Cómo presidir una reunión: 16 pasos (con fotos)-思拓创客综合信息网站

Cómo presidir una reunión

3 partes:Prepárate para la juntaActúa como el presidente de la juntaDirige la junta con efectividad

El trabajo empresarial, especialmente en el entorno de la oficina, exige un cierto grado de colaboración. Por ejemplo, a menudo las decisiones importantes requieren más que la perspectiva de una sola persona y el trabajo importante frecuentemente necesita de la experiencia de varias personas para completarse. Las juntas son una manera de estructurar y organizar la colaboración, pero sin un sentimiento de propósito o control, pueden convertirse en largas e ineficientes con mucha facilidad. Si sabes cómo planear, preparar y dirigir una junta que presidirás podrás lograr una reunión efectiva y evitar desperdiciarla.

Parte 1
Prepárate para la junta

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Discute la junta venidera con quienes asistirán. Cuando te enteres de que dirigirás una junta es aconsejable que, antes que nada, le dediques un poco de tiempo a hablar con quienes asistirán, especialmente con los altos mandos o las personas importantes. Pregúntales si hay algo específico que quieran discutir en la junta. Toma nota de sus respuestas y utilízalas como guía cuando elabores la agenda.
- Considera que preguntarles a los asistentes qué desearían discutir es un enfoque inteligente, no solo porque te facilitará la elaboración de la agenda, sino también porque los involucra en el proceso de la junta antes de que esta haya comenzado. Es más probable que las personas asistan a las juntas y presten atención durante las mismas si saben que se tocarán los asuntos que consideran importantes.
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Escribe y distribuye la agenda. La agenda de una junta puede ser una herramienta valiosa no solamente para quien la presidirá, sino también para quienes asistirán a la misma. Ten presente que las agendas contienen información valiosa sobre la junta, como por ejemplo cuándo será, dónde será y quiénes asistirán. Lo más importante, también describen todos los temas que se discutirán, lo que permite que todos se preparen. Envía la agenda con anticipación y ten presente que cuanto más importante sea la junta, antes deberías enviarla.
- Considera que una de las cosas que definitivamente debe contener tu agenda es el límite de tiempo para tratar cada uno de los asuntos que se discutirán. Elaborar un programa aproximado de antemano te ayudará a que sea más sencillo mantener la junta encaminada. Aunque algunos de los temas de tu agenda requieran de más tiempo y otros de menos, un programa hará que te resulte más sencillo darle seguimiento a estos asuntos y te ayudará a ajustar los tiempos en concordancia.
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Investiga los temas que se discutirán y las juntas previas en las que se hayan tratado. Quienes asistan a la junta tal vez no estén al tanto de todos los asuntos que planees discutir; algunos podrían no haber asistido a las juntas previas, mientras que otros tal vez simplemente hayan olvidado toda o parte de la información. Como presidente de la junta, será buena idea que conozcas el historial de la discusión hasta el momento. Intenta hablar con la gente que asistió a juntas importantes previas a fin de averiguar si hay algún asunto significativo sin concluir que puedas retomar en tu junta. Tal vez también quieras pedirle las minutas de las juntas pasadas al encargado oficial del registro, a fin de ayudarte a hacer tu planeación.
- Las minutas de las juntas previas podrían ser un recurso importante cuando presidas una. Las minutas resumen las discusiones y las decisiones que tuvieron lugar, esto te ayudará a que sea relativamente rápido y sencillo terminar la tarea. Tal vez también quieras repartir la minuta de una junta previa importante junto con la agenda a quienes asistirán a la tuya.
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Alista con anticipación el espacio en el que se realizará la junta. El día de la junta querrás asegurarte de que la sala o lugar en el que se vayan a reunir esté limpio, presentable y listo para acomodar a los asistentes. Querrás asegurarte de que todos los componentes tecnológicos de la junta (como presentaciones, proyectores, pantallas, etc.) funcionen adecuadamente y estén listos para usarse, considera que los problemas técnicos pueden consumir tiempo valioso y desorganizar la junta.
- Si vas a utilizar una presentación electrónica en PowerPont, por ejemplo, tómate unos momentos para familiarizarte con el control remoto o los controles que usarás para cambiar las transparencias. No querrás perder tiempo haciendo malabarismos con los controles cuando se discutan temas importantes.

