如何写一封正式的邮件

如果你习惯用邮件和自己的朋友联系,那么写一封正式的邮件可能会让你感觉很陌生。正式的邮件与正式商业信件并不相同,但它是往那个方向迈出的巨大一步。表达清楚,措辞简洁还有正确用词是三大法宝!想要写一封正式的邮件?请遵从下列指示。

步骤

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    使用规范的邮件地址。你的邮件地址应该是在你真实姓名之上的变化,而不是一个用户名或者昵称。如果可以,使用尽可能规范的标点、连字号、下划线以及去掉多余的数字和字母,最大限度的保证你的邮件地址就代表你的名字。
    • 永远别使用业余的邮件地址。如果你使用类似[email protected]’nslides.net的地址回复邮件,那么没有人会认真对待你。
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    使用简短而准确的主题名称。不要在标题里写太多,但是要确保对一个并不熟悉你的收件人而言清楚的反映了邮件内容。如果可能,就在其中加入关键词,这不仅让你的邮件更容易被记住也方便被对方在满满的收件箱里找到。例如,“3月12日的会议”就不够具体,主题虽然明了但是不准确,不容易让人记住。(正确标题如“附嘉宾名单、午餐请求,3月12日的会议概述“)。
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    使用正确的称呼。以姓名来称呼收件人是首选。可以使用名称前缀(先生,太太,小姐或博士)加上对方的姓,后面跟一个逗号或句号。如果随意一点,还可以在前面加上称呼语“亲爱的”(“你好”也可以)。但除非你和收信人相当熟悉,否则就不要使用过于随意的称呼。如果不清楚收信人的名称(但是你真的应该尝试找到),也可以使用“亲爱的先生/女士”或“亲爱的先生/女士”后面加个冒号作为称呼。
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    在第一段介绍自己(如果需要)。同时也要说明你写信的原因,你是如何找到对方邮箱地址以及你的目的。例如:
    • 我的名字是XXX。我写信给您是为了申请CareerXYZ.com上列出的行政助理职位。
    • 我的名字是XXX。我这封邮件的内容是关于我在2009年10月31号收到的交通违章通知。我通过d当地政府网站获得了您的地址。
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    内容真实清楚。邮件的主要内容应该紧紧围绕着你要表达的主题,不能随便写,否则收件人可能会将重要的信息忽略掉。尝试将内容按主题分段,表达的尽可能富有逻辑和易于阅读。
    • 邮件应该最长不超过5个段落,而且每个段落最长不超过5句。
    • 段落之间应该插入换行符;首句缩进是没有必要的,而且还可能在邮件传输中被忽略掉。
    • 确保使用正式书面用语。
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    使用正确的结束语。这取决于你和收件人关系的亲密程度。例如:
    • 此致,
    • 敬上,
    • 祝好,
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    签署你的姓名全称。如果你有一个职位头衔,就将它写在你姓名后同一行的后面,然后在下一行依次写上公司名称或网址。如果你没有职位头衔,而是有一个与邮件内容相关的博客或网站,则需要把网址写在你的名字下面。就是说如果邮件内容是关于一项工作的,就只写下与这项工作相关的网站或博客网址,不要写其他有关兴趣爱好的网站或博客。
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    校对邮件内容。确保你没有遗漏任何重要细节或过分重复。大声念邮件或者找人来帮忙检查,后者是个非常好的方法,它可以让你换个视角来了解你的文章。
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    检查错别字和语法。如果你的邮件服务商不提供拼写和语法检查选项,而你又不放心的话,可以把邮件内容拷贝到word里,通过word检查后再发送邮件。

指南信息

分类: 工作

其他语言:

English: Write a Formal Email, Español: escribir un correo electrónico formal, Français: écrire un email formel, Nederlands: Een formele e–mail schrijven, Deutsch: Eine formelle Email schreiben, Português: Escrever um E‐mail Formal, Čeština: Jak napsat formální e mail, Bahasa Indonesia: Menulis Email Resmi

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