如何编写会议日程

从头开始写日程

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   定标题。无论是优美的文学作品还是枯燥的表单，都需要有标题，会议日程也不例外。标题需要传达两个信息：这是一份会议日程；会议主题是什么。把标题写在空白文档的最上方。标题无需辞藻华丽或用词复杂，因为是商务应用文，追求简单明了。

   • 别使用花哨或太大的字体。一般情况下，英文字体用最标准的Times New Roman或者Calibri，中文字体可以用雅黑、宋体等默认字体。标题字号和正文部分一致，或略大。记住：标题的目的在于传达会议主题，而不是逗乐或转移读者注意力。
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   表头部分包括人员、地点、时间。标题下方是表头，其具体程度与会议的正式性一致。表头内容和会议主题无关，只是客观信息，标明会议人员、地点、时间。以下是可以选择的内容，记得要分点（可以用粗体）：

   • 日期和时间。可以放一块或分开写。
   • 地点。若有多个地点，要写清楚具体地址；若只有一个地点，只需标明会议室（比如：3号会议厅）。
   • 参会人员。姓名前通常不需要带职位。
   • 特别嘉宾。包括领导、汇报人、特邀嘉宾等。
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   简要陈述会议目标。没有目标的会议等于浪费时间。表头下空一行，写“目标”，大写或加下划线，后面加冒号或换行符。用1-4句话简要描述会议的讨论重点。

   • 例：预算会议的会议目标可以这样写：“目标：罗列出2014-2015年的关键预算目标，并讨论长期缩减开支的办法。研发部主任马尔克斯·费得曼还将就近期的竞争力研究做一个汇报。”
   • 你也可以参考以前写的会议概要或执行概要。会议目标中只需概括性地指出会议中的讨论重点，不需要详细说明。
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   写日程，列出会议的各要点。会议经常一不小心就超过了预计时间，而清楚的日程安排有助于控制会议时间。会议目标下空一行，写“日程安排”，粗体或加下划线，然后罗列若干讨论话题。每个条目独立一行。

   • 写清楚每个条目的预计讨论时间。可以用“从几点到几点”这种格式，也可以用“持续多少时间”这种格式。选择其中一种，格式要统一，否则有失专业性。
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   为特邀嘉宾安排时间。如果有特邀嘉宾参加会议，要给他们分配好时间。一个嘉宾列一个条目，不管他有几个话题。这样的话，每个嘉宾能根据分配的时间调整讲话内容。

   • 最好提前联系与会嘉宾，询问他们大概需要多少发言时间。这样能避免会议中出现时间安排问题。
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   会议末留出问答时间。在问答时间中，参会人可以提出困惑、给出个人意见和评论，还能为未来的会议提建议。可以在日程表最后标出问答时间，也可以不做书面安排，到时候口头提出来。

   • 若参会人员没有问题，可以早点结束会议。早点散会让很多人高兴。
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   日程中可以但不必须包含讨论主题的提纲。时间安排是会议日程的中心，用来引导讨论。不过，额外的讨论话题提纲也能带来帮助。它可以提醒参会者哪些话题是重点，巩固对这些要点的记忆。下面是话题提纲的范例（详情可参考如何写提纲这篇文章）：

   • 一、重点预算问题
     • 1. 员工出差预算 2. 代理经销预算
       • 争取更好的代理
     • 3. 宣传预算
   • 二、增加盈利的办法
     • 1. 可选服务
       • 给客户提供选择；征求反馈
     • 2. 移动科技再投资
   • ……依此类推。
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   发放会议日程前要检查错误。有些参会人员很依赖会议日程，所以发放前要确保日程的完整性和准确性。这不仅是礼貌，也是对参会人员的尊重，还能表现你关注细节。

   • 另外，排查错误还能为你节省时间，不让你丢面子。

使用会议日程模版

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   使用文字处理软件自带的模版。很多文字处理器，如Microsoft Office，Pages，提供各种模版，应该会有会议日程模版。使用模版极大地提高了编写效率。模版不仅有条理而且美观，你只需要把相关内容填到对应项里就可以了。