Parte 2
Actúa como el presidente de la junta

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Llama al orden a la junta. Cuando sea la hora programada para que inicie la junta y todos los asistentes, o al menos los más importantes, estén presentes, obtén la atención de la asistencia. Preséntate como el presidente de la junta y explica su propósito. Establece el marco de tiempo que se le destinará a la junta e informa a todos de la hora a la que pretendes que termine, podría ser un poco antes o un poco después, pero dar a conocer tu límite de tiempo desde el inicio te ayudará a mantener todo bajo control. Si algunos de los asistentes no se conocen entre sí, tómate unos minutos para pasar lista y presentar a los asistentes importantes.
- Ten presente que algunas empresas y organizaciones tienen procedimientos estrictos y regulados para iniciar y conducir una junta. Por ejemplo, la American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME), en los Estados Unidos, utiliza un sistema conocido como Robert's Rules of Order, que incluye llamar al orden a la junta golpeando un martillo y reglas muy específicas para presentar y aprobar mociones.^[1]
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Resume los puntos relevantes de las juntas previas. Al inicio de las juntas que sean parte de un proyecto largo y en curso, querrás informar brevemente a todos los asistentes sobre el estado del proyecto hasta el momento con un resumen rápido de los hechos y las decisiones relevantes de las juntas previas. Considera que podría ser que no todos los asistentes conozcan tanto como tú de los temas que se discutirán, por lo que actualizar a todos rápidamente podría ayudar mucho a que la junta sea eficiente y efectiva.
- En lugar de resumir las juntas previas tú mismo, tal vez prefieras que el escriba oficial o el encargado del registro lea las minutas de las mismas para darle al resumen un aire de formalidad.
- También podrías considerar la posibilidad de leer la correspondencia o comunicaciones importantes que hayan tenido lugar desde la junta previa.
- Ten presente que si repartes copias de las minutas y la correspondencia a los asistentes, por lo general no será necesario leer el material en voz alta.^[2]
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Permite que los asistentes importantes reporten el estado de la situación. Luego, deja que aquellos que tengan información relevante sobre el asunto comuniquen a la asamblea los sucesos nuevos o recientes que hayan tenido lugar desde la última junta. Los sucesos que se pueden tratar en este momento podrían ser de virtualmente cualquier tipo, por ejemplo problemas nuevos a los que se enfrenta la empresa u organización, cambios de personal, desarrollos del proyecto y cambios de estrategia. Los asistentes a la junta también querrán enterarse de los resultados de las acciones específicas que se hayan tomado como resultado de las decisiones de la junta anterior.
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Presenta todos los asuntos inconclusos. Si existen problemas que se vieron en la última junta y que no se han resuelto o decisiones que no se hayan tomado, haz un esfuerzo por hablar de estos temas antes de avanzar a los problemas nuevos. Considera que cuanto más tiempo pase sin que se resuelvan los problemas viejos, menos querrán los asistentes responsabilizarse de ellos, así que intenta señalar y resolver todos los asuntos pendientes durante la junta. Por lo general, los asuntos que quedaron pendientes se indican específicamente como "sin decidir" o "programados para su discusión futura" en las minutas de las juntas previas.
- Dependiendo de la cultura y las reglas de tu lugar de trabajo, tu empresa u organización podría tener procedimientos específicos para tomar decisiones, por ejemplo, los asistentes a la junta tal vez deban llegar a un consenso de mayoría, o tal vez se le encargue la tarea de tomar todas las decisiones a un grupo selecto de empleados de alto rango.
- Ten presente que algunas cosas son demasiado grandes como para completarse entre una junta y la siguiente. Por lo anterior, no en todos los casos será necesario que te detengas en los detalles de los proyectos a largo plazo que todavía no se terminan. Sin embargo, es necesario que se traten las decisiones o los proyectos en los que se deban tomar acciones inmediatas.
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Habla de los negocios nuevos. Luego habla de los problemas, inquietudes y asuntos nuevos que sea necesario discutir. Ten presente que estos temas deben surgir naturalmente de los avances o sucesos que hayan tenido lugar entre las juntas previas y la presente. Intenta obtener decisiones concretas y definidas de los asistentes, considera que cuantos más temas dejes sin decidir, más tendrás que volver a tratar en la próxima junta.
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Resume las conclusiones de la junta. Cuando hayas tocado todos los asuntos pasados y presentes, tómate un momento para resumir las conclusiones de la junta para todos los asistentes. Desglosa los resultados de todas las decisiones que se tomaron y, de ser necesario, describe las acciones específicas que se espera que tomen los asistentes antes de la próxima junta.
- Este paso es crucial, ya que será tu última oportunidad de asegurarte de que todos salgan de la junta sabiendo exactamente en qué etapa están los proyectos y qué se espera de ellos.
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Termina estableciendo las bases para la próxima junta. Finalmente, diles a todos qué esperar para la siguiente junta y, si ya comenzaste a planearla, infórmales cuándo y dónde se realizará la misma. Esto ayuda a que los asistentes sientan que hay continuidad entre una decisión o proyecto importante a el siguiente y, además, les da un marco de tiempo para avanzar o completar las tareas que les fueron asignadas.
- Ten en cuenta que no necesariamente tienes que planear otra junta si en esta se tratan todos los asuntos pasados y presentes. Sin embargo, si hay suficientes asuntos inconclusos como para garantizar su discusión futura, o si esperas ver cómo se desarrollan ciertos proyectos, probablemente sea buena idea planear una junta futura.

