如何主持会议

3 方法:会前准备主持会议引导会议的探讨方向,使其更加有效

在工作中,团队合作是必不可少的。很多时候,决策依赖于不同人的专业知识,需要讨论决定。会议是把不同的人组织起来讨论的途径之一,但如果会议缺乏目标和掌控力,就会浪费时间。因此,要组织一场有效的会议,懂得如何计划、准备和主持非常重要。

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会前准备

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    收集与会人员的意见。一旦你知道了自己要主持一场会议,首先要做的就是花点时间跟与会人员交流(特别是重要的与会人员)。了解他们有无特别要探讨的内容,若有,记录下来,写议程的时候用得到。
    • 询问与会人员想要探讨的内容,不仅有利于你撰写议程,还有利于让与会人员在会议开始前就加入到会议的组织中来。因为他们知道自己关心的内容会在会上探讨,自然会多花心思。
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    写会议议程,并在会前分发给与会人员。议程不仅可以帮助主持人掌控好时间,还可以帮助与会人员了解会议的详细信息,例如开会时间、地点、与会人员等。更重要的是,议程上会列明议题,与会人员可以事先做好必要的准备。在开会前,把议程发给每一位与会人员,如果是非常重要的会议,议程更要提早几天发。
    • 议程中必须列明每项议题的讨论时间。可能在讨论的过程中,有些议题需要更长的时间,有些需要的时间少些,到时可以做相应的调整。但至少做一个粗略的议程计划表,可以帮助你的会议不跑题。
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    收集议题相关信息及以往的会议资料。与会人员不一定都了解议题内容,有些可能没参加过以往相关的会议,即使参加过的人也可能不记得讨论内容了。因此,作为会议主持人,你最好先了解下以往会议的相关信息,让与会人员回忆起曾经讨论过但没有得出结论的议题,而这些议题需要在这场会议上继续探讨。你可以从会议记录员那里获得以往会议的纪要。
    • 会议纪要可能会给你提供很大的帮助。因为纪要里面记录了以往会议的议题,得出的重要结论,简要而明晰。你还可以整理出重要的会议纪要,在会议前将其与议程一起发送给与会人员。
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    开会前确保会场已准备就绪。会议当天,你要确保会场干净、整洁,一切都已布置到位。此外,还要确保必要的设备能正常工作,如投影仪、电脑、展示屏等,不然会浪费很多宝贵的会议时间。
    • 如果你要使用PPT,你可以先行练习使用遥控器或鼠标,让自己熟悉这些设备。这样就不会占用你讨论重要议题的时间了。

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主持会议

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    宣布会议开始。会议时间到后,若全体与会人员都已到位(至少重要的与会人员已到位),你就可以宣布会议开始了。在开始阶段,你可以先简要介绍下自己及本次会议的目标。接着,告知与会者每个议题的探讨时间,及会议的结束时间,当然,在时间操作过程中你可以适当缩短或延长,但这样做可以更有效地让会议按照计划进行。如果与会人员相互之间不认识,你可以利用几分钟时间点个到,并介绍重要的与会者。
    • 有些公司会议的开场白和议程有固定的格式。例如,美国州县和市政工人联合会(AFSCME)使用的是罗伯特议事规则,通过敲小木槌开始会议,对开始议题和表决等都有详细的规定。[1]
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    总结以往会议的重要内容。会议的开头是一个较为冗长的过程,但要集中与会人员的注意力,你可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容,通过介绍相关会议结论及其它信息,让所有与会人员都了解他们来的目的,进而促成一个有效的会议。
    • 你也可以让会议记录员朗读以往会议的纪要,而不一定要亲力亲为。这样,反而会给人更加正式的感觉。
    • 你还可以朗读一些与以往会议相关的报道或新闻等。
    • 不过,如果你已经把以往会议的纪要连同议程一起发给了大家,那么不用朗读也可以。[2]
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    邀请重要的与会人员分享最新的进展。让相关的与会人员汇报自上次会议后的任何进展,例如碰到的新问题、人员变化、工程进展、决策调整等。还有自上次会议后采取的措施,有何效果,这些都是与会人员希望听到的内容。
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    继续探讨上次会议未完的事项。在开始新议题之前,先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题,与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此,在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常,未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。
    • 根据不同的公司文化和规定,有些会有固定的决策程序。例如,有些要求过半数的与会人员同意才算通过,而有些则要求高层领导同意通过就可以了。
    • 对于耗时长的工程,两次会议的间隔期可能没有多大的进展,没有必要花时间探讨此类话题。要探讨的应该是,需要马上采取行动的项目或工程。
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    接下来,探讨新问题。这些新问题应该是近期,或者说,上次会议之后,公司发展过程中出现的。探讨出切实可行并且具体的方案,要知道留下来越多“待解决”的难题,下次会议要讨论的问题也就越多。
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    总结。探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后,你需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些,包括所有达成的共识和决定,还有在下次开会之前,与会人员需要做的工作。
    • 这一步非常关键,因为这将是你结束本次会议之前,最后一次向与会人员明确他们要做的工作。
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    简要说明下次会议的讨论内容。如果你已有具体的计划,可以说明下次会议的时间和地点。这样,可以让会议之间更有连贯性,并且让与会人员清楚他们有多少时间可以完成指定的任务。
    • 但这一步也不是必须的。不过,如果这次会议有很多悬而未决的议题,或者你想看看项目的落实和进展情况,说明下次会议的内容和时间是个不错的选择。

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引导会议的探讨方向,使其更加有效

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    引导讨论方向,但不要主宰。作为会议主持人,你有一项主要任务,那就是引导与会者探讨与议题相关的内容。你不需要总是阐明自己的观点,也不必太过限制讨论的框架,适当开放些。在讨论过程中,或许会冒出新的议题。因此,你可能需要稍微调整一下大家的讨论方向,确保其始终围绕着会议目标进行。
    • 会议进行的过程中,你要掌控好时间。如果对某一个议题讨论时间过长,你很可能需要砍掉后面的一些议题,或者留到以后的会议中再作讨论。如果当前大家正在热议的话题非常重要,你更应该毫不犹豫地删减或推迟后面的议题。
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    鼓励所有与会人员积极参加讨论。作为会议主持人,你的另一项任务是确保每个人都积极参加到讨论中来。如果你发现有相关的人员不愿发表意见,试着鼓励他们。你不必太过明显地指出他们的名字,因为这样可能会让他们难堪,你可以这样说“我觉得老王的专业知识可能帮我们来解释一下”,以鼓励对方开口发言。
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    确保每个人都知道在讨论的内容。你可能不大会注意到一点,那就是与会人员的专业背景不同。为了确保每个人都理解他们在讨论什么,你可以将困难的问题简化,并简要地解释给他们听。
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    不要逃避困难的问题。主持人还需要一定地强硬,以确保所有的会议目标能够达成。如果与会人员故意逃避困难的问题,你要想办法让他们讨论,并得出结论。你或许会招致某些与会人员的敌对情绪,但这也是一场有效会议的必要部分。
    • 务必记录下重要的结论(如果有专职的录音人员或会议记录员,吩咐他们做好这项工作)。因为你好不容易让大家开始讨论闭口不谈的问题,你一旦要将这些宝贵的发言记录下来。
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    掌握好时间。不少人认为开会只是在浪费时间而已,因为他们经历了很多没有效率的会议。为了避免此类事件发生,作为主持人,你需要严格把控好时间。对于一些不太重要的话题,你可以提出留待以后的会议讨论。并灵活调整会议计划,确保与会人员的时间不被浪费。

来源和引文

  1. http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
  2. http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
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指南信息

分类: 工作

其他语言:

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