   • 各种文字处理软件稍有不同，一般是通过顶部菜单栏来找到模版。
   • 如果你的文字处理软件有模版功能，但没有自带会议日程模版，你可以从该软件的官网上下。比如，Microsoft Word在office.Microsoft.com下载模版； ^[1]Pages在Apple App store下载模版。
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   也可以从第三方网站上下载模版。如果软件本身不自带模版，官网上也找不到，不用担心，其他网站上可以找到好多免费的模版。你只需要用搜素引擎查找“会议日程模版”，就能搜到很多结果。不过，有些搜索结果的来源不权威，在选用时要多加注意。下面列举几个第三方网站：

   • Save Word Templates^[2]: 这个网站提供很多适合Microsoft Word的模版。
   • Word Templates Online^[3] ：也是一个很好的资源，不过模版种类不是特别多。
   • iWorkCommunity^[4] ：适用于Pages，但是适合旧版本。
   • App Store也有很多适用于Pages的模版，但有些要收费。^[5]
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   填写模版。找到文字处理软件自带模版或从其他网站下载后，只需要填充必要信息。模版上各区域明确：姓名、时间、讨论话题、小节标题等。填好相关信息后，检查有没有错误。模版虽然便捷，但不能自动检查错误：拼写、语法或信息错误。

   • 不要让某个部分空白。要是某个条目上写着“在此输入”，那就太不专业了。如果有些部分你不想填写，要记得把整个条目都删掉。
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   按照你的需要，对模版进行微调。虽然模版便捷，但你不必完全遵照。你可以自由地调整模版中的项目，更好地符合公司要求和个人喜好。

   • 例：你很喜欢某个模版的样式，但是它的表头太长了，那么你可以删减多余部分，只要不破坏模版的整体结构，不对日程表产生负面影响。

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   重要话题优先。安排会议日程时把最重要的话题放在最前面。第一个重要性：会议前半部分，参会人员精力比较集中，在这段时间能高效地讨论完重要话题。第二个重要性：以防会议提早结束或有些参会人员提早离会，确保他们在离开前讨论到重要话题。

   • 会议不可能完全按照计划中进行。如果有些非关键话题在会议中没讨论到，你可以自己解决或留到下次会议。不过，要是重要话题没讨论到，则未能达成会议目标，这样的会议是失败的。把最重要的话题放在最前面就能避免这种问题。
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   大体遵照会议日程，但也要随机应变。会议中可能出现的一个严重问题就是超时。员工普遍讨厌会议超时——这也可以理解，会议太长太无聊，占用工作时间。看钟表，把握会议进度。在合适的时机礼貌地提醒：“如果想按时结束的话，我们应该进行下一个话题了。”

   • 会议不可能完全按照计划进行，所以当某一部分超出预计时间，你应该相应地调整安排。在有限的时间内尽量全面地涵盖日程表上的内容，也要随机应变。例：某部分超时，就得缩短其他部分的时间，或删去不太重要的部分，保证按时结会。（你可以在编写日程时把某些部分标注为“可选”，这样就能更好地控制时间。）
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   早点开始写日程。日程很重要，体现出你的专业性和你对参会人员的尊重。所以要尽早开始，用足够的时间编写出高质量的会议日程。

   • 提早写日程还能让你有时间征询反馈。把日程草稿给同事和主管看看，询问他们的意见，帮助你改正错误，添加必要的细节。如果你到会议前最后一刻才写日程，那就没时间征询反馈了。
   • 一般的会议日程也许提前一天就能写好，但重要的会议可能要提前几周准备日程。
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   开会前把日程发放给参会人员。确保每个参加会议的人都对会议讨论话题有基本的了解。你可以打印很多份，亲自发放给他们，或者用邮件发电子版。具体怎么做要依据公司文化。总之在发放前要确保日程表没有技术性错误。

   • 根据会议的重要性，提前1-2小时发放会议日程。对于重要的会议，需要提前一天甚至更早发放。
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   因为大家都很忙，你应该额外准备几份日程表备用，以防有人忘带。