Parte 3
Dirige la junta con efectividad

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Guía la discusión, pero no la domines. Una de tus responsabilidades como presidente de la junta es mantener la discusión activa y enfocada en el tema. Tu tarea no consiste en ofrecer tu opinión sobre cada tema que se toque, ni mantener la discusión fija en un programa exacto. Ten algo de flexibilidad. Permite que otros asistentes hablen libremente y deja que surjan temas nuevos de discusión, aun cuando no estén en la agenda. Podrías descubrir que tienes que terminar o cambiar sutilmente ciertos temas de conversación con el fin de mantener la discusión enfocada, pero no sientas que debes controlar todos los aspectos de la junta. Después de todo, es un proceso de colaboración.
- A medida que avance la junta, vigila tu agenda. Si ves que te estás atrasando, tal vez tengas que saltarte ciertos temas de discusión o programarlos para más adelante, en interés del tiempo. No temas hacerlo si los asuntos que se están discutiendo son muy importantes.
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Alienta a todos los asistentes a participar. Como presidente de la junta, tu tarea es asegurar una discusión abierta y productiva. Si notas que ciertos asistentes que podrían tener conocimientos relevantes sobre los asuntos que se están tratando no se abren con el grupo, aliéntalos a hablar. No es necesario que los desafíes a hablar o los menciones directamente, decir algo similar a "Pienso que la experiencia de la señora Smith podría resultarnos útil en este asunto" es una gran manera de lograr que los miembros menos activos de la junta participen.
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Asegúrate de que todos comprendan el tema que se discute. Podría ser difícil recordar que no todos los que asisten a la junta cuentan con la misma cantidad de experiencia o conocimiento en los temas que se van a discutir. A fin de asegurarte de que todos los participantes puedan invertir su tiempo sabiamente, tal vez quieras darte la oportunidad de resumir brevemente los temas o asuntos complicados cuando se vayan a tratar. Los asistentes con menos conocimiento seguramente lo apreciarán.
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No ignores las preguntas difíciles o incómodas. Si un presidente competente no mantiene todo bajo control, las juntas se pueden volver sorprendentemente improductivas. Haz lo posible por asegurarte de que se traten todos los asuntos importantes que se planee discutir. No permitas que los asistentes se adjudiquen culpas unos a otros ni que ofrezcan excusas vagas para explicar los problemas que no se solucionaron. Trata de plantear y obtener respuestas para los asuntos de los que nadie quiere hablar. Aunque esto no necesariamente será lo que deseen todos los asistentes, este tipo de preguntas incómodas son precisamente las que es más necesario responder a fin de que la junta sea lo más efectiva posible.
- Asegúrate de que las decisiones importantes queden registradas, si tienes un encargado oficial del registro o un redactor de minutas, asígnales esta tarea. Si te vas a enfrentar a la tarea de formular las preguntas difíciles, seguramente querrás asegurarte de que las respuestas que obtengan queden bien documentadas.
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Cuida los tiempos. Hay una razón por la cual las juntas tienen tan mala reputación, muchos piensan que son una gran pérdida de tiempo. A fin de evitar que tu junta se prolongue demasiado, utiliza tu poder como presidente de la misma para agilizar las discusiones. No temas programar ciertos asuntos o conversaciones poco importantes para una fecha posterior, si la junta parece prolongarse más de lo que esperabas. Mantente preparado y dispuesto a ajustar tu programa rápidamente a fin de asegurarte de que ninguno de tus asistentes pierda el tiempo.

Referencias

↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf

http://www.diycommitteeguide.org/article/chairing-meetings
http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
http://www.meetingwizard.org/meetings/chairing-meetings.cfm

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