimanya. [2]
- Judul surel seperti "Pertanyaan Singkat", "Menghubungi Anda", atau "Hal Penting" akan tampak tidak jelas bagi penerimanya.
- Sementara itu, judul surel "Jadwal, Daftar Tamu, Undangan Makan Siang, dan Rangkuman Pertemuan untuk tanggal 12 Maret" akan tampak terlalu panjang dan berisi beberapa topik sekaligus.
- Di sisi lain, judul surel "Pertemuaan Tentang Kerusakan Eskalator tanggal 12 Maret" cukup singkat dan jelas. Judul ini dapat memberi gambaran topik utama kepada penerimanya, serta tanggal yang jelas.
2
Menulis Isinya
-
1Gunakan salam pembuka yang tepat. Selalu awali surel resmi dengan salam. Anda boleh menuliskan nama penerimanya secara langsung (jika Anda tahu). Lengkapi nama penerima dengan sebutan atau gelarnya (Bapak, Ibu, Dr, dll.). Anda juga boleh menuliskan "Yang terhormat" sebelum nama dan gelar penerima surat jika mau. [3]
- Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surel, cukup tuliskan "Yang terhormat Bapak/Ibu", atau "Kepada pihak yang berkepentingan".
- Jangan gunakan kata "Halo", atau "Hai", maupun salam pembuka tidak resmi lainnya.
-
2Perkenalkan diri Anda dalam paragraf pertama (jika perlu). Jika Anda menulis surat yang ditujukan kepada orang yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, manager sumber daya manusia, maupun pejabat pemerintah, perkenalkan diri Anda dan sampaikan alasan Anda mengirim surel. Tuliskan hal ini dalam kalimat pertama atau kedua dalam surel Anda.
- Misalnya, saat mengirimkan surel lamaran pekerjaan, Anda boleh menuliskan, "Nama saya Maria Isabella. Saya menghubungi Anda untuk melamar pekerjaan sebagai asisten administrasi yang diiklankan dalam situs JobXYZ.com."
-
3Utamakan informasi yang paling penting. Setelah memperkenalkan diri dan menyampaikan tujuan utama Anda mengirim surel, Anda boleh melanjutkan dengan isi surel. Cantumkan informasi yang paling penting di bagian paling atas. Dengan begitu, Anda akan lebih menghargai waktu penerima surel sekaligus membuat tujuan surel semakin jelas. [4]
- Saat menulis surel ke pejabat pemerintah misalnya, Anda boleh mengawali dengan: "Nama saya Maria Isabella. Saya mendapatkan alamat surel Anda dari situs resmi Pengadilan Kota Salatiga. Saya mengirimkan surat ini untuk menyampaikan keberatan atas surat tilang yang saya terima pada tanggal 29 Februari 2015."
-
4Sampaikan inti surat secara langsung. Dalam surat resmi, Anda boleh menyampaikan maksud Anda secara langsung. Berbasa-basi hanya akan membuat pembacanya bingung dan sulit memahami apa yang Anda butuhkan atau perlukan dari mereka. [5]
- Sebagai contoh, saat menulis surat kepada profesor di kampus, tidak perlu berbelit-belit dan menuliskan hal seperti: "Saya Maria Isabella. Apakah Anda mengenal saya? Kimia 221 adalah mata kuliah favorit saya saat ini karena bahan ajar Anda sangat tertata rapi. Jadi, saya selalu bisa mengikuti dan mengetahui apa saja yang akan diujikan. Berkenaan dengan ujian, saya teringat ujian yang akan datang."
- Di sisi lain, menuliskan surel seperti ini mungkin akan lebih jelas, "Saya Maria Isabella. Saya adalah mahasiswa yang mengikuti mata kuliah Kimia 221, dan saya bermaksud menyampaikan kemungkinan jadwal ujian selanjutnya yang berbenturan."
-
5Tuliskan surel dengan singkat. Meskipun tidak ada batasan panjang tertentu, sebaiknya buatlah surel cukup sepanjang satu layar laptop atau komputer. [6]
- Jika surel Anda cukup panjang, bagilah menjadi beberapa paragraf pendek. Berikan garis kosong di antara masing-masing paragraf daripada menuliskannya menjorok ke dalam.
-
6Gunakan bahasa resmi. Oleh karena surel resmi dibuat untuk tujuan profesional, Anda harus memberikan kesan yang bagus. Gunakan kalimat lengkap dan frasa yang sopan. Hindarilah hal berikut ini:[7]
- Logat populer
- Singkatan kata yang tidak diperlukan
- Penggunaan emotikon dan emoji
- Kata-kata yang tidak sopan
- Lelucon
-
7Gunakan salam penutup yang tepat. Sama seperti salam pembuka, ada beberapa pilihan salam penutup yang dapat digunakan dalam surat resmi. Pastikan untuk menuliskan nama lengkap dan jabatan Anda, maupun gelar lainnya (jika ada). Contoh salam penutup yang bisa digunakan antara lain:[8]
- "Hormat kami,"
- "Hormat saya,"
- "Terima kasih,"
- "Salam,"
- “Mahasiswa Anda,”
3
Persiapan Mengirimkan Surat
-
1Sertakan lampiran yang dibutuhkan. Jika Anda harus menyertakan lampiran, pastikan untuk menyampaikannya dalam isi surel sehingga orang yang membaca dapat mengetahuinya. Usahakan untuk membatasi jumlah lampiran dan ukuran berkasnya, serta menggunakan jenis berkas yang lazim dan banyak digunakan orang. [9]
- Sebagai contoh, sertakan pemberitahuan seperti "Saya melampirkan salinan daftar riwayat hidup dan portofolio dalam format PDF."
-
2Perbaiki isi, ejaan, dan tata bahasa surel. Jangan hanya mengandalkan layanan surel untuk mendeteksi kesalahan ejaan dan tata bahasa Anda. Bacalah surel Anda keras-keras atau mintalah seseorang untuk memeriksa dan memperbaikinya. Dengan begitu, Anda bisa menemukan kesalahan penulisan ejaan dan kalimat yang tidak jelas dengan mudah. [10]
-
3Pastikan surel Anda tidak berisi informasi sensitif. Ingatlah selalu bahwa surel bukanlah cara berkomunikasi yang aman. Ingatlah bahwa server surel bisa diretas, atau penerimanya justru mungkin dengan senjaga maupun tidak menyebarkan informasi yang tidak ingin Anda ungkap. [11]
- Hindari menyertakan kata sandi, nomor rekening, dan informasi rahasia dalam surel Anda.
Sumber
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
